Règlements et politiques

Général

Si vous n'avez pas le droit de le faire à l'extérieur du festival, vous n'avez pas le droit de le faire au festival non plus.

Otakuthon s'efforce de créer un environnement qui répond aux besoins de la communauté des amateurs et amatrices de cosplay, d'anime et de jeux vidéo, mais aimerait rappeler aux participant·e·s qu'il est impératif de se comporter de façon responsable et de respecter les lois. Les personnes qui enfreignent ces règles sont passibles d'expulsion du festival sans remboursement, et pourraient en être bannies des prochaines éditions du festivals.

Comportement

Tous et toutes sont dans l’obligation de se comporter correctement.

Les participant·e·s doivent se comporter de manière respectueuse envers les personnes d'autres groupes qui participent aux événements ayant lieu au Palais des congrès de Montréal, ainsi qu'envers le personnel du festival et les représentants du Palais. Les participant·e·s agissant de façon irrespectueuse ou adoptant un comportement perturbateur sur le site du festival ou à tout autre endroit du Palais des congrès de Montréal pourraient être expulsés du festival par la sécurité du Palais des congrès de Montréal. Aucune violence physique envers le personnel d'Otakuthon ou du Palais des congrès de Montréal ne sera tolérée. Le non-respect de ce règlement se soldera par une expulsion immédiate ainsi qu'un bannissement à perpétuité du festival.

Toute activité considérée comme portant préjudice au déroulement du festival ou au Palais des congrès de Montréal, incluant le bruit excessif ou un comportement considéré comme perturbateur, dangereux ou pouvant causer des dommages, entraînera l'expulsion de l'individu du site du festival par la sécurité du Palais des congrès de Montréal et pourrait entraîner des poursuites judiciaires ou civiles.

Les pointeurs laser, les appareils avec un viseur laser ou tout autre appareil similaire ne peuvent être utilisés en public, à moins que vous n'ayez été officiellement chargé de mener ou de présenter un séminaire, un atelier, une présentation ou une autre activité sanctionnée par le festival et nécessitant un pointeur laser.

Afin de respecter les droits de quiconque aimerait ne pas être dérangé, les comportements suivants sont jugés inacceptables sans l'accord préalable de la personne à qui ils sont destinés : accolade, « accolade-surprise » (glomping), tape dans le dos, embrassade ou tout autre contact physique non désiré. Cela comprend également toutes avances non désirées et tout autre type de comportement semblable considéré comme du harcèlement.

Insignes

L'insigne doit être visible et accessible en tout temps. Il doit être orienté vers l'avant à la hauteur de la poitrine. S'il ne peut pas être placé à ce niveau à cause de restrictions engendrées par un costume ou pour d'autres raisons, veuillez vous assurer qu'il soit bien en vue et le plus visible possible. Les personnes portant un cosplay peuvent temporairement cacher leur insigne lors de prises de photos, mais doivent le garder visible le reste du temps.

Les participant·e·s n'ayant pas leur insigne affiché correctement peuvent se voir refuser l'accès aux activités d'Otakuthon et même être escorté·e·s à l'extérieur du site.

Tou·te·s les participant·e·s doivent garder une pièce d'identité avec photo valide en tout temps et sont tenu·e·s de la montrer à la demande de tout membre du personnel d'Otakuthon ou agent de sécurité.

Les participant·e·s ayant perdu leur insigne doivent signaler la perte au kiosque du service à la clientèle (situé près de l’aire des inscriptions au 1er étage) le plus rapidement possible. Les insignes perdus doivent être rapportés au kiosque du service à la clientèle. Si votre insigne est retrouvé, vous pouvez venir le chercher au kiosque du service à la clientèle sur présentation d'une pièce d'identité avec photo valide. Lire les règlements d'inscription.

