La Place des Artistes

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N.B. : La réservation pour la Place des Artistes est fermée pour l'instant. Toutes les places ont été réservées.

Si vous désirez être placé sur la liste d'attente, veuillez m'écrire à artistsarea[at]otakuthon.com avec les informations demandées (vous devez tout de même être préinscrit pour être placé sur la liste d'attente).

La Place des Artistes d'Otakuthon 2010 - Directives pour l'inscription

1. Qu'est ce que la Place des Artistes?

La Place des Artistes est un endroit prévu pour les artistes amateurs qui souhaitent vendre ou promouvoir leurs œuvres, en plus d'en dessiner de nouvelles sur demande.

2. Heures d'ouverture et emplacement de la Place des Artistes

La Place des Artistes se trouve dans le Hall d'exposition (salle 517 ABC), avec la Place des Artisans, la Place des Marchands et les Exposants.

Heures d'ouverture*

Vendredi 13 août 2010 : 17 h - 21 h
Samedi 14 août 2010 : 10 h - 19 h
Dimanche 15 août 2010 : 10 h - 17 h

*Inclut 30 minutes d'accès préalable pour les détenteurs d'une passe d'accès prioritaire (PAP).

*L'installation de la Place des Artistes commence à 16 h le vendredi, et à 8 h 30 le samedi et le dimanche.

3. Tables de la Place des Artistes et conditions

A. Tables de la Place des Artistes

Les tables de la Place des Artistes peuvent être réservées par des artistes amateurs sous forme de demi-table ou de table complète. Une demi-table inclut une chaise tandis qu'une table complète en inclut deux. Aucune chaise supplémentaire ne sera fournie ou permise. De plus, l'utilisation de toiles de fond ou de structures libres est interdite. Les structures qui peuvent se tenir ou être fixées à la table par l'intermédiaire de pinces peuvent être utilisées à condition qu'elles soient stables et qu'elles ne dépassent pas 4.5 pieds de haut. Notez que l'électricité et l'Internet ne seront pas fournis.

	Fin de semaine (vendredi, samedi, dimanche)	Vendredi et samedi	Dimanche seulement
Demi-table (36 po x 30 po)	30 $CAD	20 $CAD	15 $CAD
Table complète (72 po x 30 po)	50 $CAD	35 $CAD	30 $CAD

B. Qui peut réserver une table dans la Place des Artistes?

Conditions

Une préinscription dont le statut est « CONFIRMÉ » pour Otakuthon 2010. Voir NOTE 1.
Vous devez être âgé d'au moins 14 ans.
Vous devez être un artiste amateur. Voir NOTE 2.

NOTE 1 : Une préinscription dont le statut est « CONFIRMÉ » est une inscription qui a été remplie, payée, traitée et marquée comme CONFIRMÉ par le département des inscriptions dans le système d'inscription en ligne. Notez que le traitement des paiements peut prendre de 1 à 2 semaines. Contactez registration@otakuthon.com si vous éprouvez des difficultés.

NOTE 2 : Les artistes et les compagnies professionnelles ou ayant une licence ne peuvent s'inscrire à la Place des Artistes. Les compagnies doivent contacter le directeur des marchands à dealers@otakuthon.com et les artistes professionnels doivent contacter le directeur de la Place des Artisans à artisan@otakuthon.com*.

*Veuillez vous référer à l'Annexe pour de l'information sur la Place des Artisans.

4. Procédure pour réserver une table à la Place des Artistes

ATTENTION : Les candidats qui n'ont pas un numéro de préinscription ayant le statut CONFIRMÉ ne seront pas autorisés à s'inscrire et seront mis à la fin de la liste d'attente une fois qu'ils auront terminé le processus de préinscription. AUCUNE EXCEPTION ne sera faite. Assurez-vous que le statut de votre inscription est CONFIRMÉ dans le système d'inscription en ligne AVANT QUE LA PÉRIODE D'INSCRIPTION À LA PLACE DES ARTISTES COMMENCE.

Règles pour l'inscription

Les demandes seront faites par courriel et basées sur le principe du premier arrivé, premier servir.
Vous devez remplir toutes les conditions de la section 3B pour réserver une table. Sinon, votre demande sera annulée.
Les tables doivent être réservées directement par la personne qui utilisera l'espace. Vous ne pouvez pas présenter une demande à la place d'une autre personne.
La personne qui réservera l'espace sera responsable de la section réservée.

