Place des artistes (premium et régulier·ère·s)

Les liens vers les formulaires d’inscription des artistes sont disponibles à l’avance. Nous vous recommandons fortement de les ajouter à vos favoris pour pouvoir y accéder en cas de trafic élevé sur le site Web le jour de soumission des candidatures.

Cette année, nous avons séparé les candidatures selon la première lettre du nom de famille de l’artiste qui soumet son formulaire afin de réduire le trafic sur chaque formulaire. S’il vous plaît, ne remplissez que celui qui vous correspond. Les candidatures multiples entraîneront un rejet automatique.

Formulaire d’inscription des artistes PREMIUM

Nom de famille commençant par : A-J | K-N | O-Z

Formulaire d’inscription des artistes RÉGULIER·ÈRE·S

Nom de famille commençant par : A-D | E-K | L-O | P-Z

Veuillez consulter la section 2.3 Formulaire d’inscription et exigences du portfolio pour les informations concernant le formulaire d’inscription ainsi que les exigences pour la soumission du portfolio. Nous avons aussi préparé le guide suivant :

GUIDE POUR LA PRÉPARATION DU PORTFOLIO

Une liste de questions et réponses au sujet de la Place des artistes et du processus d’inscription est disponible ici : FAQ de la Place des artistes d’Otakuthon

1. Dates importantes et nouveautés pour 2025

1.1. Dates limites

QUOI QUAND
Inscription des artistes premiums 12 avril à 12:00 – 15 avril à 21:00
Inscription des artistes régulier·ère·s 26 avril à 12:00 – 29 avril à 21:00
Dernière journée pour les annulations de réservation et les remboursements partiels 25 juillet 2025 à 23:59
Dernière journée pour ajouter un·e artiste secondaire et des aides-artistes 25 juillet 2025 à 23:59
Dévoilement des numéros de table 19 juillet 2025
Dernière journée pour nous aviser des retards au festival 6 août 2025 à 23:59

1.2. Informations importantes pour 2025

À des fins de vérification, quiconque utilise des logiciels pour le dessin numérique doit soumettre un lien vers des fichiers (par exemple, sur Google Drive ou sur YouTube) qui rencontre UN des critères suivants :

Les artistes qui font strictement de l’artisanat doivent soumettre un lien vers des photos de leurs créations (par exemple, sur Google Drive ou dans un portfolio). Si ces créations utilisent des dessins numériques, vous devez vous conformer à la réglementation concernant l’IA et téléverser les fichiers mentionnés dans la section précédente.

2. Inscription à la Place des artistes

2.1. Prix des tables d’artiste

Table pour la fin de semaine (vendredi, samedi et dimanche) Prix
PREMIUM : 1 table (8 × 2,5 pi) et 2 chaises 425 CAD
RÉGULIER : 1 table (6 × 2,5 pi) et 2 chaises 250 CAD

Le prix comprend une (1) table d’artiste et un (1) insigne. Vous pouvez demander des insignes supplémentaires pour artiste secondaire ou aide-artiste. Vous recevrez par courriel un lien pour acquitter le paiement. Si l’artiste secondaire ou l’aide-artiste a déjà acheté son insigne sur le site Web du festival, l’artiste principal·e peut demander par courriel un changement d’insigne à artistsarea@otakuthon.com.

2.2. Inscription pour une table

Les artistes n’ont plus à se préinscrire ni à obtenir un numéro de compte afin de soumettre leur candidature pour une table d’artiste. Le compte sera créé une fois la réservation de table confirmée. Vous recevrez par courriel les détails de la procédure.

Seules les personnes de 18 ans et plus peuvent demander une table dans la Place des artistes.

Les artistes peuvent demander UNE table d’artiste premium et UNE table d’artiste régulier·ère. Si votre candidature a été retenue, nous vous contacterons dans les semaines suivant l’inscription pour confirmer la réservation d’une table premium OU d’une table régulière.

Les candidatures qui ne contiennent aucun élément lié aux thèmes des animes, des mangas ou de la culture japonaise seront refusées.