Ventes

La vente ou la sollicitation de biens ou de services sur le site du festival sans la permission préalable du personnel du festival et sans avoir pris de dispositions à cet égard est formellement interdite. Cette règle sera strictement observée. Toute infraction entraînera l'expulsion du festival et du site du festival par un membre du personnel ou par la sécurité du Palais des congrès de Montréal. Cette règle s'applique sans restriction à tous les invité·e·s, vendeurs·euses et personnes participant au festival.

Les endroits suivants sont désignés comme aires de vente pour les groupes de personnes ci-dessous :

• les participant·e·s peuvent seulement vendre de la marchandise à la table de la vente-débarras dans la Salle d'exposition (voir les règles de la vente-débarras pour obtenir plus de détails et se renseigner sur les restrictions);
• les vendeurs·euses ayant des espaces de marchands ont seulement l'autorisation de vendre dans la Place des marchands;
• les artistes ayant des tables d'artistes sont seulement autorisés à vendre dans la Place des artistes;
• les exposant·e·s ayant des tables d'exposants ont seulement l'autorisation de vendre dans la Salle d’exposition à l’endroit désigné;
• les invité·e·s ayant des tables d'invités ont l'autorisation de vendre à leur table dans la Salle d'exposition ou lors d'événements dont ils sont les hôtes;
• les organisateur·trice·s d'événements ayany l'approbation d'Otakuthon et ayant reçu la permission de vendre des marchandises peuvent le faire uniquement dans la salle réservée pour leur événement.

Aucune boisson ou nourriture ne peut être vendue sur les lieux du festival sans exception. Capital Traiteur est le fournisseur de nourriture et le traiteur exclusif du Palais des congrès de Montréal.

Aucune arme tranchante ou en métal ne peut être vendue sur les lieux sans la permission expresse des organisateur·trice·s. Toutes les armes doivent être légales et conformes à la politique d'Otakuthon sur les armes.

Les armes tranchantes ou en métal ne pourront être vendues que si elles sont immédiatement scellées dans les valises de transport appropriées. Toute arme servant d'accessoire doit être marquée immédiatement par le maître d'armes du festival. Le festival, les organisateur·trice·s et le Palais des congrès de Montréal se réservent le droit d'interdire à tout participant de vendre des armes.

Il est interdit aux marchand·e·s de vendre toute copie d'œuvres avec un droit d'auteur, mais sans licence (bootlegs, fansubs, versions Hong Kong, etc.), incluant vidéocassettes, CD, DVD, Blu-ray, logiciels, objets de collection, vêtements ou œuvres d'art imprimées non produits sous licence par le titulaire original du droit d'auteur, ou toute autre reproduction illégale. Si ce n'est pas visiblement authentique, ne l'amenez pas.

La vente ou l'exposition de matériel explicite à des personnes mineures est formellement interdite. Les vendeur·euses peuvent indiquer que du matériel adulte est disponible, mais il doit être gardé hors de la portée des personnes mineures.

L'utilisation d'équipement sonore ou lumineux additionnel est permise dans la Salle d'exposition, à condition de ne pas déranger les autres participant·e·s. Tout appareil qui produit un son ou qui est autrement perturbateur, comme les mégaphones, les sirènes, les lumières stroboscopiques et les klaxons, est interdit. Crier, colporter ou effectuer de la sollicitation agressive est également interdit.

Les marchand·e·s sont responsables du paiement des taxes et de l'acquisition de tout permis et toute licence applicables à leurs activités.

Seules les œuvres originales créées et vendues par les artistes eux-mêmes peuvent être vendues dans la Place des artistes. La vente de produits commerciaux comme des vidéocassettes, CD, DVD, Blu-ray, affiches, affiches en tissu, crayons, etc., est interdite sauf si vous ou le groupe que vous représentez êtes détenteur du droit d'auteur ou de la licence des produits en question. Il est également interdit de faire de la publicité pour ces produits. Toute infraction entraînera l'expulsion de la Place des artistes.

Les exposant·e·s doivent se conformer aux politiques en vigueur, telles qu'elles sont indiquées dans la trousse des exposant·e·s d'Otakuthon.

