FAQ des bénévoles

FAQ: Marche à suivre

Veuillez noter que comme nous faisons face à des contraintes d’espace, nous ne pouvons malheureusement pas retenir toutes les candidatures.. Ceci étant dit, nous éprouvons tout de même beaucoup de reconnaissance envers votre désir de contribuer au succès d’Otakuthon! Lors de l’attribution des quarts de bénévolat, nous privilégions les personnes qui ont demandé au moins 15 heures de bénévolat.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?
2. Que puis-je faire pour aider ?
3. Quelles sont les conditions ?
4. Informations utiles
5. Démarches pour postuler

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon?

D’abord, le bénévolat est une excellente façon de rencontrer de nouvelles personnes ayant des intérêts communs! Ensuite, nous offrons plusieurs avantages selon le nombre d’heures de bénévolat effectuées. Jetez un coup d’œil à la Charte des bénéfices des bénévoles pour tout savoir! 

En quoi le rôle de bénévole est-il différent de celui de membre du personnel?

Les bénévoles et les membres du personnel offrent leur temps personnel pour aider au festival. La différence est que les membres du personnel reçoivent un insigne « membre du personnel » et ont plus de responsabilités que les personnes bénévoles. De plus, ces dernières doivent acheter un insigne pendant la période de préinscription, qui peut être remboursé selon notre charte des bénéfices. Enfin, chaque membre du personnel a généralement une tâche désignée à accomplir tout au long de l’année, tandis que les bénévoles effectuent des tâches variées seulement pendant le festival et ne travaillent pas plus longtemps que les heures demandées.

2. Que puis-je faire pour aider?

Nous avons plusieurs postes disponibles. Consultez la page des postes des bénévoles pour plus d'informations.

3. Quelles sont les conditions?

Dois-je payer mon inscription si je suis bénévole?

Oui, mais nous avons un système de remboursement selon la charte des bénéfices.

J’aurai 14 ans avant Otakuthon, puis-je quand même devenir bénévole?

Oui. Nous acceptons les bénévoles de 14 ans ou plus. Si vous avez 14 ans juste avant le début du festival, veuillez nous fournir une pièce d’identité du gouvernement avec photo indiquant votre date de naissance (par exemple, votre carte d’assurance maladie ou votre passeport).

Malheureusement, les personnes qui souhaitent faire du bénévolat mais qui ont moins de 14 ans avant Otakuthon NE PEUVENT PAS s’inscrire pour devenir bénévoles (sans exception).

La préinscription est-elle obligatoire pour devenir bénévole?

Oui, la préinscription est obligatoire pour devenir bénévole. Vous devez inscrire le numéro de compte de votre préinscription sur votre formulaire de candidature pour faire du bénévolat. Votre insigne pourra être récupéré à partir du jeudi, le 7 août 2025 à midi.

Ma candidature a été acceptée comme bénévole. Y aura-t-il une séance d’information? 

Oui, il y aura des séances d’orientation pour les bénévoles pendant lesquelles nous détaillerons nos attentes et partagerons les informations qui vous seront utiles. Ce sera le moment idéal pour poser des questions et vous assurer que tous vos documents sont à jour.

4. Informations utiles

Combien d’heures de bénévolat dois-je faire pour un remboursement complet?

Il faut compléter 25 heures de bénévolat pour un remboursement complet. Par contre, vous pouvez aussi choisir de ne compléter que 5 heures, 10 heures, 15 heures, 18 heures, 20 heures, 23 heures ou même plus de 25 heures de bénévolat. Veuillez vous référer à la charte des bénéfices pour obtenir plus d’informations à ce sujet.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne veux pas les divulguer à Otakuthon. Est-ce un problème?

Pour pouvoir faire du bénévolat à Otakuthon, vous devrez fournir les informations demandées afin que votre inscription puisse être traitée. Rassurez-vous, aucune information personnelle que vous nous fournissez ne sera divulguée publiquement.

Quels sont les avantages à faire le quart de nuit ?

Chaque heure effectuée pendant le quart de nuit (entre 23:00 et 1:00) sera comptée comme 1,5 heure. Par exemple, si vous faites 2 heures pendant le quart de nuit, c’est comme si vous aviez fait 3 heures.

Note : Vous devez avoir au moins 18 ans pour faire les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts de travail?

Otakuthon remercie ses bénévoles pour leur aide et leur travail. Rassurez-vous, vous aurez des pauses pendant vos quarts de travail. Plus de détails seront fournis lors des séances d’orientation des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes quarts de travail?

Sauf avec autorisation, vous devez prêter attention aux tâches qui vous sont assignées. Si vous désirez prendre des photos, veuillez les prendre avant ou après votre quart de travail, ou lors de votre pause.

Puis-je être en cosplay pendant mes quarts de travail? Puis-je poser pour des photos?