Les artistes qui soumettent leur candidature pour une table d’artiste premium doivent apporter suffisamment de marchandises pour utiliser au moins 80 % de l’espace disponible. Il leur faut remplir leur table complètement et utiliser adéquatement la table ou la superficie plus large de 8 × 2,5 pieds fournie dans la section premium.

IMPORTANT : Les artistes qui soumettent plusieurs demandes sous leur propre nom ou sous des noms différents verront toutes leurs candidatures immédiatement disqualifiées sans avertissement.

Si des modifications à votre candidature sont nécessaires après l’avoir soumise, envoyez un courriel au personnel de la Place des artistes et nous mettrons à jour votre formulaire avec plaisir.

2.3. Formulaire d’inscription et exigences du portfolio

Veuillez préparer les renseignements suivants pour votre demande :

*Portfolio ou site Web d’artiste : Les artistes devront fournir un lien vers leur portfolio ou vers un site Web valide qui met en valeur leur art ou leur artisanat destiné à la vente durant le festival. Consultez cette page pour des exemples de ce que nous recherchons : GUIDE POUR LA PRÉPARATION DU PORTFOLIO.

À des fins de vérification, quiconque utilise des logiciels pour le dessin numérique doit soumettre un lien vers des fichiers (par exemple, sur Google Drive ou sur YouTube) qui rencontre UN des critères suivants :

Les artistes qui font strictement de l’artisanat doivent soumettre un lien vers des photos de leurs créations (par exemple, sur Google Drive ou dans un portfolio). Si ces créations utilisent des dessins numériques, vous devez vous conformer à la réglementation concernant l’IA et téléverser les fichiers mentionnés dans la section précédente.

2.4. Groupes d’artistes et aides-artistes

2.4.1. Composition du groupe d’artistes

Les artistes qui souhaitent s’inscrire ensemble pour une table peuvent former un groupe d’artistes. Ces groupes sont limités à un maximum de trois personnes, et à un maximum de deux artistes par table. Voir ci-dessous pour des exemples :

L’artiste principal·e sera la personne avec qui l’équipe de la Place des artistes communiquera. Il est de sa responsabilité de transmettre toutes les informations et les documents aux autres membres de sa table.

2.4.2. Aides-artistes

Les aides-artistes doivent avoir 16 ans ou plus. Si un·e artiste du groupe décide de vendre du contenu pour adultes, chaque membre de la table doit avoir au moins 18 ans.

2.4.3. Ajout de membres au groupe d’artistes

Les artistes dont le nom a été retenu pour une table pourront ajouter un·e artiste secondaire et des aides-artistes, si besoin.

Pour ajouter un·e artiste secondaire ou aide-artiste à votre table, envoyez un courriel à l’équipe de la Place des artistes à artistsarea@otakuthon.com avec les informations suivantes :

IMPORTANT : Chaque personne opérant derrière une table dans la Place des artistes DOIT être inscrite. Les artistes, y compris leurs aides-artistes, doivent porter leur insigne d’artiste respectif de manière visible pendant toute la durée du festival. Une personne sans insigne d’artiste ne peut pas être présente derrière la table.

2.5. Liste d’attente et liste de vente de feu

Une poignée d’artistes dont la candidature n’a pas été retenue pour une table sera pigée pour la liste d’attente et la liste de vente de feu, en autant qu’iels aient sélectionné cette option.

Si une table se libère, nous contacterons la prochaine personne sur la liste d’attente. Une personne déjà assignée à une des sections mais qui obtient une table dans l’autre section à travers la liste d’attente pourra décider quelle table elle souhaite conserver. Dans cette situation, la table libérée ira à la personne suivante dans la liste d’attente de sa section.

La liste de vente de feu est destinée aux artistes qui souhaitent qu’on les contacte à la dernière minute si certain·e·s ne se présentent pas le premier jour du festival. Ces artistes doivent être en mesure d’installer leur table avec un court préavis pour la durée restante du festival. Quiconque choisit cette option devra fournir une méthode de contact supplémentaire (numéro de téléphone) afin que nous puissions les contacter rapidement et leur permettre de s’installer au festival le plus tôt possible.

