FAQ des bénévoles

FAQ: Marche à suivre

Veuillez noter que les candidatures ne seront pas toutes retenues (nous sommes tout de même reconnaissants de votre désir de vouloir faire d’Otakuthon un franc succès!). Lors de l’attribution des quarts de bénévolat, nous privilégierons les postulants qui auront demandé au moins 15 heures de bénévolat.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?
2. Que puis-je faire pour aider ?
3. Quelles sont les conditions ?
4. Informations utiles
5. Démarches pour postuler

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?

Le bénévolat est une excellente façon de rencontrer de nouvelles personnes ayant des intérêts communs! Nous avons aussi plusieurs avantages selon le nombre d’heures de bénévolat effectuées. Jetez un coup d’oeil à la Charte des bénéfices des bénévoles pour tout savoir! 

En quoi le rôle de bénévole est-il différent de celui de membre du personnel?

Les bénévoles et les membres du personnel donnent tout leur temps personnel pour aider au festival. La différence est que les membres du personnel reçoivent un insigne « membre du personnel » et qu’ils ont plus de responsabilités que les bénévoles. Quant aux bénévoles, ils et elles doivent acheter un insigne pendant la période de préinscription, qui peut être remboursé selon notre charte des bénéfices. De plus, un membre du personnel a généralement une tâche désignée qu’il doit faire tout au long de l’année, tandis que les bénévoles font des tâches variées seulement pendant le festival et ne travaillent pas plus que les heures qu’ils ont demandées.

2. Que puis-je faire pour aider?

Nous avons plusieurs postes disponibles. Voyez la page des page des postes des bénévoles pour plus d'informations.

3. Quelles sont les conditions?

Dois-je payer mon inscription si je suis bénévole?

Oui, mais nous avons un système de remboursement selon la charte des bénéfices.

J'aurai 14 ans avant Otakuthon, puis-je quand même devenir bénévole général?

Oui. Nouveau cette année, nous acceptons les bénévoles généraux de 14 ans ou plus. Si vous avez 14 ans juste avant le début de la convention, veuillez nous fournir une pièce d'identité du gouvernement avec photo indiquant votre date de naissance (par exemple, carte d'assurance maladie, passeports, etc.).

Cependant, toutes les personnes qui souhaitent faire du bénévolat, mais qui ont moins de 14 ans avant la convention NE PEUVENT PAS s'inscrire pour devenir bénévole général (sans exception).

La préinscription est-elle obligatoire pour devenir bénévole?

Oui, la préinscription est obligatoire pour devenir bénévole. Vous devez inscrire le numéro de compte de votre préinscription sur votre formulaire de candidature pour faire du bénévolat. Votre insigne pourra être récupéré à partir du jeudi, le 1 août 2024 à midi.

J’ai été accepté comme bénévole, mais on me demande de me présenter à une séance d’orientation. Est-ce nécessaire?

Oui. Tous les bénévoles, qu’ils soient des vétérans ou des nouvelles recrues, DOIVENT PARTICIPER à une séance d’orientation pour se mettre à jour. Si vous ne pouvez pas assister à aucune de nos séances d’orientations, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com en précisant le motif d'absence.

4. Informations utiles

Combien d'heures de bénévolat dois-je faire pour un remboursement complet?

Il faut 25 heures de bénévolat pour un remboursement complet. Par contre, vous pouvez aussi choisir de compléter que 5h, 10h, 15h, 18h, 20h, 23h ou même 25+ heures de bénévolat. Veuillez vous référer à la charte des bénéfices pour obtenir plus d'informations à ce sujet.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne veux pas les divulguer à Otakuthon, est-ce possible?

Pour pouvoir faire du bénévolat à Otakuthon, vous devrez fournir les informations demandées afin que votre inscription puisse être traitée. Cependant, soyez assurés que toutes les informations personnelles fournies ne seront pas divulguées publiquement.

Quels sont les avantages à faire le quart de nuit ?

Chaque heure effectuée pendant le quart de nuit (23 h à 3 h) sera comptée comme 1,5 heure (par exemple, si vous faites 2 heures pendant le quart de nuit, c’est comme si vous auriez fait 3 heures).

Note : Vous devez avoir au moins 18 ans pour faire les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts ?

Otakuthon apprécie l'aide et le travail de ses bénévoles. Rassurez-vous que vous aurez des pauses pendant vos quarts de travail. Plus de détails seront fournis lors des séances d'orientation des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes quarts ?

Sauf avec autorisation, vous devez prêter attention à la ou aux tâches qui vous sont assignées. Veuillez attendre avant/après votre quart de travail ou pendant votre pause si vous souhaitez prendre une photo, pas pendant que vous faites du bénévolat.