N’hésitez pas à faire du cosplay pendant vos heures de bénévolat. Veuillez toutefois ne pas prendre de photo lorsque vous accomplissez activement une tâche. Pendant votre quart, la priorité est d’effectuer vos tâches et d’aider au bon déroulement du festival. Assurez-vous aussi que votre cosplay ne bloque pas le chemin en étant, par exemple, trop large ou trop volumineux. Assurez-vous aussi qu’il ne vous gêne pas dans vos tâches. Enfin, votre insigne doit être visible à tout moment sur votre cosplay.

Comment puis-je obtenir mon remboursement? Que faire si je ne peux pas le récupérer en personne?

Les remboursements seront faits pendant le festival; temps et lieu seront annoncés lors des séances d’orientation pour bénévoles. Si vous ne pouvez pas récupérer votre remboursement en personne pendant le festival, il y aura des dates pour le récupérer après le festival au bureau (5115 avenue Trans Island unité #205). Veuillez contacter  volunteers@otakuthon.com le plus vite possible. Les remboursements non réclamés ne seront ni transférés ni reportés pour les futures éditions du festival Otakuthon.

J’ai déjà réclamé mon remboursement, mais j’ai fini par faire plus d’heures. Puis-je obtenir un remboursement pour ces heures supplémentaires?

Non. Une fois que vous avez réclamé votre remboursement, vous ne pouvez plus en réclamer. Les récompenses sont calculées en fonction du nombre d’heures que vous accomplissez avant vos remboursements. Assurez-vous donc que toutes vos heures sont accomplies avant de réclamer votre remboursement et vos récompenses.

Que se passe-t-il si quelqu'un enfreint les règles? Y a-t-il un système d’avertissement? Comment fonctionne-t-il?

Nous utilisons le système des « trois avertissements ». Selon la gravité de la faute ou de l’erreur, un avertissement pourra être donné. La paresse, le manque de respect, les retards, l’absentéisme, une mauvaise performance à sa tâche, la désobéissance aux règlements et les autres comportements inacceptables sont des exemples de raisons pour lesquelles un avertissement sera donné. Au troisième avertissement, vous serez banni·e de l’équipe de bénévoles d’Otakuthon. Veuillez faire attention à votre attitude ainsi qu’à vos actes envers les personnes présentes au festival.

Les agissements suivants peuvent entraîner une expulsion immédiate : harcèlement, vol, abus et violences.

5. Démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire ?

1. Tout d’abord, vous devez remplir le formulaire d’inscription des bénévoles (à venir très bientôt).
2. Une fois votre inscription approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire doit être rempli et rendu à la séance d’orientation avec une preuve de votre préinscription qui indique votre numéro d’insigne à 5 chiffres OU vous pouvez l’envoyer à volunteers@otakuthon.com. Ces formulaires sont nécessaires pour finaliser votre inscription.
3. Les séances d’orientation auront lieu en juillet. Une fois la date déterminée, vous recevrez un courriel à cet effet. Vous devrez obligatoirement assister à l’une de ces séances pour vous mettre à jour avec les changements les plus récents. Veuillez aussi confirmer votre présence. De plus, veuillez noter que seul·e·s les bénévoles pour Otakuthon 2025 pourront assister aux séances.

Que faire si je veux postuler pour un poste en particulier?

L’idéal est de postuler le plus tôt possible et d’assister à la séance d’orientation. Dans le formulaire d’inscription, nous vous demandons d’indiquer votre premier et second choix, et nous en tiendrons compte lors de l’élaboration de votre horaire. Cependant, à cause du nombre limité de postes, nous pourrions vous placer là où des quarts sont disponibles.

Note : Toutes les personnes bénévoles auront à faire de la vérification d’insigne ou de pièces d’identité, peu importe leurs préférences. Nous avons décidé de partager les longues heures de vérification d’insignes équitablement parmi l’ensemble des bénévoles, plutôt que de les assigner à quelques personnes seulement.

Est-ce que les disponibilités que j’ai inscrites dans le formulaire deviendront mes heures de quart à la lettre?

Non. Les disponibilités choisies sur votre formulaire d’inscription peuvent différer des heures qui vous seront assignées. De ce fait, plus vous avez de disponibilités, plus vous aurez de chances d’obtenir le nombre d’heures que vous voulez et les périodes que vous désirez. Votre horaire vous sera distribué après la séance d’orientation à laquelle vous assisterez.

Je n’ai pas eu de réponse de l’équipe des bénévoles depuis ma demande. Est-ce normal?

Veuillez nous laisser au moins un délai de deux semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n’avez toujours pas de réponse après ce délai, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com.

Si vous avez besoin d’informations supplémentaires qui concernent le bénévolat à Otakuthon, n’hésitez pas à transmettre vos questions à volunteers@otakuthon.com.