Veuillez noter que la liste de vente de feu est distincte de la liste d’attente.

2.6. Paiement

Une fois la réservation de table confirmée, l’artiste principal·e recevra un lien pour acquitter le paiement.

Si cette personne ajoute un·e artiste secondaire ou aide-artiste par la suite, elle recevra un nouveau lien pour le paiement de l’insigne supplémentaire (voir section 2.4 Groupes d’artistes et aides-artistes).

Nous n’acceptons plus les paiements en personne au bureau d’Otakuthon.

2.7. Par procuration

Les artistes qui souhaitent vendre à Otakuthon doivent se trouver sur les lieux du festival. La vente de marchandise par procuration n’est pas permise cette année. Nous demanderons aux artistes qui vendent par procuration de quitter le festival immédiatement, sans remboursement ni compensation.

2.8. Remboursements et annulations

Si vous ne pouvez plus assister à Otakuthon ou si vous ne souhaitez plus conserver votre table, contactez la direction de la Place des artistes (artistsarea@otakuthon.com) dès que possible. Un remboursement de 50 % sera accordé pour toute annulation effectuée avant le 25 juillet 2025 à 23:59. Après cette date, toute annulation est non remboursable. De plus, si l’artiste ne respecte pas les règlements de la Place des artistes après avoir effectué le paiement pour sa table, iel risque de perdre sa table sans recevoir de remboursement.

Les tables d’artiste ne sont pas transférables. Personne ne peut revendre sa table à un·e ami·e ou autre artiste. Si un·e artiste renonce à sa table, celle-ci sera assignée à la personne suivante sur la liste d’attente. Quiconque revend sa table verra son nom ajouté à notre liste noire en vue de futures demandes de table.

3. Règlements et politiques 2025

3.1. Affichage

Les toiles de fond et les structures sur pied sont autorisées, pourvu qu’elles ne bloquent pas les sorties et ne gênent pas les zones voisines ni la circulation à l’intérieur de la Place des artistes. Enfin, celles-ci doivent être montées de manière sécuritaire.

PREMIUM : La hauteur maximale des structures ne doit pas dépasser 8 pieds de hauteur au-dessus de la table (environ 10,5 pieds du sol).

RÉGULIER : La hauteur maximale des structures ne doit pas dépasser 5 pieds de hauteur au-dessus de la table (environ 7,5 pieds du sol).

IMPORTANT : Les instructions du commissaire aux incendies stipulent qu’un couloir de 2 pieds de largeur doit être maintenu en tout temps entre les artistes pour des raisons de sécurité.

Coller quelque matériel que ce soit, de quelque manière que ce soit, sur les murs du Palais des congrès de Montréal est strictement interdit.

3.2. Règle des trois avertissements

Les artistes doivent suivre les règlements et politiques de la Salle d’exposition. Tout défaut de s’y conformer peut entraîner l’expulsion de l’artiste des lieux du festival sans compensation ni remboursement.

Si un·e artiste ou aide-artiste commet une infraction, cette personne recevra un avertissement et bénéficiera d’un délai pour corriger le problème. Une deuxième infraction sera traitée de la même manière. Toutefois, une troisième infraction entraînera son expulsion pour les années suivantes. Pour toute inscription future à une table d’artiste, nous tiendrons compte de la gravité des infractions commises.

