Règlements d'inscription
Veuillez prendre un moment pour lire les Règlements et politiques du festival. En vous inscrivant, vous acceptez de vous conformer aux règlements et politiques d’Otakuthon. Leur non-respect pourrait entraîner la perte de votre insigne et votre expulsion du festival sans remboursement.
***Pour en savoir plus sur les concerts payants qui ont lieu dans la salle Wilfrid-Pelletier, consultez la section 3.2.***
Vous trouverez plus d'informations sur les insignes dans la FAQ des inscriptions.
1. Politique sur le remboursement
Les inscriptions — incluant les insignes et les extras payés, comme les chandails — sont non remboursables. L’envoi postal des insignes est également non remboursable, même s’ils ne sont pas reçus (voir section 5).
2. Mise à jour, correction et amendement d’inscription
Les insignes ne peuvent être revendus. La personne titulaire du compte peut toutefois mettre à jour les informations lui étant associées et ajouter des extras jusqu’à la date limite des envois postaux pour les insignes envoyés par la poste, soit le 6 juillet 2025, ou jusqu’au 1 août 2025 si l’envoi postal n’est pas sélectionné.
3. Coût et paiement
3.1 Insigne Otakuthon
- L’inscription doit être entièrement payée avant la date limite d’une période d’inscription donnée afin de profiter de son tarif réduit, si applicable.
- Toute inscription n’ayant pas été payée dans sa totalité avant la date limite d’une période d’inscription sera sujette au tarif suivant ou annulée, le cachet de la poste faisant foi dans le cas d’un envoi par courrier régulier.
- Les paiements par la poste doivent être timbrés avant ou le jour de la date limite de leurs périodes d’inscription respectives, le cachet de la poste faisant foi, et doivent être reçus au plus tard le 6 juillet 2025.
- Otakuthon ne sera pas tenu responsable en cas de perte d’un paiement envoyé par la poste.
- Veuillez ne pas envoyer d’argent comptant par la poste. Les SEULS modes de paiement acceptés par la poste sont les chèques et les mandats-poste.
3.2 Billet de concert Place des Arts
Les concerts ayant lieu dans la salle Wilfrid-Pelletier doivent être achetés sur le site officiel de la Place des Arts. Ceux-ci sont sujets aux conditions et politiques de la Place des Arts (que vous pouvez consulter ici.
Deux tarifs sont disponibles pour acheter vos billets :
- Prix réduit pour les personnes possédant un insigne Otakuthon, et
- Prix régulier pour les personnes n’ayant PAS d’insigne Otakuthon.
Pour vous prévaloir d’un billet au tarif réduit, vous devez détenir un insigne valide 3 jours (comme l’insigne 3 jours ou l’insigne exposant) ou pour la journée correspondant à celle du concert auquel vous souhaitez assister. Par exemple, un concert ayant lieu le dimanche requiert soit un insigne 3 jours, soit un insigne du dimanche. Les billets sont émis et distribués par la Place des Arts.
Pour toute personne possédant un insigne Otakuthon et ayant acheté un billet au tarif réduit, la présentation de l’insigne sera requise lors du contrôle des billets.
4. Récupération de l'insigne au festival
À moins d’avoir choisi l’envoi postal, vous devez récupérer votre insigne durant les heures d’inscription d’Otakuthon 2025 au Palais des congrès de Montréal, à l’endroit désigné. Il n’y aura ni période ni lieu alternatif disponible pour la récupération d’insignes.
Les billets de concert pour la salle Wilfrid-Pelletier sont émis et distribués par la Place des Arts. Vos billets de concert ne seront donc pas envoyés par la poste avec votre insigne Otakuthon.
4.1. Inscription individuelle
Pour récupérer votre insigne en personne, vous devez obligatoirement présenter :
- une copie de votre confirmation d’inscription (imprimée ou numérique), et
- une ou plusieurs des pièces d’identité avec photo valides.
La pièce d’identité doit comprendre tous les éléments suivants :
- Nom complet,
- Prénom complet,
- Date de naissance,
- Photo.
Exemples de pièces acceptées : permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, carte de citoyenneté… Les cartes étudiantes et cartes OPUS à tarif réduit ne sont pas acceptées seules.
Les informations fournies lors de l’inscription doivent correspondre exactement à celles figurant sur la pièce d’identité présentée lors de la récupération de l’insigne.
- Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d’insigne à toute personne dont les informations fournies ne correspondent pas à celles figurant sur la pièce d’identité avec photo valide présentée.
4.2. Procuration
Il est possible de récupérer l’insigne d’une autre personne adulte par procuration sur place. Présentez chacun de ces trois documents :
- La confirmation de l’inscription (imprimée ou numérique),
- Une pièce d’identité officielle avec photo de la personne inscrite et dont les informations correspondent à celles fournies lors de l’inscription,
- Une pièce d’identité officielle avec photo de la personne mandataire.
La personne mandataire est responsable de remettre l’insigne à qui il appartient.
Au festival, un insigne qui ne correspond pas à la personne qui la détient sera confisqué.
4.3. Inscription de groupe
- Seule la personne titulaire du compte peut récupérer les insignes des membres de son groupe (à l’exception des insignes enfants; voir section 6).
- Il lui faut présenter toutes les confirmations d’inscription (imprimées ou numériques) et sa ou ses pièces d’identité avec photo valides (comme un permis de conduire, une carte d’assurance maladie, une carte étudiante ou une carte OPUS à tarif réduit) comportant TOUTES les caractéristiques suivantes :
- Nom complet,
- Prénom complet,
- Date de naissance,
- Photo.
- Assurez-vous que les informations fournies dans le système d’inscription correspondent exactement à celles sur la pièce d’identité avec photo présentée lors de la récupération de l’insigne.
- Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d’insigne à toute personne dont les informations fournies ne correspondent pas à celles figurant sur la pièce d’identité avec photo valide présentée.
- La personne titulaire du compte est responsable de remettre chaque insigne à qui il appartient.
- Au festival, un insigne qui ne correspond pas à la personne qui la détient sera confisqué sans préavis.
- Si la personne titulaire du compte ne récupère pas tous les insignes, les membres du groupe devront récupérer leur insigne individuellement (voir la section 4.1).
5. Envoi postal de l'insigne
Les insignes adultes ainsi que les cordons pour insignes peuvent être envoyés à une adresse canadienne, moyennant des frais.
Ces frais varient en fonction du nombre d’insignes et de leur destination.
Tous les insignes reliés à un même compte seront envoyés à l’adresse indiquée, à l’exception des insignes enfants (voir section 6).
La personne titulaire du compte a la responsabilité de remettre chaque insigne à qui il appartient. Des détails imprimés indiqueront quel insigne appartient à qui.
Un insigne qui ne correspond pas à la personne qui le détient sera confisqué.
Les insignes envoyés par la poste seront considérés comme remis et ne pourront plus être récupérés sur place. Les insignes envoyés par la poste perdus, endommagés ou retardés ne peuvent pas être envoyés une nouvelle fois. De plus, aucun remboursement ne sera offert.
Si le service à la clientèle (registration@otakuthon.com) est averti avant le 1 août 2025, vous aurez le droit d’accéder à la file d’inscription express sur place, et votre insigne vous sera remis sans frais.
Autrement, il vous faudra faire la file du service à la clientèle et payer des frais de remplacement. Les règlements concernant la récupération d’insignes sur place s’appliquent.
En cas de force majeure, Otakuthon se réserve le droit d’annuler unilatéralement l’option d’envoi par la poste et de rembourser le coût de l’envoi postal.
6. Inscription des enfants
6.1 Enfants de 6 ans et moins
Les enfants âgés de 6 ans et moins (nés le 1 août 2018 ou plus tard) bénéficient d’une entrée gratuite. Un insigne facultatif (Chibi-Chibi) est disponible au comptoir famille dans la zone des inscriptions.
Règles importantes :
- Les enfants doivent être accompagnés en tout temps par un parent ou gardien·ne d’au moins 18 ans.
- Une pièce d’identité valide émise par le gouvernement (comme une carte d’assurance maladie ou un passeport) peut être requise comme preuve d’âge.
6.2 Enfants de 7 à 13 ans
Les enfants âgés de 7 à 13 ans (nés entre le 1 août 2012 et le 31 juillet 2018) doivent être inscrits par une personne ayant l’autorité parentale, un·e tuteur·ice légal·e ou un·e guardien·ne ayant leur consentement.
Pour ces enfants, un insigne Enfant (Chibi) est requis.
Règles importantes :
- L’enfant doit être accompagné par un parent ou gardien·ne ayant au moins 18 ans.
