Règlements d'inscription

Veuillez prendre un moment pour lire les règlements et politiques du festival. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d'Otakuthon. Le non-respect de ceux-ci pourrait entraîner la perte de votre insigne et votre expulsion du festival sans remboursement.

Vous trouverez aussi plus d'information sur les insignes dans la FAQ des inscriptions.

1. Politique sur le remboursement

Les inscriptions ne sont pas remboursables - ceci inclut les insignes et les extras payés (ex: billets de concert, chandail, etc.). L’envoi postal des insignes est non remboursable, même s’ils ne sont pas reçus (voir section 5).

2. Mise à jour, correction et amendement d’inscription

Les insignes ne peuvent pas être revendus. Toutefois, le ou la titulaire du compte peut mettre à jour les informations des insignes et ajouter des extras jusqu'à la date limite des envois postaux pour les insignes envoyés par la poste, le 8 juillet 2022, ou jusqu’au 30 juillet 2022 si l’option postale n’est pas sélectionnée.

3. Coût et paiement

Le coût total de l'inscription doit être payé avant la date limite des différentes périodes d'inscription afin de profiter du tarif réduit, si applicable. Toute inscription qui n'a pas été totalement payée avant la date limite d'une période d'inscription, le cachet de la poste faisant foi dans le cas d'un envoi par courrier régulier, sera facturée au tarif suivant ou sera annulée.

Les paiements par la poste doivent être cachetés avant la date limite des périodes d'inscription respectives, le cachet de la poste faisant foi, et doivent être reçus au plus tard le 8 juillet 2022. Otakuthon ne sera pas tenu responsable en cas de perte du paiement envoyé par la poste. Veuillez ne pas envoyer d'argent comptant par la poste. Les SEULS modes de paiement acceptés par la poste sont les chèques et les mandats-poste.

4. Récupération de l'insigne au festival

Sauf si vous avez choisi l'option d'envoi postal, vous devez récupérer votre insigne durant les heures d'inscription d'Otakuthon 2022 au Palais des congrès de Montréal, à l'endroit désigné. Il n'y a pas de temps ni de lieu alternatif disponible pour la récupération d'insignes.

4.1. Inscription individuelle

Pour récupérer votre insigne en personne vous devez apporter une copie de votre confirmation d'inscription (copie imprimée ou numérique) et pièce d'identité avec photo valide (p. ex. : permis de conduire, carte d'assurance maladie, carte étudiante, carte Opus, etc.). Assurez-vous que les informations fournies dans le système d'inscription sont exactes (nom, prénom, date de naissance), car elles doivent correspondre aux informations sur votre pièce d'identité présentée lors de la récupération de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.

Les insignes adultes peuvent être récupérés par procuration sur place. Chacun de ces trois documents doit être présenté : la confirmation de votre inscription (imprimée ou numérique), une pièce d’identité valide avec photo du gouvernement et qui correspond aux informations sur l'inscription ET une pièce d’identité valide avec photo du gouvernement du ou de la mandataire. Le ou la mandataire est responsable de remettre l’insigne à son ou sa propriétaire désigné·e. Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son détenteur ou sa détentrice sera confisqué.

4.2. Inscription de groupe

Seulement le ou la titulaire du compte peut récupérer les insignes de tous les membres de son groupe (à l’exception des insignes enfants, voir section 6). Il doit présenter une copie de toutes les confirmations d’inscription (copies imprimées ou numériques) et sa pièce d’identité avec photo valide (p. ex. : permis de conduire, carte d'assurance maladie, carte étudiante, carte Opus, etc.). Assurez-vous que les informations fournies dans le système d'inscription sont exactes (nom, prénom, date de naissance, statut de titulaire du compte), car elles doivent correspondre aux informations sur votre pièce d'identité présentée lors de la récupération des insignes. Le personnel aura le droit de refuser de remettre les insignes à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée.

C'est la responsabilité du titulaire du compte de distribuer chaque insigne à son titulaire désigné. Un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué.

Si le titulaire du compte ne récupère pas tous les insignes, les membres du groupe devront récupérer leur insigne individuellement (voir la section 4.1.).

5. Envoi postal de l'insigne

Les insignes adultes ainsi que les lanières peuvent être envoyés à une adresse canadienne ou américaine, moyennant des frais. Ces frais varient en fonction du nombre d'insignes et de leur destination. Tous les insignes de festivalier, festivalière et d’artiste appartenant au même compte, à l'exception des insignes enfants, seront envoyés à l'adresse indiquée.

