Bénévole FAQ

Être bénévole : la marche à suivre

Veuillez prendre note que nous ne pouvons accepter toutes les demandes de bénévolat, car les places sont limitées. Par contre, nous vous sommes reconnaissants de vouloir participer au succès d'Otakuthon. Les bénévoles demandant au moins 10 heures de travail auront préséance lors de l'attribution d'horaires.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon?
2. Que puis-je faire pour aider?
3. Quelles sont les conditions?
4. Renseignements utiles
5. Les démarches pour postuler
6. Autres renseignements utiles

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon?

Nous avons différents avantages proportionnels aux heures de bénévolat. Un coup d'œil à la page des récompenses comblera votre soif de savoir. Le bénévolat est aussi une belle manière de développer un réseau de personnes partageant des intérêts communs.

2. Que puis-je faire pour aider?

Nous avons plusieurs tâches à accomplir. Visitez la page des tâches pour de plus amples informations.

3. Quelles sont les conditions?

Dois-je payer pour mon inscription si je suis bénévole?

Oui, mais il existe un système de remboursement.

J'ai 14 ans, mais j'aurai 15 ans tout de suite après Otakuthon. Est-ce que je peux m'inscrire?

Non. Tous les bénévoles, sans exception, doivent être âgés de 15 ans ou plus. Si vous célébrez vos 15 ans juste avant le début du festival, veuillez nous fournir une pièce d'identité avec votre date de naissance, comme votre carte d'assurance-maladie, votre carte opus étudiante, etc.

La préinscription est-elle obligatoire?

Oui, il est obligatoire de se préinscrire pour être un bénévole. Vous devez inscrire le numéro à 5 chiffres correspondant au numéro de votre insigne (ex. : 23934). Votre insigne sera disponible à partir du jeudi 6 août 2015 à midi.

J'ai reçu ma confirmation de bénévolat, mais on me demande de me présenter à une séance d'orientation. Dois-je vraiment y aller?

Oui. Tous nos bénévoles, autant ceux qui reviennent que les nouvelles recrues, doivent assister à au moins l'une des séances pour se mettre à jour. Si vous ne pouvez y assister, veuillez nous aviser par courriel à volunteers@otakuthon.com en nous donnant votre motif d'absence.

4. Renseignements utiles

Combien d'heures sont nécessaires pour le remboursement complet?

Vingt heures sont requises pour le remboursement complet. Vous pouvez aussi compléter 5, 10, 15 ou plus de 25 heures. Veuillez vous référer au programme de récompense des bénévoles pour plus d'informations sur les avantages.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne souhaite pas les divulguer à Otakuthon, est-ce correct?

Votre inscription sera considérée comme incomplète et pourrait être refusée. Vos informations ne seront pas divulguées et ne seront utilisées qu'à des fins internes, comme dans le cas d'une urgence.

Quels sont mes avantages à faire le quart de nuit?

Chaque heure de bénévolat effectuée pendant les quarts de nuit, soit de minuit à 8 h, comptera pour 1,5 heure de bénévolat. Par exemple, si vous faites du bénévolat pendant 5 heures entre minuit et 8 h, nous compterons ce temps comme si vous aviez fait 7,5 heures de bénévolat.

ATTENTION : Vous devez avoir 18 ans ou plus pour travailler durant les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts?

Otakuthon reconnaît l'aide et le travail de ses bénévoles. Rassurez-vous, vous aurez des pauses pendant vos quarts de travail. Plus de détails seront donnés lors de la séance d'information des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes heures de bénévolat?

Il n'est pas recommandé de porter des objets de valeur sur soi, comme des appareils photo lorsque vous effectuez vos tâches puisque vous risquez de les perdre. Prendre des photos des événements est acceptable seulement lorsque vous ne travaillez pas.

Puis-je être en cosplay durant mon quart? Ai-je le droit de prendre la pose pour les appareils photo?

