FAQ des bénévoles

FAQ: Marche à suivre

Veuillez noter que les candidatures ne seront pas toutes retenues (nous sommes tout de même reconnaissants de votre désir de vouloir faire d’Otakuthon un franc succès!). Lors de l’attribution des quarts de bénévolat, nous privilégierons les postulants qui auront demandé au moins 15 heures de bénévolat.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?
2. Que puis-je faire pour aider ?
3. Quelles sont les conditions ?
4. Informations utiles
5. Démarches pour postuler
6. Autres informations utiles

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?

Le bénévolat est une excellente façon de rencontrer de nouvelles personnes ayant des intérêts communs! Nous avons aussi plusieurs avantages selon le nombre d’heures de bénévolat effectuées. Jetez un coup d’oeil à la charte des bénéfices pour tout savoir!

En quoi le rôle de bénévole est-il différent de celui de membre du personnel?

Les bénévoles et les membres du personnel donnent tous de leur temps personnel pour aider au festival. La différence est que les membres du personnel reçoivent un insigne « membre du personnel » et qu’ils ont plus de responsabilités que les bénévoles. Quant aux bénévoles, ils et elles doivent acheter un insigne pendant la période de préinscription, qui peut être remboursé selon notre charte des bénéfices. De plus, un membre du personnel a généralement une tâche désignée qu’il doit faire tout au long de l’année, tandis que les bénévoles font des tâches variées seulement pendant le festival et ne travaillent pas plus que les heures qu’ils ont demandées.

2. Que puis-je faire pour aider ?

Nous avons plusieurs postes disponibles. Voyez la page des page des postes pour plus d'informations.

3. Quelles sont les conditions ?

Dois-je payer mon inscription si je suis bénévole ?

Oui, mais nous avons un système de remboursement selon la charte des bénéfices.

J’ai 14 ans, mais j’aurai 15 ans juste après Otakuthon. Puis-je quand même m’inscrire pour devenir bénévole?

Non. Tous les bénévoles doivent avoir au moins 15 ans, sans exception. Si vous célébrez vos 15 ans avant le festival, veuillez nous fournir une pièce d'identité gouvernementale avec photo et date de naissance (carte d'assurance-maladie, passeport, etc).

La préinscription est-elle obligatoire pour devenir bénévole?

Oui, la préinscription est obligatoire pour devenir bénévole. Vous devez inscrire le numéro de compte de votre préinscription sur votre formulaire de candidature pour faire du bénévolat. Votre insigne pourra être récupéré durant les heures d’inscription qui seront indiquées.

J’ai été accepté comme bénévole, mais on me demande de me présenter à une séance d’orientation. Est-ce nécessaire?

Oui. Tous les bénévoles, qu’ils soient des vétérans ou des nouvelles recrues, DOIVENT PARTICIPER à une séance d’orientation pour se mettre à jour. Si vous ne pouvez pas assister à aucune de nos séances d’orientations, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com en précisant le motif d'absence.

4. Informations utiles

Combien d'heures de bénévolat dois-je faire pour un remboursement complet?

Il faut 25 heures de bénévolat pour un remboursement complet. Par contre, vous pouvez aussi choisir de compléter que 5h, 10h, 15h, 18h, 20h, 23h ou même 25+ heures de bénévolat. Veuillez vous référer à la charte des bénéfices pour obtenir plus d'informations à ce sujet.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne veux pas les divulguer à Otakuthon, est-ce possible?

Pour devenir bénévole, toutes informations demandées doivent nous être fournies. Soyez assurés que qu’elles ne seront qu’utilisées que pour des usages internes ou en cas d’urgence.

Quels sont les avantages à faire le quart de nuit ?

Chaque heure effectuée pendant le quart de nuit (23 h à 3 h) sera comptée comme 1,5 heure (par exemple, si vous faites 2 heures pendant le quart de nuit, c’est comme si vous auriez fait 3 heures).

Note : Vous devez avoir au moins 18 ans pour faire les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts ?

Otakuthon apprécie l'aide et le travail de ses bénévoles. Rassurez-vous que vous auriez des pauses pendant vos quarts. Plus de détails seront fournis lors des séances d'orientation des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes quarts ?

Nous vous conseillons de ne pas avoir d'appareil photo ou d'autres objets de valeur avec vous pendant que vous effectuez vos tâches puisque vous pourriez les perdre. Prendre des photos est acceptable tant que vous faites de votre priorité vos tâches assignées.

