Bénévole FAQ

FAQ: Marche à suivre

Veuillez noter que nous ne pouvons pas accepter toutes les demandes de bénévolat (même si nous sommes reconnaissants de votre désir de faire d'Otakuthon un succès!). Lors de l'attribution des quarts, notre préférence ira aux postulants ayant demandé au moins 15 heures de bénévolat.

1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?
2. Que puis-je faire pour aider ?
3. Quelles sont les conditions ?
4. Informations utiles
5. Démarches pour postuler
6. Autres informations utiles

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1. Pourquoi devenir bénévole pour Otakuthon ?

Nous avons différents avantages en fonction des heures de bénévolat effectuées. Faites un tour sur notre page des récompenses pour tout savoir ! Faire du bénévolat est aussi une excellente façon de rencontrer des personnes ayant des intérêts communs !

En quoi le rôle de bénévole est-il différent de celui du personnel?

Les bénévoles et le personnel donnent librement leur temps pour aider à mettre sur pied le festival. La différence réside dans le fait que les membres du personnel reçoivent un insigne de personnel et qu'ils ont plus de responsabilités. Les bénévoles achètent leur badge pendant la préinscription, et il sera remboursé selon notre système de récompenses. Le personnel n'est aussi généralement attribué que d'une seule tâche, tandis que les bénévoles effectuent une variété de tâches qui leur sont assignées et travaillent durant le nombre d'heures qu'ils ont demandées. Vous pouvez trouver nos postes de personnel offerts ici, et nos postes offerts de bénévoles ici.

2. Que puis-je faire pour aider ?

Nous avons plusieurs tâches à remplir. Visitez la page des tâches pour plus d'informations.

3. Quelles sont les conditions ?

Dois-je payer mon inscription si je suis bénévole ?

Oui, mais nous avons un système de remboursement.

J'ai 14 ans, mais j'aurai 15 ans juste après Otakuthon. Est-ce que je peux m'inscrire ?

Non. Tous les bénévoles doivent avoir au moins 15 ans, sans exception. Si vous célébrez vos 15 ans juste avant le début du festival, veuillez nous fournir une pièce d'identité avec votre date de naissance, comme votre carte d'assurance-maladie, votre carte opus étudiante, etc.

La préinscription est-elle obligatoire ?

Oui, la préinscription est obligatoire pour devenir bénévole. Vous devez inscrire le numéro de compte de votre préinscription sur votre formulaire de demande pour le bénévolat. Votre badge pourra être récupéré à partir du jeudi 3 août 2017 à midi.

J'ai été accepté comme bénévole, mais on me demande de me présenter à une séance d'orientation. Est-ce nécessaire ?

Oui. Tous nos bénévoles, qu'ils soient vétérans ou de nouvelles recrues, doivent participer à l'une des séances pour se mettre à jour. Si vous ne pouvez pas y assister, veuillez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com avec votre motif d'absence.

4. Informations utiles

Combien d'heures de bénévolat dois-je faire pour être remboursé complètement ?

20 heures sont requises pour un remboursement complet. Vous pouvez aussi choisir d'effectuer 5, 10, 15, ou plus de 25 heures. Veuillez vous référer au programme de récompense des bénévoles pour plus d'informations sur les avantages.

Mes informations personnelles sont confidentielles et je ne tiens pas à les divulguer à Otakuthon, est-ce correct ?

Les informations demandées doivent nous être fournies pour devenir bénévole. Soyez assurés que nous ne les divulguerons pas. Elles ne serviront qu'à un usage interne ou en cas d'urgence.

Quels sont les avantages à faire le quart de nuit ?

Chaque heure effectuée pendant le quart de nuit (23 h à 8 h) sera comptée comme 1.5 heure (par exemple, si vous faites 5 heures pendant le quart de nuit, elles compteront comme 7.5 heures).

Note : Vous devez avoir au moins 18 ans pour faire les quarts de nuit.

Ai-je droit à des pauses durant mes quarts ?

Otakuthon apprécie l'aide et le travail de ses bénévoles. Rassurez-vous, vous aurez des pauses pendant vos quarts. Plus de détails seront fournis lors des séances d'orientation des bénévoles.

Puis-je prendre des photos pendant mes quarts ?

Nous vous conseillons de ne pas avoir d'appareil photo ou d'autres objets de valeur avec vous pendant que vous effectuez vos tâches. Vous pourriez les perdre. Prendre des photos est acceptable seulement en dehors de vos heures de quart.

Puis-je être en cosplay pendant mes quarts ? Puis-je poser pour des photos ?

N'hésitez pas à faire du cosplay pendant vos heures de bénévolat, mais veuillez ne pas passer trop de temps à poser pour des photos. Pendant votre quart, votre priorité est d'effectuer vos tâches et d'aider au bon déroulement du festival. Assurez-vous aussi que votre cosplay ne bloque pas le chemin (trop large ou volumineux) et qu'il ne vous gêne pas dans vos tâches.

