FAQ des inscriptions

Généralités

Pour sauter à la foire aux questions, veuillez cliquer ici.

Otakuthon 2022 utilisera des insignes IRF pour améliorer votre expérience du festival. Votre insigne servira de billet pour entrer rapidement dans le festival - avec un simple contact!

Alors, qu'est-ce que l’IRF? IRF est un acronyme pour identification par radiofréquence. C'est un terme générique utilisé pour décrire un système qui transmet l'identité (sous la forme d'un numéro de série unique, ou UID) d'un objet ou d'une personne en utilisant des ondes radio. L’IRF est conçue pour permettre aux lecteurs de capturer des données sur des étiquettes et de les transmettre à un système informatique sans avoir besoin de contact physique. Assez cool, hein?

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR SUR VOTRE INSIGNE IRF

Les insignes doivent être facilement identifiables et être portés de façon visible en tout temps.
- Les cosplayers peuvent temporairement dissimuler leur insigne pour les prises de photos, mais doivent les garder visible le reste du temps.
Vous devez scanner votre insigne à « l’entrée » pour entrer dans le festival et à « la sortie » lorsque vous quittez le festival.
- Les participant·e·s qui ne scannent pas correctement leur insigne à « la sortie » ne pourront pas rentrer dans le festival à nouveau. Il faudra se présenter au comptoir du service à la clientèle des inscriptions, situé au 1er étage (niveau métro), pour faire réinitialiser un insigne. Une pièce d’identité avec photo valide sera demandée pour valider l’identité du ou de la propriétaire de l’insigne.
Les billets de concert prépayés sont programmés dans votre insigne, qui sera scanné lorsque vous entrerez dans la salle de l'événement.
Vous devez scanner votre insigne à la table des marchandises pour recevoir vos marchandises précommandées.
Les insignes sont non transférables et non échangeables.
Les insignes ne peuvent pas être modifiés.
- Toute tentative d'altération de l’insigne entraînera la désactivation sans remboursement.
- Les insignes seront toujours vérifiés visuellement. L’altération des insignes (ex: avec des mots jugés offensants ou de toute autre manière inappropriée) ne sera pas tolérée. Tout·e participant·e qui enfreint cette règle verra son insigne révoqué et désactivé sans compensation.
Otakuthon se réserve le droit de scanner les insignes IRF à tout moment de l’événement afin de valider l'identité de son titulaire.
Tous et toutes les participant·e·s doivent posséder une pièce d'identité avec photo valide en tout temps. S'ils ne peuvent pas confirmer leur identité, ils risquent de voir leur insigne confisqué sans remboursement.
Seuls les insignes achetés sur le site officiel du festival sont valables. N'achetez pas d’insignes provenant d’autre tiers.

Lisez la politique d'inscription.

FOIRE AUX QUESTIONS

1. Puis-je encore me préinscrire au festival?

La préinscription avec l’option d’envoi postal sera disponible jusqu'au 8 juillet 2022. Le prix augmentera après cette date mais la préinscription sera encore ouverte jusqu’au 30 juillet 2022.

Après la période de préinscription, vous pouvez vous inscrire directement lors du festival, soit du 5 au 7 août 2022.

2. Bon, je suis préinscrit(e), où et quand puis-je récupérer mon insigne?

Vous pouvez le récupérer durant les heures d'inscription à l'aire d'inscription. Vous pouvez aussi l'obtenir à l'avance si vous optez pour l'envoi postal.

3. Que dois-je faire pour récupérer mon insigne au festival?

Veuillez apporter une copie de votre confirmation d'inscription (copie numérique ou imprimée) et une pièce d'identité avec photo valide.

4. Y a-t-il une autre façon d’obtenir mon insigne? Pouvez-vous me l’envoyer par la poste?

Oui, c'est maintenant possible! Vous pouvez sélectionner l'option d'envoi postal (des frais s'appliquent) jusqu’au 8 juillet 2022 lorsque vous complétez votre préinscription en ligne.

Exception: les insignes enfants ne peuvent pas être envoyés par la poste. Vous trouverez les politiques d'inscription ici.