Puis-je être en cosplay pendant mes quarts ? Puis-je poser pour des photos ?

N'hésitez pas à faire du cosplay pendant vos heures de bénévolat. Veuillez ne pas passer trop de temps à poser pour des photos et pas pendant que vous accomplissez activement une tâche. Pendant votre quart, la priorité est d'effectuer vos tâches et d'aider au bon déroulement du festival. Assurez-vous aussi que votre cosplay ne bloque pas le chemin (par exemple, qu’il ne soit pas trop large ou trop volumineux) et qu'il ne vous gêne pas dans vos tâches. Votre insigne doit être visible à tout moment sur votre cosplay.

Comment puis-je obtenir mon remboursement ? Que faire si je ne peux pas le récupérer en personne?

Les remboursements seront faits pendant le festival (temps et lieu seront annoncés lors des séances d'orientation pour bénévoles). Si vous ne pouvez pas récupérer votre remboursement en personne pendant le festival, il y aura des dates pour le récupérer après le festival au bureau (5115 Avenue Trans Island unité #205). Veuillez contacter volunteers@otakuthon.comle plus vite possible. Les remboursements non réclamés ne seront ni transférés ni reportés pour les futures éditions du festival Otakuthon.

J'ai déjà réclamé mon remboursement, mais j'ai fini par faire plus d'heures. Puis-je obtenir un remboursement pour ces heures supplémentaires ?

Non, une fois que vous avez réclamé votre remboursement, vous ne pouvez plus en réclamer. Les récompenses sont calculées en fonction du nombre d'heures que vous accomplissez avant vos remboursements. Avant de réclamer votre remboursement et vos récompenses, assurez-vous que toutes vos heures sont accomplies.

Y a-t-il un système d'avertissement? Comment  fonctionne-t-il?

Nous utilisons le système des « trois avertissements ». Selon la gravité de la faute ou l’erreur, un avertissement pourra être donné. Par exemple, la paresse, le manque de respect, les retards, l’absentéisme , une mauvaise performance à sa tâche, un non-respect au règlement, les comportements inacceptables, etc sont des exemples de raisons où un avertissement sera donné. Au troisième avertissement, vous serez banni de l'équipe de bénévoles d'Otakuthon. Veuillez faire attention à votre attitude ainsi qu’à vos actes envers les participants et les organisateurs.

Ces agissements peuvent entraîner une expulsion immédiate : harcèlement, vol, abus et violences.

5. Démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire ?

1. Tout d’abord, vous devez remplir le formulaire d'inscription en tant que bénévole général·e.
2. Une fois votre inscription approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire doit être rempli et rendu à la séance d'orientation avec une preuve de votre préinscription qui indique votre numéro d'insigne à 5 chiffres OU vous pouvez l'envoyer à volunteers@otakuthon.com. Ces formulaires sont nécessaires pour finaliser votre inscription.
3. Les séances d'orientation auront lieu en juillet. Une fois la date déterminée, un courriel sera envoyé à tous les bénévoles. Vous devrez obligatoirement assister à l’une de ces séances, pour se mettre à jour avec les changements les plus récents. Veuillez aussi confirmer votre présence. De plus, veuillez noter que seuls les bénévoles pour Otakuthon 2024 pourront assister aux séances.

Que faire si je veux postuler pour un poste en particulier ?

Le mieux est de postuler le plus tôt possible et d'assister à la séance d'orientation. Dans le formulaire d'inscription, nous vous demandons d'indiquer votre premier et second choix qui seront pris en considération lors de l’élaboration de votre horaire. Cependant, à cause du nombre de postes limités, vous pourriez être placé là où il y a des quarts disponibles.

Note: Tous les bénévoles auront à faire de la vérification d'insigne ou de pièces d'identité, peu importe les préférences de chacun. Nous avons décidé de partager les longues heures de vérification d'insignes équitablement entre tous les bénévoles, plutôt que de les assigner à quelques personnes seulement.

Est-ce que les disponibilités que j’ai inscrites dans le formulaire correspondent à mes heures de quart?

Non. Les disponibilités choisies sur votre formulaire d’inscription ne correspondent pas aux heures qui vous seront assignées. De ce fait, plus vous avez de disponibilités, plus vous aurez de chances d’obtenir le nombre d’heures que vous voulez et les périodes que vous désirez. Votre horaire vous sera distribué après la séance d'orientation à laquelle vous assisterez.

Je n'ai pas eu de réponse de l’équipe de bénévolat depuis ma demande. Est-ce normal?

Veuillez nous laisser au moins un délai de deux semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n'avez toujours pas de réponse après ce délai, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com.

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires qui concernent le bénévolat à Otakuthon, n'hésitez pas à transmettre vos questions à volunteers@otakuthon.com.