Marchand·e·s

Vendre de la marchandise à Otakuthon

Otakuthon offre des tables pour les marchand·e·s dans l'espace réservé à cette fin dans la Salle d'exposition. À titre de festival attirant annuellement des milliers de participant·e·s à Montréal, Otakuthon donne accès à un groupe démographique parfait d'acheteur·euse·s intéressé·e·s à trouver nombre d'articles liés aux animes, aux jeux, à la culture japonaise et beaucoup plus.

Les inscriptions des marchand·e·s commencent le 13 avril 2025 et se terminent le 19 avril 2025 pour le premier tour. Après ces dates, il sera toujours possible de s’inscrire, mais vous aurez moins de chances d’avoir une table. Veuillez lire les sections ci-dessous pour des informations supplémentaires.

Afin de s’inscrire pour un kiosque à la Place des marchands, nous vous invitons à remplir et soumettre le Formulaire d'application pour les marchand·e·s 2025.

Otakuthon a compilé une liste de questions et réponses au sujet de la Place des marchand·e·s.

Cliquez ici pour accéder à la FAQ de la Place des marchand·e·s.

N’hésitez pas à communiquer avec nous par courriel à dealers@otakuthon.com si vous avez d’autres questions.

Renseignements importants à connaître pour 2025

Mot d’accueil

Nous vous souhaitons la bienvenue à la vingtième édition, que ce soit votre première année à titre de marchand·e ou pas. Si c’est votre première année, consultez les lignes directrices ci-dessous pour savoir si vous êtes admissible à présenter une demande d’inscription dans la Place des marchand·e·s. Ensuite, envoyez quelques photos de votre marchandise ou un lien vers votre site Web à dealers@otakuthon.com afin que nous puissions confirmer que votre marchandise est conforme à nos politiques. Nous vous ajouterons à la liste d’envoi une fois que nous aurons approuvé votre candidature. Nous vous informerons alors lorsqu’il sera temps de vous inscrire ainsi que pour vous expliquer la méthode à suivre.

Important : attendez la confirmation de votre réservation avant de procéder au paiement.

Marchandise autorisée dans la Place des marchand·e·s

• Les biens et services vendus dans la Place des marchand·e·s de la Salle d’exposition sont des produits sous licence qui peuvent être (notamment) importés, produits en masse ou originaux, mais qui respectent la politique concernant la marchandise frauduleuse.
• Tout contenu destiné à un public adulte doit être caché, à l’abri du regard du public. Quiconque vend des articles visant un public adulte doit s’assurer que ses acheteur·euse·s ont au moins 18 ans en demandant une preuve d’âge.
• Vous ne pouvez pas vendre d’armes sans en avoir d’abord avisé la direction des marchand·e·s. Si ce n’est pas indiqué dans votre inscription, il vous sera interdit d’en vendre. Consultez la Politique des accessoires d’Otakuthon.
• Vous pouvez vendre des aliments ou des boissons qui ne peuvent pas être servies et consommées sur place dans la Salle d’exposition, comme le café ou le thé qui nécessitent une préparation, et uniquement après avoir discuté avec le personnel de la Place des marchand·e·s et obtenu leur autorisation au moyen de nos procédures. Sinon, il est interdit de vendre des produits consommables à l’intérieur du Palais des congrès de Montréal sans permission spéciale.

Marchandise interdite dans la Place des marchand·e·s

• Aucune nourriture prête à consommer provenant de l’extérieur ne peut être vendue ou distribuée dans le Palais des congrès de Montréal. Ceci comprend les bonbons et la nourriture préemballée.
• La marchandise piratée, frauduleuse, non licenciée ou illégale sur les lieux du festival est interdite sous peine d’expulsion du festival.
• Les produits ayant du contenu généré par intelligence artificielle.
• Le fan art.
• Note : Une liste plus complète de marchandise interdite sera incluse dans le contrat des marchand·e·s.

En cas de doute à savoir si votre marchandise est conforme aux règlements d’Otakuthon ou pas, envoyez un courriel à dealers@otakuthon.com pour vérifier auprès de nous.

Tarifs pour les espaces

*Tous les prix sont en dollars canadiens et incluent les taxes.