- Si l’inscription se fait en présentiel lors du festival et que l’enfant ne sera pas accompagné par un parent ou un·e tuteur·ice légal·e, apportez le Formulaire de consentement parental pour inscription en présentiel (lien) afin de compléter l’inscription. Sans ce formulaire, nous ne pourrons compléter l’inscription de l’enfant.
- Il doit être inscrit dans le même groupe que sa personne accompagnatrice.
- Les insignes Enfant ne peuvent pas être envoyés par la poste et doivent être récupérés sur place, à la zone des inscriptions, en présence de l’enfant. Une pièce d’identité valide émise par le gouvernement (comme une carte d’assurance maladie ou un passeport) est requise comme preuve d’âge.
Le personnel et les bénévoles du festival Otakuthon ne seront en aucun cas responsables de la garde d’un enfant. La personne gardienne sera l’unique responsable de la garde de l’enfant sous sa supervision.
Une file dédiée aux familles est disponible pour les parents accompagnant un enfant de 13 ans ou moins au festival.
7. Inscription sur place
- Tout individu désirant s’inscrire sur place doit se présenter en personne avec une pièce d’identité avec photo valide et comportant TOUTES les informations suivantes :
- Nom complet,
- Prénom complet,
- Date de naissance,
- Photo.
- Les insignes adultes peuvent aussi être achetés par une personne mandataire SEULEMENT sous présentation des deux documents suivants :
- une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement appartenant à la personne propriétaire de l’insigne, et
- une pièce d’identité valide avec photo émise par le gouvernement appartenant à la personne mandataire.
- Il appartient à la personne mandataire de s’assurer que l’insigne sera utilisé par la personne qui en est désignée propriétaire.
- Au festival, un insigne qui ne correspond pas à la personne qui le détient sera confisqué.
- Les participant·e·s ayant créé un compte en ligne, rempli leurs informations et choisi leurs extras doivent s’assurer d’avoir payé le montant total de leur insigne avant la date limite de la préinscription, soit le 1 août 2025, sans quoi il sera impossible d’accéder à la file pour la cueillette d’insigne.
- Il faudra alors refaire les démarches nécessaires pour s’inscrire dans la ligne d’inscription sur place, au tarif applicable sur place, et se procurer les extras désirés (notamment le chandail souvenir).
8. Politique sur le port de l'insigne
- L’insigne doit demeurer visible et accessible en tout temps, orienté vers l’avant à la hauteur de la poitrine.
- S’il ne peut être placé à ce niveau en raison de restrictions causées par un costume ou pour toute autre raison, assurez-vous qu’il soit le plus visible possible.
- Si vous portez un cosplay, vous pouvez temporairement cacher votre insigne lors de la prise de photos, mais il doit demeurer visible le reste du temps.
- Quiconque n’affiche pas correctement son insigne peut se voir refuser l’accès aux activités d’Otakuthon et même se faire escorter à l’extérieur du site.
- Il vous faut en tout temps garder une pièce d’identité avec photo valide. Vous devez la présenter sur demande des membres du personnel d’Otakuthon ou des services de sécurité.
- Quiconque perd son insigne doit le signaler au service à la clientèle le plus rapidement possible.
- Les insignes perdus doivent être rapportés au service à la clientèle.
- Si votre insigne est retrouvé avant qu’un insigne de remplacement ne soit émis, vous pouvez venir le chercher au service à la clientèle sur présentation d’une pièce d’identité avec photo valide.
9. Insignes perdus et trouvés
- Les insignes retrouvés peuvent être réclamés sur présentation d’une pièce d’identité avec photo valide au service à la clientèle.
- Les insignes perdus peuvent être remplacés UNE seule fois, moyennant des frais de 15 $.
- Une fois remplacé, l’insigne perdu sera invalidé de façon permanente.
10. Exactitude de l'information
- Il faut fournir des renseignements exacts et complets lors de l’inscription.
- Ces renseignements doivent correspondre aux informations figurant sur la pièce d’identité avec photo valide présentée lors de la récupération ou du remplacement de l’insigne.
- Le personnel se réserve le droit de refuser une remise d’insigne à toute personne dont les informations fournies ne correspondront pas à celles qui figurent sur la pièce d’identité avec photo valide présentée.
- Otakuthon ne sera pas tenu responsable si nous ne parvenons pas à communiquer avec quelqu’un en utilisant l’information qui nous a été fournie.