3.3. Conduite générale

Les artistes doivent respecter le Contrat d’artiste, le Guide des exposant·e·s et les Politiques générales d’Otakuthon. Veuillez vous référer à la section Règlements et politiques du site Web d’Otakuthon pour en savoir plus. Lors du festival, nous appliquerons les règles suivantes :

  1. Les artistes ne peuvent utiliser que la table d’artiste qui leur a été assignée. Les artistes ne peuvent donc pas utiliser ni afficher leurs œuvres dans des zones qui ne leur ont pas été attribuées. Les artistes ne peuvent pas non plus emprunter d’espace, de table ni de chaises qui ne leur ont pas été attribuées, même si celles-ci ne sont pas utilisées.
  2. Les artistes ne peuvent pas freiner les activités d’autres artistes, vendeur·euse·s ou exposant·e·s, ni interférer avec celles-ci.
  3. Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement ni de remarques désobligeantes envers le personnel et les bénévoles d’Otakuthon.
  4. Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers d’autres artistes. Si vous considérez avoir été victime de harcèlement, veuillez vous référer au personnel d’Otakuthon.
  5. La personne responsable du groupe d’artistes est responsable de son artiste secondaire et de ses aides-artistes. Si un·e membre de son groupe commet une infraction, l’artiste principal·e sera tenu·e responsable et sera soumis·e à la Règle des trois avertissements. Cette personne pourra donc être expulsée de la Place des artistes avec son groupe, sans compensation ni remboursement.
  6. Les artistes peuvent manger à leur table dans la Place des artistes, tant que leur espace demeure propre. Des frais de nettoyage seront facturés aux personnes responsables si leur espace est jugé excessivement sale à la fin du festival.

3.4. Marchandise

  1. Les artistes doivent détenir les droits d’auteur de toutes les œuvres vendues à leur table. En d’autres mots, toutes les marchandises doivent avoir été créées entièrement par l’artiste qui les vend.
  2. Les images manipulées, tracées et délibérément copiées à partir d’illustrations officielles sont interdites.
  3. Il est interdit de vendre dans la Place des artistes des répliques de marchandises existantes, comme les logos et emblèmes de séries d’animes et de jeux vidéo (comme Attack on Titan, Pokémon Go et Final Fantasy).
  4. Aucune nourriture ne peut être vendue ni distribuée dans la Place des artistes.
  5. Le matériel affiché doit être adapté à un public général (en suivant les directives de la classification des films PG). Le matériel montrant de la nudité ou des actes sexuels (ou d’autres formes de matériel pour adultes) est autorisé, mais ne peut être affiché que couvert ou caché de la vue des personnes mineures. Nous nous réservons le droit de demander aux artistes qui ne respectent pas cette règle de le retirer. L’artiste recevra alors un avertissement pour violation du Règlement concernant le contenu pour adultes (voir section 3.5 Règlement concernant le contenu pour adultes), et son infraction sera traitée en vertu de la Règle des trois avertissements.
  6. Les artistes et aides-artistes doivent avoir 18 ans et plus pour vendre du matériel pour adultes. L’acceptabilité des œuvres est à la discrétion de l’équipe de la Place des artistes, qui peut demander le retrait de tout matériel offensant.
  7. Il est interdit de vendre de la marchandise piratée, frauduleuse (« bootleg »), non licenciée ou illégale sur les lieux du festival. Il est de la responsabilité de l’artiste de déterminer si les items et produits sont frauduleux. Pour plus d’informations sur la marchandise frauduleuse, écrivez-nous à dealers@otakuthon.com. Le personnel d’Otakuthon demandera à l’artiste de retirer tout item non conforme à la Politique relative aux marchandises frauduleuses, et suivra la Règle des trois avertissements. Si l’artiste récidive, l’item en question sera confisqué et ne lui sera rendu qu’à la fin du festival.
  8. Il est strictement interdit de réaliser des transactions basées sur la chance ou sur la loterie requérant un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec.
  9. Les rallyes d’étampes sont uniquement permis s’ils sont gratuits. Les artistes ne peuvent en aucun cas obliger quiconque à acheter leur marchandise pour participer à un rallye d’étampes, obtenir une étampe à un point de passage ou recevoir un prix. Veuillez vous référer à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec pour plus d’informations.
  10. Tous les dessins doivent suivre la Politique des fan-arts (voir la section 4. Références pour plus d’informations).
  11. Aucune impression quelconque d’art sur tissu ou sur objet pouvant être produite en masse n’est autorisée dans la Place des marchand·e·s et dans la Place des Artistes. Les cabines d’impression d’art automatisées ou en libre-service sont également interdites.

