Documents de commandite

Informations concernant les commandites

Les commanditaires sont les compagnies ou organismes qui font leur publicité à Otakuthon. Les vendeurs et les exposants sont aussi la bienvenue pour commanditer Otakuthon.

Veuillez noter que toute forme de commandite vous donne automatiquement droit à un lien Internet inscrit dans la section des commanditaires du site d’Otakuthon.

Publicité dans le programme-souvenir

Le programme-souvenir d’Otakuthon sera offert à tous les participants inscrits. Nous prévoyons en distribuer près de 2 500. Il à noter que la publicité insérée est une excellente opportunité de promotion pour votre compagnie ou organisme. En effet, les dépliants serviront d’abord de guide désignant les plans des lieux et les descriptions des activités. De plus, ces imprimés peuvent servir d’excellent souvenir du festival.

Tarifs publicitaires

Toute publicité du programme-souvenir doit nous être parvenu au plus tard le 15 Mai 2007 .

Directives quant à la soumission de la publicité

Otakuthon n’accepte que des soumissions de fichiers envoyées par voie électronique et ce, afin de présenter des annonces qui possèdent la meilleure qualité possible. Cependant, il vous est aussi demandé de nous fournir une copie imprimée de votre publicité. Afin de délivrer de la publicité de qualité, Otakuthon n’accepte que la publicité soumise par voies électroniques. Notez bien que les publicités imprimées en couleurs doivent être remises en couleurs, et que celles imprimées en noir et blanc doivent être remises en noir et blanc.

Les publicités sont acceptées dans les formats suivants :

• Fichier RVB : PDF-X TIFF, JPG, PSD.

Toute publicité doit avoir un minimum de 300 DPI de résolution et doit inclure une police de caractère non-standard. Les dossiers peuvent être envoyés par CD-R, DVD-R ou bien par courriel à ads@otakuthon.com. Dans ce dernier cas, la taille du dossier ne doit pas dépasser 10 Mo.

Dons en produits

Les commanditaires peuvent faire des dons en produits afin d’appuyer les concours et les tirages. Les compagnies qui offrent un don de plus de 200 $ (prix de détail suggéré) se verront afficher leur logo au comptoir d’inscription ainsi qu’à l’endroit où se déroule l’évènement pour lequel ils auront contribué.

Remplissage de sac

Otakuthon invite les vendeurs, les commanditaires et les exposants à faire des dons d’items qui seront insérés dans les sacs remis à l’inscription. Pour qu’un item soit valide, il doit apporter une valeur ajoutée aux participants d’Otakuthon. Ces items peuvent être un échantillon sous forme de CD ou DVD, des signets, des autocollants, des broches, etc. Afin de garantir que chaque participant recevra un item, vous devez soumettre 2 500 exemplaires de chaque item. Ces derniers doivent être reçus par la poste avant le 13 juillet. Ce service gratuit organisé par Otakuthon encourage la représentativité des commanditaires. Toutefois, Otakuthon se réserve le droit de refuser tout item jugé inapproprié. En cas de doute, veuillez confirmer vos choix de dons à l’avance à l’adresse suivante : info@otakuthon.com.

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Informations concernant les vendeurs

Nous parlons ici de marchands qui vendront des articles lors du festival Otakuthon. À la suite du succès inattendu de l’année dernière, nous avons augmenté la superficie de l’allée des vendeurs de plus de 300 mètres carrés.

Emplacement

L’allée des vendeurs est situé au premier étage de l’atrium du pavillon J.W. McConnell, stratégiquement placée juste à l’arrière de l’aire d’inscription. Un stationnement souterrain se situe juste en dessous de l’allée des vendeurs au coût de 5 $ par jour. Voyez la section « stationnement » pour plus de détails.

Un nombre limité de prises de courant, de prises téléphoniques et de prises d’accès à Internet sera disponible. Les premiers arrivés seront les premiers servis. Des frais supplémentaires pourraient être exigés. Pour plus d’informations ou pour recourir à l’un de ces services, veuillez écrire à l’adresse suivante : promotions@otakuthon.com.

Période d’activité

Tous le matériel doit être transporté dans l’allée des vendeurs avant 9 h 00 afin d’éviter tout type de conflit avec le comptoir d’inscription du festival.

Les vendeurs peuvent apporter leur marchandise le vendredi entre 17 h 00 et 21 h 00 afin de l’entreposer. Des gardiens de sécurité surveilleront l’allée des vendeurs toute la nuit, du samedi jusqu’au dimanche matin. Sous AUCUN prétextes d’autres individus, hormis les membres de la sécurité, pourront pénétrer dans l’allée des vendeurs durant le temps proscrit.

Inscription

Tarifs

Note: L’espace alloué en pieds carrés inclut également les tables. Ces dernières mesures 72 pouces par 30 pouces. Une insigne est incluse dans le prix des tables. Cette insigne donne accès à l’allée des vendeurs. Tous les prix sont en dollars canadiens.

Remboursements et Annulations

L’espace de l’allée des vendeurs ainsi que toutes les dépenses liés à celle-ci ne sont pas remboursables mais peuvent être crédités pour un maximum d’un an en vue d’un rachat d’espace dans l’allée des vendeurs d’Otakuthon 2008. Toutes annulations doivent être envoyées par écrit ou par un courriel avant le 4 juillet 2007. Les vendeurs qui annulent après le 4 juillet 2007 n’auront pas droit à un crédit en raison de la difficulté à réassigner l’espace.

Toutes tables des vendeurs qui ne seront pas réclamées en date du 4 août à 11 h 00 pourront être revendues, selon la discrétion directrice d’Otakuthon, de son trésorier ou de la coordonnatrice de la promotion. Les vendeurs ne peuvent tenir Otakuthon responsable des pertes encourues à cause des tables non réclamées et des annulations.

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Informations concernant les exposants

Otakuthon fournira quatre tables d’exposants afin d’encourager les festivals, autres organisations et compagnies à se promouvoir durant le festival. Les exposants ne sont pas autorisés à vendre quoi que ce soit durant le festival. Toutefois, ils sont autorisés à distribuer des articles promotionnels gratuits. La table d’exposant inclut deux insignes gratuites qui donnent accès au festival.

Les tables d’exposants ne sont pas monnayables en espèces; elles sont prêtés aux compagnies et aux organismes qui, sous forme d’échange, offriront une promotion similaire à Otakuthon.

Toutes compagnies ou organismes qui réservent une table d’exposant ne peuvent louer une table de vendeurs.

Pour plus d’informations ou pour réserver une table d’exposant, écrivez au courriel suivant : promotions@otakuthon.com.

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Règlements

Téléchargez ici (version anglaise)

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