5. Pourquoi les insignes enfants ne sont-ils pas envoyés par la poste?

Les insignes enfants doivent être récupérés sur place afin de vérifier l'âge de l'enfant. Un bon pour la ligne express est inclus avec toute commande postale groupée contenant un insigne enfant. Pour utiliser ce bon sur place dans l’aire des inscriptions, passez directement à la ligne d'inscription express avec l'enfant, avec une copie de sa confirmation d'inscription (copie numérique ou imprimée) et sa preuve d’âge émise par le gouvernement avec date de naissance (ex. : acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport, etc.).

6. Où puis-je spécifier mon nom d’insigne lors de la préinscription?

Afin d'accélérer l’inscription, nous n'imprimons pas les noms sur les insignes. Votre nom et vos autres informations sont encodés à l'intérieur de la puce IRF de votre insigne et peuvent être vérifiés lors d'un scan. Aucun nom ne sera visible sur votre insigne.

7. Où se trouve l’aire des inscriptions d'Otakuthon et quelles sont les heures d'ouverture?

L'aire des inscriptions d'Otakuthon sera située au 1er étage (niveau métro) du Palais des congrès de Montréal et sera ouverte aux heures suivantes:

Jeudi 4 août 2022 12 h - 21 h

Vendredi 5 août 2022 8 h - 22 h

Samedi 6 août 2022 8 h - 22 h

Dimanche 7 août 2022 8 h - 16 h

8. Nous nous sommes inscrits en groupe. Pouvons-nous envoyer quelqu’un récupérer tous les insignes de notre groupe?

Oui, c’est possible. Seul le titulaire du compte peut récupérer les insignes de tous les membres de son groupe (à l’exception des insignes enfants). Il doit présenter une copie de toutes les confirmations d’inscription (copies numériques ou imprimées) et sa pièce d’identité avec photo valide.

Les insignes enfants doivent être récupérés en présence de l’enfant et avec une preuve d’âge valide émise par le gouvernement avec date de naissance.

9. Est-ce que vous offrez des tarifs pour la journée?

Oui, nous en offrons, mais nous vous recommandons le tarif de fin de semaine, car il s'agit de l'option la plus avantageuse.

Vous pouvez acheter un insigne d'un jour pour n'importe quel jour du festival à partir du vendredi pendant les heures d'inscription. Pour acheter un droit d'entrée à un concert sur place, vous devez présenter votre insigne au kiosque de vente d'admissions aux concerts situé à l’intérieur du festival dans le hall Viger pendant les heures du festival, sous réserve de disponibilité.

10. Je ne pourrai pas venir au festival. Puis-je annuler mon inscription?

Vous trouverez les politiques d'inscription ici.

11. Dois-je faire quelque chose avec mon insigne IRF avant l’événement?

OUI! Si vos insignes IRF sont envoyés par la poste, vous recevez un bordereau identifiant le nom du titulaire associé à l'UID (numéro d’identification unique) de chaque insigne. L'UID est un code à 16 chiffres situé au verso de votre insigne IRF. Il suffit de comparer ce numéro avec celui associé au nom du membre de votre groupe pour vous assurer que vous avez distribué le bon insigne à la bonne personne.

Au festival, un insigne qui ne correspond pas à son détenteur sera confisqué.

12. J’ai choisi l’envoi postal. Quand vais-je recevoir mon insigne?

Pour ceux qui se sont préinscrits avec l'option d’envoi postal, vous devriez recevoir vos insignes par la poste avant le 30 juillet 2022. Si vous n'avez pas reçu votre commande avant le 30 juillet 2022, vous aurez besoin de contacter le service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com). Toutes les personnes qui ont payé pour les commandes d’insignes recevront des instructions sur la façon de les contacter par courriel lorsque les envois d’insignes débuteront en juillet 2022.

Pour ceux qui ont choisi la cueillette en personne, apportez votre confirmation (copie numérique ou imprimée) et une pièce d'identité avec photo valide à l'aire des inscriptions d'Otakuthon pour récupérer votre insigne.

13. J'ai complété le paiement de mon inscription avec envoi postal, mais je n'ai pas encore reçu mon insigne par la poste. Qui devrais-je contacter?

Les insignes seront envoyés par lots à partir de juillet 2022 et devront être reçus au plus tard le 30 juillet 2022. Si vous n'avez pas reçu votre insigne par la poste au plus tard le 30 juillet 2022, veuillez contacter notre service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com). Tous les comptes qui ont payé pour l’envoi postal recevront des instructions sur la façon de les contacter par courriel lorsque les envois d’insignes débuteront en juillet 2022.