Les demandes par courriel pour la Place des Artistes commenceront à être acceptées le mardi 29 juin 2010 à exactement 21 h HAE (TMG -4, HNE heure d'été). Toute demande reçue avant la date et l'heure désignées sera ignorée.

i. Quand les demandes par courriel pour la Place des Artistes commenceront à être acceptées, vous devez envoyer un courriel à artistsarea@otakuthon.com avec comme objet « Réservation pour la Place des Artistes - [vrai nom et numéro d'inscription ici] » et fournir les informations suivantes :

Nom complet :
Numéro d'adhésion :
Date de naissance :
Nombre de tables et type (préciser le nombre et DEMI/COMPLÈTE) : Voir NOTE 1.
Dates : (fin de semaine/samedi/dimanche)
Méthode de paiement : (poste/PayPal/au bureau d'Otaku Anime le 10 juillet 2010)
Adresse courriel PayPal : (si paiement par PayPal)
Informations supplémentaires : voir NOTE 2.

Pour chaque membre d'un groupe d'artistes (voir section 7), veuillez fournir :

Nom complet :
Numéro d'adhésion :
Date de naissance :

NOTE 1 : Jusqu'à une (1) table complète par artiste sera accordée initialement afin de permettre à plus d'artistes de participer. Les artistes qui demandent plus d'une table pourraient se voir offrir de l'espace additionnel à une date ultérieure.

NOTE 2 : Utilisez l'espace « Informations supplémentaires » pour mentionner tout autre détail ou toute demande spéciale, comme être assis à côté d'un autre participant de la Place des Artistes.

ii. Vous allez recevoir une réponse de la directrice de la Place des Artistes dans les 72 heures avec soit un formulaire d'inscription, soit un avis vous informant que vous avez été placé sur une liste d'attente.

iii. Le département des inscriptions remettra à la directrice de la Place des Artistes une liste des participants dont le statut est confirmé. Si vous n'êtes pas classé comme CONFIRMÉ dans le système d'inscription, votre demande sera refusée. Vous devrez présenter une autre demande après avoir reçu le statut CONFIRMÉ.

5. Acceptation conditionnelle, inscription et paiement

A. Acceptation conditionnelle et inscription

NOTE : La réception d'un courriel d'acceptation conditionnelle et d'un formulaire d'inscription NE GARANTIT PAS un espace dans la Place des Artistes. Cela signifie seulement que nous mettons un espace de côté pour vous et que vous avez LA POSSIBILITÉ d'en réserver un.

i. Après avoir reçu le courriel d'acceptation conditionnelle, VOUS DEVEZ ENVOYER VOTRE FORMULAIRE D'INSCRIPTION REMPLI et VOTRE PAIEMENT à Otakuthon. Le formulaire d'inscription doit être reçu DANS LES DIX (10) JOURS OUVRABLES (sauf instructions contraires) pour garantir votre place.

ii. Votre inscription ne sera pas valide tant et aussi longtemps que le formulaire d'inscription et le paiement ne seront pas reçus.

iii. Donner une copie du formulaire d'inscription à quelqu'un d'autre NE leur donnera PAS un espace dans la Place des Artistes. Seules les personnes qui ont reçu le formulaire d'inscription à la Place des Artistes et un courriel d'acceptation conditionnelle seront autorisées à s'inscrire.

N'ATTENDEZ PAS À LA DERNIÈRE MINUTE POUR ENVOYER VOTRE FORMULAIRE D'ENREGISTREMENT ET VOTRE PAIEMENT.
AUCUN PROLONGEMENT NE SERA ACCORDÉ.

B. Méthodes de paiement

Nous offrons trois différentes méthodes de paiement. VOUS DEVEZ PRÉCISER LA MÉTHODE DANS VOTRE DEMANDE. Veuillez lire chaque section ATTENTIVEMENT, car si vous ne suivez pas les directives vous courez le risque de perdre votre réservation.