• Tous les espaces mesurent 10 pi x 10 pi (100 pi²).
• Chaque espace (et tous les espaces additionnels) comprend deux insignes donnant accès à la Salle d'exposition.
• Chaque espace inclut gratuitement deux tables de 6 pi et 2 chaises.
• Les marchand·e·s peuvent commander d’autres tables (6 ou 8 pi) et chaises moyennant des frais supplémentaires, tant que la demande est formulée à l’avance.
• Un frais supplémentaire de 75 $ sera appliqué au prix des kiosques de chaque marchand pour assurer une connexion Wi-Fi garantie pendant la convention sous la forme d’un code de coupon à usage unique, pour un seul appareil, pour la durée de la convention. Des connexions supplémentaires pourront être achetées, tant que la demande est formulée avant le 20 juin 2025. Plus de renseignements quant à ce point figureront dans le contrat des marchand·e·s.

Inscriptions

Cette année, nous sélectionnerons les candidatures en fonction d’un système de loterie. Bien qu’il n’y ait pas de limite de temps pour s’inscrire à la Place des marchand·e·s, une semaine sera allouée pour s’inscrire avant que nous ne sélectionnions par loterie quelles personnes auront un kiosque. Par conséquent, après cette première semaine, vous aurez moins de chances de recevoir un espace marchand. Votre nom sera néanmoins ajouté à notre liste d’attente, et quiconque a fait une demande lors de la première semaine aura la priorité par rapport aux candidatures soumises après cette première semaine d’inscriptions, toujours en fonction d’un système de loterie.

Liste d’attente et liste de vente de feu

En vous inscrivant à la Place des marchand·e·s, votre nom sera automatiquement ajouté à notre liste d’attente si celui-ci n’a pas été sélectionné pour un kiosque lors du premier tour d’inscriptions. La liste sera classée dans le même ordre que celui des candidatures retenues pour l’année. Si un kiosque est libéré en raison d’une annulation ou pour toute autre raison, la prochaine personne sur la liste d’attente sera contactée pour prendre l’espace.

Au moment de vous inscrire, si vous souhaitez qu’on vous contacte en cas d’annulation de dernière minute, vous pourrez réserver une place sur la liste d’urgence au cas où un·e marchand·e ne se présente pas à son kiosque pendant le festival. Si vous choisissez cette option, vous devrez fournir une méthode de contact supplémentaire, comme un numéro de téléphone ou une adresse courriel, afin que nous puissions vous informer rapidement de ce changement et que vous ayez le temps de vous préparer et arriver à temps au festival.

Veuillez noter que la demande d’inscription sur la liste d’urgence n’a pas d’incidence sur le positionnement d’une personne sur la liste d’attente, et vice versa.

Comportement général

Veuillez n’utiliser que le matériel fourni avec vos kiosques. Ceci inclut les tables, chaises, nappes ou rideaux. Vous ne pouvez pas prendre ceux des autres exposant·e·s. Si vous avez besoin de plus de matériel que ce qui vous a été fourni, veuillez en informer notre équipe et nous vous aiderons à en trouver d’autres. Gardez toutefois à l’esprit que certains de ces articles engendrent des frais supplémentaires.

Nous vous prions d’arriver à la Salle d’exposition en avance et de veiller à terminer vos préparatifs à temps afin d’accueillir les participant·e·s au moment où les portes de la Salle sont ouvertes au public.

Nous ne tolérerons pas le harcèlement, les commentaires désobligeants, les insultes ou la violence physique envers le personnel d’Otakuthon, les bénévoles, les participant·e·s ou les autres exposant·e·s.

Remboursements et annulations

Les espaces de la Place des marchand·e·s annulés ne sont pas remboursables, peu importe la raison. Toutefois, vous pouvez utiliser ce montant comme crédit à titre de paiement du kiosque l’année suivante. Cela dépend néanmoins de votre disponibilité et de votre capacité à acquérir un espace lors des inscriptions à ce moment-là. Notez que le crédit ne peut être utilisé que l’année suivante, après quoi il sera considéré comme expiré.

Heures d’ouverture de la Place des marchand·e·s

Veuillez noter que ces heures sont sujettes à changement.