Puis-je être en cosplay pendant mes quarts ? Puis-je poser pour des photos ?

N'hésitez pas à faire du cosplay pendant vos heures de bénévolat, mais veuillez ne pas passer trop de temps à poser pour des photos. Pendant votre quart, la priorité est d'effectuer vos tâches et d'aider au bon déroulement du festival. Assurez-vous aussi que votre cosplay ne bloque pas le chemin (par exemple, qu’il ne soit pas trop large ou trop volumineux) et qu'il ne vous gêne pas dans vos tâches.

Comment puis-je obtenir mon remboursement ? Que faire si je ne peux pas le récupérer en personne ?

Les remboursements seront faits pendant le festival ( temps et lieu seront annoncés lors des séances d'orientation pour bénévoles). Si vous ne pouvez pas récupérer votre remboursement en personne pendant le festival, il y aura des dates pour le récupérer après le festival au bureau (5115 Avenue Trans Island unité #205). Veuillez contacter volunteers@otakuthon.com le plus vite possible. Les remboursements non réclamés ne seront pas transférés et ne peuvent pas être réutilisés pour les futures éditions du festival Otakuthon.

Y a-t-il un système d'avertissement? Comment fonctionne-t-il?

Nous utilisons le système des « trois avertissements ». Selon la gravité de la faute ou l’erreur, un avertissement pourra être donné. Par exemple, l’harcèlement, l’abus, de la paresse, le manque de respect, le vol, les retards, l’absentéisme , une mauvaise performance à sa tâche, un non-respect au règlement, les comportements inacceptables, etc sont des exemples de raisons où un avertissement sera donné. Au troisième avertissement, vous serez banni de l'équipe de bénévoles d'Otakuthon. Veuillez faire attention à votre attitude ainsi qu’à vos actes envers les participants et les organisateurs.

5. Démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire ?

Tout d’abord, vous devez remplir le formulaire d'inscription des bénévoles.
Une fois votre inscription approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire doit être rempli et rendu à la séance d'orientation avec une preuve de votre préinscription qui indique votre numéro d'insigne à 5 chiffres OU vous pouvez l'envoyer à volunteers@otakuthon.com. Ces formulaires sont nécessaires pour finaliser votre inscription.
Les séances d'orientation auront lieu en juillet. Une fois la date déterminée, un courriel sera envoyé à tous les bénévoles. Vous devrez obligatoirement assister à l’une de ces séances, pour se mettre à jour avec les changements les plus récents. Veuillez aussi confirmer votre présence. De plus, veuillez noter que seuls les bénévoles pour Otakuthon 2023 pourront assister aux séances.

Que faire si je veux postuler pour un poste en particulier ?

Le mieux est de postuler le plus tôt possible et d'assister à la séance d'orientation. Dans le formulaire d'inscription, nous vous demandons d'indiquer votre premier et second choix qui seront pris en considération lors de l’élaboration de votre horaire. Cependant, à cause du nombre de postes limités, vous pourriez être placé là où il y a des quarts disponibles.

Note: Tous les bénévoles auront à faire de la vérification d'insigne ou de pièces d'identité, peu importe les préférences de chacun. Nous avons décidé de partager les longues heures de vérification d'insignes équitablement entre tous les bénévoles, plutôt que de les assigner à quelques personnes seulement.

Est-ce que les disponibilités que j’ai inscrites dans le formulaire correspondent à mes heures de quart?

Non. Les disponibilités choisies sur votre formulaire d’inscription ne correspondent pas aux heures qui vous seront assignées. De ce fait, plus vous avez de disponibilités, plus vous aurez de chances d’obtenir le nombre d’heures que vous voulez et les périodes que vous désirez. Votre horaire vous sera distribué après la séance d'orientation à laquelle vous assisterez.

Je n'ai pas eu de réponse de l’équipe de bénévolat depuis ma demande. Est-ce normal?

Veuillez nous laisser au moins un délai de deux semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n'avez toujours pas de réponse après ce délai, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com.

6. Autres informations utiles

Horaire du département de bénévolat
À annoncer

Horaire la visite guidée au Palais des congrès
À annoncer

Horaire de la consigne des sacs des bénévoles
À annoncer

Nous ne sommes pas responsables des objets perdus, volés ou endommagés. Veuillez ne pas apporter d'objets de valeur.

Horaire des remboursements et récompenses :
À annoncer

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires qui concernent le bénévolat à Otakuthon, n'hésitez pas à transmettre vos questions à volunteers@otakuthon.com.