Comment puis-je obtenir mon remboursement ? Que faire si je ne peux pas le récupérer en personne ?

Les remboursements seront faits pendant le festival (le lieu et l'heure seront annoncés lors des séances d'orientation pour bénévoles). Si vous ne pouvez pas le récupérer en personne pendant le festival, il y aura des dates pour le récupérer après le festival au bureau. Veuillez contacter volunteers@otakuthon.com le plus vite possible. Les remboursements non réclamés ne seront pas transférés aux années suivantes.

Veuillez noter que les remboursements non réclamés avant le dimanche 27 août 2017 seront annulés et ne pourront donc plus être effectués.

Y a-t-il un processus d'avertissement cette année? Comment ça fonctionne?

Nous utilisons le système des « trois avertissements ». Suivant la gravité du manquement, un avertissement pourra être donné. Les comportements sanctionnés sont le harcèlement, l'abus, la paresse, le manque de respect, le vol, les retards, l'absence au quart de travail, les mauvaises performances, le non-respect du règlement, les comportements inacceptables, etc. Au troisième avertissement, vous serez banni de l'équipe des bénévoles d'Otakuthon. Veuillez faire attention à votre attitude et à vos actes envers les participants et les organisateurs.

5. Démarches pour postuler

Comment faire pour m'inscrire ?

1. Vous devez remplir le formulaire d'inscription.
2. Une fois votre inscription approuvée, vous recevrez un courriel avec le formulaire de décharge en pièce jointe. Ce formulaire doit être rempli et apporté à la séance d'orientation avec la preuve de votre préinscription comportant votre numéro d'insigne à 5 chiffres. Ces éléments sont nécessaires pour finaliser votre inscription.
3. La séance d'orientation aura lieu en juillet. Un courriel sera envoyé à tous les bénévoles une fois que la date aura été décidée. Vous devez assister à cette séance. S'il vous plaît, confirmez votre présence. Veuillez noter que seulement les postulants de bénévolat Otakuthon 2017 pourront assister aux séances.

Que faire si je veux postuler pour un poste en particulier ?

Le mieux est de postuler le plus tôt possible et d'assister à la séance d'orientation. Dans le formulaire d'inscription, nous vous demandons d'indiquer votre premier et votre second choix, que nous prendrons en considération en faisant votre horaire. Ainsi, si vous n'obtenez pas votre premier choix, vous avez une chance d'avoir le deuxième. Cependant, vous serez automatiquement placé sur un quart libre si aucun de vos deux choix n'est disponible.

Note : Tous les bénévoles auront à faire de la vérification d'insignes ou de pièces d'identité, indépendamment de vos préférences. Nous avons décidé de partager les longues heures de vérification d'insignes équitablement entre tous les bénévoles plutôt que de les assigner à quelques personnes seulement.

Est-ce que mes disponibilités inscrites dans le formulaire représentent mes heures de travail ?

Non. Les disponibilités choisies sur votre formulaire de demande ne sont pas indicatrices des heures assignées. De ce fait, en nous fournissant plus de disponibilités, vous aurez davantage de chances d'obtenir le nombre d'heures et les périodes désirées. Votre horaire vous sera donné après votre séance d'orientation.

Je n'ai pas eu de réponse du service de bénévolat depuis ma demande.

Veuillez nous laisser au moins deux semaines pour le traitement de votre demande. Si vous n'avez toujours pas de réponse après ce délai, vous pouvez nous contacter par courriel à volunteers@otakuthon.com.

6. Autres informations utiles

Heures d'ouverture
Jeudi : 8h00 - 22h00
Vendredi et samedi : 7h00 - 1h00
Dimanche : 7h00 - 22h00
Lundi : 8h00 - 17h00

Heures pour la visite du Palais des Congrès (jeudi seulement)
Heures à annoncer aux séances d’orientation

Heures d'ouverture pour la consigne des sacs des bénévoles
Vendredi : 8h00 - 1h00
Samedi : 8h00 - 1h00
Dimanche : 8h00 - 22h00

Nous ne sommes pas responsables des objets perdus, volés ou endommagés. Veuillez ne pas apporter d'objets de valeur.

Heures d'ouverture pour les remboursements et récompenses :
Samedi : 15h00 - 1h00
Dimanche : 12h00 - 22h00
Lundi : 11h00 - 17h00

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Veuillez noter que les remboursements non réclamés avant le dimanche 27 août 2017 seront annulés et ne pourront donc plus être effectués.

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires concernant le bénévolat à Otakuthon, n'hésitez pas à poser vos questions à volunteers@otakuthon.com.