SECTION COMMUNE À TOUTES LES MÉTHODES DE PAIEMENT

Votre formulaire d'inscription (si vous payez par la poste ou en personne) et votre paiement doivent être REÇUS dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date du courriel d'acceptation conditionnelle, sauf instructions contraires. Si votre formulaire d'inscription et votre paiement ne sont pas reçus, vous allez perdre votre réservation de table et serez mis à la fin de la liste d'attente.

i. Envoi du formulaire et du paiement par la poste régulière

Veuillez envoyer le formulaire d'inscription rempli et le paiement (chèque ou mandat-poste payable à l'ordre de « Otakuthon ») à :

Otakuthon - Place des Artistes
12830, rue René-Lévesque
Montréal (Québec) H1A 5E7
Canada

Veuillez écrire l'adresse EXACTEMENT comme indiqué. Otakuthon ne sera pas tenu responsable pour tout courrier perdu ou pour toute lettre mal adressée, et vous n'obtiendrez aucun prolongement si votre courrier est retourné à l'expéditeur.
N'ENVOYEZ PAS D'ARGENT COMPTANT. Otakuthon ne sera pas tenu responsable de tout argent volé ou perdu qui sera envoyé par la poste.

ii. Paiement par PayPal

Des instructions additionnelles sur la façon d'envoyer votre paiement PayPal seront incluses dans votre acceptation conditionnelle.
Les artistes qui paieront par PayPal acceptent les Règles et Règlements de la Place des Artistes lors de l'acceptation du paiement.
Le paiement doit être reçu dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception du courriel d'acception conditionnelle, ou la réservation de la table sera annulée.
Il vous sera demandé de signer une copie papier du formulaire d'inscription à votre arrivée au festival.

iii. Paiement en personne au bureau d'Otaku Anime (le 10 JUILLET 2010 SEULEMENT*)

Si vous souhaitez payer en personne, vous DEVEZ le préciser dans votre demande ou contacter la directrice de la Place des Artistes avant l'échéance des dix (10) jours ouvrables. Les formulaires remplis et les paiements seront acceptés au bureau du d'Otaku Anime (2020, rue Mackay, Salle P-106, Montréal, Québec, Canada) le SAMEDI 10 JUILLET 2010 SEULEMENT. Notez que ce sera la seule exception à la règle des dix (10) jours ouvrables.

Votre paiement doit être REÇU LE 10 JUILLET 2010 au bureau d'Otaku Anime. LE PAIEMENT EN PERSONNE POUR LA PLACE DES ARTISTES NE PEUT QU'ÊTRE FAIT À CETTE DATE. NOTEZ QU'IL N'Y AURA AUCUNE AUTRE DATE DE PAIEMENT AU BUREAU. Si vous demandez de payer en personne et ne pouvez payer ce jour-là, votre réservation sera annulée automatiquement. Si vous ne pouvez vous présenter à cette date, assurez-vous de demander à quelqu'un d'autre de payer et de déposer le formulaire à votre place.

*Le paiement en personne le 10 juillet 2010 est valide UNIQUEMENT pour les participants à la Place des Artistes. Ne vous présentez pas pour payer des préinscriptions en retard : vous verrez votre demande refusée.

C. Annulation

Dans le cas où vous ne pouvez assister à Otakuthon ou ne souhaitez pas garder votre table, veuillez contacter la directrice de la Place des Artistes le plus rapidement possible afin de trouver d'autres arrangements. Les remboursements seront effectués au cas par cas à la discrétion de la directrice de la Place des Artistes. Notez que plus vous prenez de temps pour nous informer de votre incapacité à assister au festival, moins vous avez de chance d'obtenir un remboursement.

6. Installation de la Place des Artistes

Les artistes peuvent commencer à installer leur(s) table(s) à partir de 16 h le vendredi et de 8 h 30 le samedi et le dimanche. Nous ne vous accommoderons PAS si vous vous présentez plus tôt.

Ne laissez aucun objet de valeur sans surveillance (y compris après les heures de fermeture). Otakuthon ne sera pas tenu responsable de toute perte d'objet de valeur ou de marchandise.

Notez que le personnel d'entretien sera autorisé à l'intérieur du Hall d'exposition après la fermeture aux fins de nettoyage. Des gardes de sécurité surveilleront le Hall d'exposition durant la nuit pendant le nettoyage (vendredi et samedi).