N'hésitez pas à faire du cosplay lorsque vous faites du bénévolat, mais veuillez vous abstenir de poser trop longtemps pour des photos. En tant que bénévole, votre priorité est de mener à bien vos tâches et d'aider au bon déroulement du festival. Assurez-vous que votre cosplay ne bloque pas le chemin (trop large ou volumineux) ou nuise à votre capacité d'effectuer votre travail.

Comment puis-je obtenir mon remboursement de bénévole? Que faire si je ne peux pas récupérer le remboursement en personne?

Les remboursements seront faits pendant le festival : la salle ainsi que les dates de remboursement seront annoncées lors de la séance d'information. Si vous ne pouvez pas réclamer votre remboursement en personne, veuillez contacter volunteers@otakuthon.com dans les plus brefs délais, car les demandes non traitées ne peuvent être reportées aux années qui suivent.

Y a-t-il un processus d'avertissement cette année? Comment ça fonctionne?

Le processus repose sur un système à trois avertissements. Selon la gravité de la faute, un avertissement peut être émis. Voici quelques causes : harcèlement, abus, paresse, manque de respect, vol, retards, absence sans prévenir, sous-performance, non-respect des règles, etc. Le troisième avertissement vous bannit de l'équipe de bénévolat.

Soyez civil dans votre attitude et vos actions envers le personnel du festival ainsi que ses participants.

5. Les démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire?

Tout d'abord, remplissez le formulaire d'inscription.
Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire devra être rempli et remis à la séance d'information.
La séance d'information aura lieu en juin ou en juillet. Un courriel sera envoyé à tous les bénévoles pour confirmer votre présence lorsque la date sera déterminée. Veuillez noter que seuls ceux ayant demandé à être bénévoles à Otakuthon 2015 pourront y participer.
Lors de la séance d'information, vous serez invités à visiter un site Internet qui indiquera les quarts de travail disponibles. Pour réserver un quart, veuillez écrire à volunteers@otakuthon.com dans les plus brefs délais. Veuillez noter que les modifications seront interdites à partir du 31 juillet 2015.

Que faire si j'aimerais postuler pour un poste en particulier?

Le meilleur moyen est de postuler dès que possible et d'assister à la séance d'orientation des bénévoles. Sur le formulaire de demande, nous vous demanderons de nous indiquer vos trois choix de prédilection. Ainsi, si vous n'avez pas votre premier choix, vous avez une chance d'avoir le deuxième ou le troisième.

Est-ce que les disponibilités inscrites dans la demande représentent mes heures de présences?

Non. Votre horaire vous sera donné après votre séance d'information.

Je n'ai reçu aucune réponse du service de bénévolat depuis ma demande.

Veuillez nous laisser au moins 2 semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n'avez pas de réponse après ce délai, vous pouvez assurer un suivi en communicant à volunteers@otakuthon.com.

6. Autres renseignements utiles

Heures d'ouverture

Jeudi : 9 h à 22 h (dans la salle d'inscription/des marchands).
Vendredi et samedi : 8 h à minuit.
Dimanche : 8 h à 22 h
Lundi : 9 h à 17 h (dans la salle de démontage)

Heures pour la visite du PDC (jeudi seulement)

11 h, 14 h et 17 h

Heures d'ouverture pour la consigne des sacs de bénévoles

Vendredi : 8 h à minuit
Samedi : 8 h à minuit
Dimanche : 8 h à 22 h

Nous ne sommes pas responsables des objets volés ou perdus. Évitez d'amener des biens de valeurs.

Heures d'ouverture pour le remboursement et les récompenses

Samedi : 15 h à 22 h
Dimanche : midi à 22 h
Lundi : 9 h à 15h30

Veuillez noter que les remboursement qui n’ont pas été recueillis avant le 22 août 2015 seront annulés et ne seront donc plus disponibles.

Pour de plus amples informations, n'hésitez pas à poser vos questions concernant le bénévolat à volunteers@otakuthon.com.