Lieu de l'événement

Le Palais des congrès de Montréal est loué en partie à l'usage d'Otakuthon. Bien que certaines parties du Palais aient été réservées pour Otakuthon, le Palais est un espace public et est soumis à la législation générale sur la sécurité publique.

• Les sorties, escaliers, escaliers roulants et couloirs doivent rester ouverts et libres à la circulation en tout temps; le personnel d'Otakuthon ou du Palais des congrès de Montréal demandera à quiconque bloquera la libre circulation de se déplacer ou de se disperser.
• Les escaliers, escaliers roulants et ascenseurs doivent être utilisés uniquement à leur fin prévue, et tout usage dangereux ou inapproprié est interdit.
• Aucun animal vivant (sauf ceux ayant un statut légal spécifique comme les chiens d'assistance) n'est permis sur le site du festival.
• Il est interdit de toucher à l'équipement du festival, incluant le matériel audiovisuel, les consoles, les ordinateurs, etc., à moins qu'un membre du personnel d'Otakuthon ne vous le demande.
• Il est interdit de toucher les affiches du festival, de coller des choses sur celles-ci, d'écrire sur celles-ci ou de les modifier de toute autre façon.
• L'exposition d'affiches ou l'accrochage d'objets sur les babillards, les murs ou les portes du Palais des congrès de Montréal est formellement interdit et pourrait entraîner l'expulsion des lieux du festival par la sécurité du Palais des congrès de Montréal.
• Si vous désirez une signalisation particulière ou avez d'autres exigences, veuillez vous adresser au bureau de renseignements d'Otakuthon.
• L'usage de tout type de patins à roues alignées, de patins à roulettes, de planches à roulettes, de hoverboards ou tout autre accessoire similaire sur les lieux est interdit.
• Les drones sont également interdits sur les lieux du festival.

Costumes, accessoires et code vestimentaire

Le cosplay est fortement encouragé, mais quelques restrictions s'appliquent :

• Il est obligatoire d'être chaussé. Ne venez pas pieds nus.
• Les costumes considérés comme indécents et révélateurs (le principe du « pas de costume n'est pas un costume »), ainsi que tout autre déguisement ou accessoire qui pourrait être offensant ou inacceptable selon les normes de la communauté d'Otakuthon, sont interdits. Une personne dont le costume ou l'accessoire ne répond pas à ces exigences pourrait se voir demander de se changer en vêtements de ville ou de mettre un autre costume.
• Tout gros accessoire ou accessoire ressemblant à une arme (incluant fusils, épées, lances, fouets, arcs, etc.) doit passer par le comptoir de vérification des armes, et être vérifié et marqué par le maître d'armes d'Otakuthon pour s'assurer qu'il est sécuritaire. Toute infraction peut entraîner l'expulsion du festival sans remboursement. (Voir la section Politique sur les armes et les gros accessoires ci-dessous.)

Prise de photo et enregistrement vidéo

Conseil : Toujours demander la permission de la personne avant de la prendre en photo ou de l'enregistrer sur vidéo.

• Assurez-vous de ne pas gêner la circulation.
• La prise de photo et l'enregistrement vidéo sont permis dans les ateliers, les panels, les rencontres avec les invité·e·s et dans la Place des artistes, à la discrétion des hôtes/artistes concernés. En cas de doute, DEMANDEZ LA PERMISSION DU PERSONNEL EN PREMIER.
• Les photos avec flash ne seront pas permises pendant la mascarade et le World Cosplay Summit pour des raisons de sécurité.
• L'utilisation d'appareil photo dans les salles de visionnement et la galerie d'art est interdite.
• La prise de photo de la marchandise dans la Place des marchands est interdite.
• Le festival se réserve le droit d'interdire la prise de photo et l'enregistrement vidéo de tout lieu ou événement.
• Le personnel du festival peut visionner et demander d'effacer toute photographie ou tout enregistrement vidéo non autorisé.