7. Groupes d'artistes et aides

Tout individu qui exploite une table dans la Place des Artistes DOIT être inscrit avec un INSIGNE D'ARTISTE. Afin de simplifier le processus d'inscription pour les artistes qui souhaitent s'inscrire ensemble, nous utilisons l'inscription de groupe pour les artistes.

Pour être inscrit sous le nom d'un autre artiste, vous DEVEZ être préinscrit et avoir un numéro d'insigne valide. Si le chef d'un groupe d'artistes n'a pas une inscription valide (statut confirmé dans le système d'inscription), le groupe entier sera rejeté. Si un membre d'un groupe d'artistes n'a pas une inscription valide, seule la demande de ce membre sera rejetée.

Soyez conscient que seules les personnes avec un insigne d'artiste seront autorisées derrière les tables d'artistes. Le personnel de la Place des Artistes n'accommodera personne d'autre.

Un groupe d'artistes est limité à quatre (4) artistes : un chef (1) et trois (3) membres.

Les informations suivantes doivent être présentées pour chaque membre du groupe durant la demande de réservation. Si vous souhaitez ajouter un membre à votre groupe après vous être déjà inscrit, veuillez envoyer ces informations par courriel à la directrice de la Place des Artistes :

                Nom complet :
                Numéro d'inscription :
                Date de naissance :

Le chef du groupe d'artistes est responsable de son groupe. Si un membre commet une infraction, le chef du groupe sera tenu responsable et pourrait être expulsé de la Place des Artistes avec son groupe sans compensation ou remboursement.

Si vous souhaitez que quelqu'un surveille votre table, il doit s'inscrire dans votre groupe d'artistes. Seuls le personnel et les membres avec un insigne d'artiste ont accès à l'intérieur de la Place des Artistes. N'oubliez pas qu'un groupe ne doit pas excéder quatre (4) membres au total.

8. Note finale

Si vous avez des questions et/ou des préoccupations concernant la Place des Artistes, veuillez envoyer un courriel à la directrice de la Place des Artistes à artistsarea@otakuthon.com

Annexe. Place des Artisans

Otakuthon offre un type d'espace distinct pour les artistes professionnels qui ne se qualifient pas pour la Place des Artistes, mais qui n'appartiennent pas non plus à la catégorie des marchands.

Les artistes professionnels sont considérés comme des artistes qui gagnent leur vie en vendant les œuvres qu'ils produisent dans leur vie quotidienne. Si vous tombez dans cette catégorie, vous pouvez réserver un espace à la Place des Artisans. La Place des Artisans offre plus d'espace et permet l'utilisation d'affiches et autres structures libres (et stables) derrière les tables aussi longtemps qu'elles ne dérangent pas d'autres artisans.

A. Prix et emplacement

La Place des Artisans est située près de la Place des Artistes dans le Hall d'exposition.

Une table d'Artisans coûte 120 $ - n'inclus pas l'inscription au festival - pour la durée d'Otakuthon (vendredi, samedi et dimanche). En plus, vous pouvez acheter un insigne au prix de 35 $ pour vous et tout aide qui sera avec vous à votre table.

B. Inscription pour la Place des Artisans

L'inscription pour la Place des Artisans débute immédiatement. Pour réserver une table, veuillez envoyer un courriel au directeur de la Place des Artisans à artisan@otakuthon.com pour obtenir un formulaire d'inscription.

C. Installation de la Place des Artisans

Les artisans peuvent installer leur(s) table(s) de 11 h à 17 h le vendredi et de 8 h à 10 h le samedi et le dimanche (mêmes heures que pour l'installation des tables des marchands). Nous ne pourrons pas vous accommoder si vous arrivez plus tôt.

Ne laissez aucun objet de valeur sans surveillance (y compris après la fermeture). Otakuthon ne sera pas tenu responsable de toute perte d'objet de valeur ou de marchandise.

D. Règles et Règlements

Les artisans doivent respecter les mêmes règles que les participants à la Place des Artistes; par contre, les règles pour les groupes d'artistes ne s'appliquent pas aux artisans.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez envoyer un courriel au directeur de la Place des Artisans à artisan@otakuthon.com.