C'est la responsabilité du titulaire du compte de distribuer chaque insigne à son ou sa titulaire désigné·e. Des détails imprimés sont inclus pour indiquer quel insigne appartient à quel propriétaire. Un insigne qui ne correspond pas à son détenteur ou sa détentrice sera confisqué. Les insignes envoyés par la poste sont considérés comme remis et ne pourront pas être récupérés sur place.

Les insignes envoyés par la poste qui sont perdus, endommagés ou retardés ne peuvent pas être renvoyés; aucun remboursement ne sera fait. Si le service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com) est averti avant le 30 juillet 2022, vous aurez le droit d’accéder à la file d’inscription express sur place, et votre insigne vous sera remis sans frais. Autrement, vous aurez à faire la file du service à la clientèle et payer des frais de remplacement. Les règlements de récupération d'insigne sur place s’appliquent.

6. Inscription des enfants

Les enfants âgés de 7 à 11 ans (nés entre le 1 août 2010 et le 31 juillet 2015 inclusivement) doivent s'inscrire avec un gardien. Les enfants de moins de 7 ans (nés après le 31 juillet 2015) n'ont pas besoin d'être inscrits. Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne seront en aucun cas responsables de la garde d'un enfant. Le gardien ou la gardienne sera le seul responsable de la garde de l'enfant sous sa supervision.

Tout enfant de 11 ans et moins doit présenter une preuve d’âge valide émise par le gouvernement avec date de naissance (p. ex. : acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport, etc.) pour se prévaloir du tarif enfant. Les insignes enfants NE PEUVENT PAS être envoyés par la poste ou récupérés sans la présence de l’enfant. Toutefois, les parents qui prévoient venir avec un enfant (11 ans ou moins) au festival pourront passer dans une file spéciale.

7. Inscription sur place

Les participant·e·s voulant s’inscrire sur place doivent se présenter en personne avec une pièce d’identité avec photo validepour s’inscrire au festival. Les insignes adultes peuvent aussi être achetés par un·e mandataire SEULEMENT sous présentation d’une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement correspondant au ou à la propriétaire de l’insigne ET d’une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement du ou de la mandataire. Il appartient à la personne mandataire de s’assurer que l’insigne sera utilisé par son propriétaire désigné. Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué.

Les participant·e·s ayant créé un compte en ligne, rempli leurs informations et choisi leurs extras avant la date limite de la préinscription, le 30 juillet 2022 doivent s’assurer d’avoir payé le montant total de leur insigne avant de se rendre sur place, sans quoi il sera impossible d’accéder à la ligne de cueillette d’insigne. Il faudra refaire les démarches nécessaires pour s’inscrire dans la ligne d’inscription sur place et se procurer des extras (concerts, chandail, etc.).

8. Politique sur le port de l'insigne

L'insigne doit être visible et accessible en tout temps. Il doit être orienté vers l'avant à la hauteur de la poitrine. S'il ne peut pas être placé à ce niveau en raison de restrictions causées par un costume ou pour d'autres raisons, assurez-vous qu'il soit bien en vue et le plus visible possible. Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur insigne lors de la prise de photos, mais doivent le garder visible le reste du temps.

Les participant·e·s n'ayant pas leur insigne affiché correctement peuvent se voir refuser l'accès aux activités d'Otakuthon et même être escortés à l'extérieur du site.

Tous les participant·e·s doivent garder une pièce d'identité avec photo valide en tout temps et sont tenus de la montrer à la demande de tout membre du personnel d'Otakuthon ou agent de sécurité.

Les participant·e·s ayant perdu leur insigne doivent en signaler la perte au service à la clientèle le plus rapidement possible. Les insignes perdus doivent être rapportés au service à la clientèle. Si votre insigne est retrouvé avant qu'un insigne de remplacement ne soit émis, vous pouvez venir le chercher au service à la clientèle sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide.

9. Insignes perdus et trouvés

Les insignes retrouvés peuvent être réclamés sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide au service à la clientèle. Les insignes perdus peuvent être remplacés UNE seule fois, moyennant des frais de 15 $. Une fois remplacé, l'insigne perdu sera invalidé de façon permanente.

10. Exactitude de l'information

Les participant·e·s doivent fournir des renseignements exacts et complets lors de l'inscription. Ceux-ci doivent correspondre aux informations sur la pièce d'identité avec photo valide présentée lors de la récupération ou le remplacement de l'insigne. Le personnel aura le droit de refuser de remettre l'insigne à tout·e participant·e dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d'identité avec photo valide présentée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable dans le cas où il serait impossible de communiquer avec un·e participant·e à l'aide de l'information fournie.