Alcool, drogue et tabac

Otakuthon est un festival sans alcool, drogue et tabac, et le Palais des congrès de Montréal est un lieu sans fumée. Bien que nous ne contrôlions pas ce que les gens font à l'extérieur des lieux du festival, toute personne qui sera trouvée en état d'intoxication sur les lieux du festival devra immédiatement quitter le festival.

NOTE : L'usage de cigarettes électroniques (« vapoter ») fait l'objet des mêmes restrictions que les cigarettes régulières et n'est pas permis sur les lieux du festival.

Boisson et nourriture

• La consommation de nourriture et de boisson sur les lieux est permise à la discrétion du personnel du Palais des congrès.
• Il est interdit de faire livrer de la nourriture ou des boissons sur le site du festival à partir d'applications ou directement des commerces dû aux politiques du Palais des congrès.
• Il est fortement suggéré d'utiliser le Café Cosplay (7e étage), le Chibi Café (dans la Salle d'exposition) ou les aires de repos avec tables et chaises pour boire et manger.
• Les participant·e·s sont également tenu·e·s de prendre les mesures nécessaires afin de garder un environnement propre et de jeter tout reste de nourriture ou de boisson (incluant les emballages) lorsque terminé.
• Les personnes qui causeront des dommages ou abuseront des privilèges liés à la boisson et à la nourriture pourraient être expulsées du festival.
• Le festival Otakuthon vous encourage à bien vous hydrater en apportant votre bouteille d'eau et en profitant des stations de remplissage aux fontaines d'eau.
• À noter que seules les bouteilles d'eau sont permises dans les salles d'événements et les salles d'activités (p. ex., projections, panels, ateliers, concours, etc.).

Sacs

Un service de consigne pour les sacs sera mis à la disposition des participant·e·s. Afin d'offrir un meilleur service et d'augmenter son efficacité, la consigne des sacs est gérée par le Palais des congrès de Montréal. Elle se situe au 2e étage, à côté de l'entrée de la rue Viger, près du kiosque d'information.  Malgré le fait que la consigne des sacs sera surveillée par des membres du personnel du Palais, ni le festival ni le Palais ne seront tenus responsables en cas de perte, de vol ou de dommage.

Politique sur les armes et gros accessoires

Tous les gros accessoires ou accessoires ressemblant à une arme doivent être approuvés par le maître d'armes d'Otakuthon avant d'être admis sur les lieux du festival. Le maître d'armes pourra les étiqueter et les marquer, au besoin.

Veuillez consulter la politique officielle sur les armes et gros accessoires sur le site Internet d'Otakuthon pour de plus amples renseignements.

Vous êtes toutefois responsable de votre conduite et du maniement de vos accessoires. Otakuthon et le Palais des congrès de Montréal ne seront pas tenus responsables des dommages causés par un accessoire ou le maniement incorrect de celui-ci. Vous devrez indemniser et dégager de toute responsabilité Otakuthon et le Palais des congrès de Montréal de tels dommages.

Respect de la vie privée

En participant à Otakuthon, vous nous donnez la permission de publier, soit de manière électronique ou sur papier, votre nom et une photo de vous, ainsi que le nom et le logo de votre compagnie, groupe ou autre organisation (par exemple : cercle de cosplay, équipe, club, etc.) aux fins de promotion, documentation et/ou archivage. Toute information supplémentaire ne sera divulguée que pour des raisons d'ordre juridique, aux tierces parties agissant au nom d'Otakuthon, ou seront utilisées de façon anonyme.

Responsabilité

La responsabilité d'Otakuthon envers les participant·e·s pour tout dommage ou perte causé par Otakuthon, son personnel ou ayant droit, ne dépasse pas les frais d'inscription.

Les participant·e·s s'engagent à indemniser et à dégager de toute responsabilité Otakuthon et son personnel ou ayant droit contre les dommages et pertes subis par une tierce personne dont les participant·e·s sont responsables d'une quelconque façon.