3.5. Règlement concernant le contenu pour adultes (18+)

  1. Les artistes qui souhaitent vendre de la marchandise pour adultes ou du contenu explicite (« NSFW») doivent soumettre des images de leurs produits à l’avance et recevoir l’approbation de l’équipe de la Place des artistes.
  2. Le matériel pour adultes ne peut être montré et vendu qu’aux personnes âgées de 18 ans et plus présentant une preuve d’âge au moyen d’une pièce d’identité avec photo. MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES PERSONNES MINEURES EST UNE INFRACTION CRIMINELLE.
  3. Peu importe le type de marchandise pour adultes, celle-ci doit être entièrement couverte pour être affichée. Les notes autocollantes ne suffisent pas et la censure doit être réalisée de manière à ce que les personnes mineures n’aient pas accès à du matériel inapproprié pour leur âge.
  4. Si l’œuvre représente un personnage dans une pose suggestive, l’intégralité de l’image doit être recouverte de façon à ce qu’il soit impossible pour le public d’en deviner le contenu.
  5. Les marchandises ou catalogues pour adultes doivent être entreposés discrètement et cachés à la vue du public. Si quelqu’un souhaite visionner du contenu pour adultes, l’artiste doit fournir un environnement où le catalogue ou la marchandise ne seront pas entièrement visibles par les autres personnes.
  6. Nous pouvons demander aux artistes qui ne respectent pas cette règle de retirer le matériel offensant. L’artiste recevra alors un avertissement pour violation du Règlement concernant le contenu pour adultes en vertu de la Règle des trois avertissements (voir section 3.5 Règlement concernant le contenu pour adultes).
  7. Les artistes qui vendent de la marchandise pour adultes doivent se conformer à toutes les recommandations et demandes provenant du personnel de la Place des artistes.
  8. En cas de doute, de question ou de préoccupation, contactez le personnel de la Place des Artistes. Les décisions prises par le personnel de la Place des Artistes concernant le contenu pour adultes sont sans appel.

3.6. Contenu généré par intelligence artificielle (IA)

On entend par « contenu généré par IA » toute œuvre créée par une IA programmée pour extraire des images d’art de sites Web de créateur·ice·s et d’autres sites de médias sans leur permission. En raison des controverses entourant ce contenu, Otakuthon interdit la vente de contenu artistique généré par IA dans la Salle d’exposition.

  1. Un·e artiste est un être humain alors qu’une IA ne l’est pas. Les IA ne répondent donc pas aux exigences pour se trouver dans la Place des artistes.
  2. Une personne qui programme une IA n’est pas considérée artiste, car la création d’une œuvre nécessite effort, énergie et passion.
  3. À des fins de vérification, les artistes qui utilisent un logiciel de dessin numérique doivent soumettre un lien vers des fichiers (par exemple, sur Google Drive ou sur YouTube). Consultez la section 2.3 Formulaire d’inscription et exigences du portfolio pour en connaître les lignes directrices.
  4. Nous tolérons les outils d’assistance par IA, comme « AI Generation » de Photoshop ou « Colorize » de Clip Studio, tant qu’ils ne constituent pas plus de 20 % du dessin. On entend par « outil d’assistance par IA » n’importe quel outil permettant d’optimiser ou d’aider l’artiste, pour autant que cela ne constitue pas une majorité du travail final.

3.7. Utilisation de la langue française

  1. Selon l’Office québécoise de la langue française, les artistes doivent se conformer à la Charte de la langue française lors du festival.
  2. Toutes bannières, affiches ou étiquettes principales doivent comporter du français.
  3. Si plusieurs langues sont affichées, le français doit prôner au-dessus de toutes.
  4. Pour plus d’informations à propos de la Charte de la langue française, veuillez vous référer à ce lien.

Références

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la Place des artistes, contactez-nous à artistsarea@otakuthon.com.