14. J’ai besoin de changer mon adresse. Qui devrais-je contacter?

Toutes les modifications d'adresse doivent être effectuées avant le 8 juillet 2022 (23 h 59). Après cela, nous ne pourrons pas effectuer de changement d'adresse. S'il vous plaît, contactez le service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com) si cela devient un problème. Tous les comptes qui ont payé pour l’envoi postal recevront des instructions sur la façon de les contacter par courriel lorsque les envois d’insignes débuteront en juillet 2022.

15. J'ai besoin de changer / ajouter un élément à ma commande. Qui devrais-je contacter?

Toutes les commandes sont non remboursables et non transférables. Cependant, vous pouvez modifier et ajouter des extras à votre inscription en vous connectant à votre compte sur le site d'inscription. Pour les commandes avec l’option d’envoi postal, toutes les modifications doivent être effectuées avant le 8 juillet (23 h 59). Pour toutes les autres commandes, toutes les modifications doivent être effectuées avant le 30 juillet 2022 (23 h 59).

16. La commande qui m'a été expédiée manque des insignes/ne correspond pas à mes achats. Que devrais-je faire?

Les insignes sont expédiés par compte, ce qui signifie que si vous avez acheté des insignes avec des comptes différents, ils vous seront expédiés séparément. Les insignes sont traités et expédiés par lots, de sorte que vous ne recevrez peut-être pas toutes vos commandes le même jour.

Si le 30 juillet 2022, vous n'avez pas reçu toutes vos commandes, ou si la commande que vous avez reçue est incorrecte, veuillez contacter le service à la clientèle (customerservice@otakuthon.com). Tous les comptes qui ont payé pour l’envoi postal recevront des instructions sur la façon de les contacter par courriel lorsque les envois d’insignes débuteront en juillet 2022.

17. J'ai déjà acheté mon insigne, mais j'aimerais maintenant y ajouter des extras. Est-ce possible?

Oui, il est possible d'ajouter des extras à un insigne déjà payé, jusqu'au 8 juillet 2022 (pour les insignes envoyés par la poste) et jusqu'au 30 juillet 2022 (pour les insignes à récupérer pendant le festival). Il suffit de se connecter à nouveau au compte (« Déjà inscrit pour 2022? Bienvenue! »), de vous rendre à la page « Ajout d'extras » et de payer la différence. Notez toutefois que puisque les billets de concerts sont vendus en quantité limitée, il est possible qu'ils arrivent à épuisement avant les dates limites d'achat. Si des places sont toujours disponibles, il vous sera également possible d'acheter des billets de concerts lors du festival dans le hall Viger au kiosque à côté de la table des marchandises du festival.

18. J’ai fait une erreur dans mon nom/ma date de naissance/mon adresse postale en m'inscrivant. Puis-je y apporter des modifications?

Il est possible de mettre à jour toute information concernant vos insignes (nom, date de naissance, adresse postale, courriel) directement dans votre compte (« Déjà inscrit·e pour 2022? Bienvenue! »), et ce, jusqu'au 8 juillet 2022 (pour les insignes envoyés par la poste) ou jusqu'au 30 juillet 2022 (pour les insignes à récupérer pendant le festival).

19. J'ai acheté un insigne pour une journée, mais j'ai changé d'avis et j'aimerais maintenant avoir un insigne pour la fin de semaine. Est-ce possible?

Veuillez nous écrire à registration@otakuthon.com avant le 8 juillet 2022 (pour les insignes envoyés par la poste) ou avant le 30 juillet 2022 (pour les insignes à récupérer au festival) en mentionnant votre nom complet ainsi que votre numéro de compte.

20. Mon insigne a été perdu ou volé, que dois-je faire?

Veuillez immédiatement signaler votre insigne perdu / volé au comptoir du service à la clientèle des inscriptions situé au 1er étage (niveau métro) du Palais des congrès de Montréal afin qu'il puisse être désactivé. Une pièce d'identité avec photo valide sera requise pour identifier l’insigne perdu / volé à désactiver. Des frais de 15 $ s’appliquent pour remplacer l’insigne.

21. Je dois m'isoler en raison de la COVID-19, puis-je me faire rembourser?

Je dois m'isoler en raison de la COVID-19, puis-je me faire rembourser? Veuillez vous référer à notre politique COVID-19.