Règlements et politiques

Général

Si vous n'avez pas le droit de le faire à l'extérieur du festival, vous n'avez pas le droit de le faire au festival non plus.

Otakuthon s'efforce de créer un environnement qui répond aux besoins de la communauté des cosplayeurs, et des amateurs d'anime et de jeux vidéo, mais aimerait rappeler aux participants qu'ils sont tenus de se comporter de façon responsable et de respecter les lois. Les participants qui enfreignent ces règles sont passibles d'expulsion du festival sans remboursement, et pourraient en être bannis pour les années suivantes.

Comportement

Tous les participants sont tenus de se comporter correctement.

Les participants doivent se comporter de manière respectueuse envers les personnes d'autres groupes qui participent aux événements qui ont lieu au Palais des congrès, ainsi qu'envers le personnel du festival et les représentants du Palais. Les participants agissant de façon irrespectueuse ou adoptant un comportement perturbateur sur le site du festival ou à tout autre endroit du Palais des congrès pourraient être expulsés du festival par la sécurité du Palais des congrès.

Toute activité considérée comme portant préjudice au déroulement du festival ou au Palais des congrès, incluant le bruit excessif ou un comportement considéré comme perturbateur, dangereux ou pouvant causer des dommages, entraînera l'expulsion du site du festival par la sécurité du Palais des congrès et pourrait entraîner des poursuites judiciaires ou civiles.

Les pointeurs laser, les appareils avec un viseur laser ou tout autre appareil similaire ne peuvent être utilisés en public, à moins que vous n'ayez été officiellement chargé de mener ou de présenter un séminaire, un atelier, une présentation ou une autre activité sanctionné par le festival et nécessitant un pointeur laser.

Afin de respecter les droits de quiconque aimerait ne pas être dérangé, les comportements suivants sont jugés inacceptables sans l'accord préalable de la personne à qui ils sont destinés : accolade, « accolade-surprise » (glomping), tape dans le dos, embrassade ou tout autre contact physique non désiré. Cela comprend également toutes avances non désirées et tous autres types de comportements semblables considérés comme du harcèlement.

Insignes

Les participants doivent porter leur insigne en tout temps. Il doit être orienté vers l'avant, à la hauteur de la poitrine, et être visible en tout temps. Si l'insigne ne peut être porté à la hauteur de la poitrine, à cause de restrictions liées à un costume ou pour toute autre raison, veuillez vous assurer qu'il soit aussi visible que possible. Les participants dont l'insigne n'est pas facilement visible pourraient se voir refuser l'accès aux activités du festival et être escortés hors du site.

Tous les participants sont priés de garder en leur possession en tout temps une pièce d'identité avec photo et de la présenter lorsque le personnel du festival ou les agents de sécurité du Palais des congrès en font la demande.

Les participants ayant perdu leur insigne doivent en informer le personnel au bureau d'inscription, au bureau de renseignements ou au bureau des opérations du festival le plus rapidement possible. Si vous trouvez un insigne, veuillez l'apporter au bureau d'inscription. Si votre insigne est retrouvé, vous pouvez le récupérer au bureau d'inscription sur présentation d'une pièce d'identité avec photo.

Ventes

La vente ou la sollicitation de biens ou de services sur le site du festival sans la permission préalable du personnel du festival et sans avoir pris de dispositions à cet égard est formellement interdite. Cette règle sera strictement observée. Toute infraction entraînera l'expulsion du festival et du site du festival par un membre du personnel ou par la sécurité du Palais des congrès. Cette règle s'applique sans restriction à tous les invités, vendeurs et participants.

Les endroits suivants sont désignés comme aires de vente pour les groupes de personnes ci-dessous :

  • les participants peuvent seulement vendre de la marchandise à la table de la vente-débarras dans la salle d'exposition (voir les règles de la vente-débarras pour obtenir plus de détails et se renseigner sur les restrictions);
  • les vendeurs ayant des tables de marchands sont seulement autorisés à vendre dans la Place des vendeurs;
  • les artistes ayant des tables d'artistes sont seulement autorisés à vendre dans la Place des artistes;
  • les exposants ayant des tables d'exposants sont seulement autorisés à vendre dans la Place des exposants;
  • les invités ayant des tables d'invités sont autorisés à vendre à leur table dans la salle d'exposition ou lors d'événements dont ils sont l'hôte;
  • les événements approuvés par l'organisation du festival, ayant reçu la permission de vendre uniquement dans la salle réservée pour leur événement.

Aucune boisson ou nourriture ne peut être vendue sur les lieux du festival sans une autorisation préalable de Capital Traiteur, qui est le fournisseur de nourriture et le traiteur exclusif du Palais des congrès.

Aucune arme tranchante ou en métal ne peut être vendue sur les lieux sans la permission expresse des organisateurs. Toutes les armes doivent être légales et conformes à la politique d'Otakuthon sur les armes.

Les armes tranchantes ou en métal ne pourront être vendues que si elles sont immédiatement scellées dans les valises de transport appropriées. Toute arme servant d'accessoire doit être marquée immédiatement par le maître d'armes du festival. Le festival, les organisateurs et le Palais des congrès se réservent le droit d'interdire à tout participant de vendre des armes.

Il est interdit aux marchands de vendre toute copie d'œuvres avec un droit d'auteur, mais sans licence (bootlegs, fansubs, versions Hong Kong, etc.), incluant vidéocassettes, DVD, logiciels, objets de collection, vêtements ou œuvres d'art imprimées non produits sous licence par le titulaire original du droit d'auteur, ou toute autre reproduction illégale. Si ce n'est pas visiblement authentique, ne l'amenez pas.

La vente ou l'exposition de matériel explicite à des mineurs est formellement interdite. Les vendeurs peuvent indiquer que du matériel adulte est disponible, mais il doit être gardé hors de la portée des mineurs.

L'utilisation d'équipement sonore ou lumineux additionnel est permise dans la salle d'exposition, à condition de ne pas déranger les autres participants. Tout appareil qui produit un son ou qui est autrement perturbateur, comme les mégaphones, les sirènes, les lumières stroboscopiques et les klaxons, est interdit. Crier, colporter ou effectuer de la sollicitation agressive est également interdit.

Les vendeurs sont responsables du paiement des taxes et de l'acquisition de tout permis et toute licence applicables à leurs activités.

Seules les œuvres originales et personnelles d'amateurs peuvent être vendues dans la Place des artistes. La vente de produits commerciaux comme des vidéocassettes, CD, DVD, affiches, affiches en tissu, crayons, etc., est interdite sauf si vous ou le groupe que vous représentez êtes détenteur du droit d'auteur ou de la licence des produits en question. Il est également interdit de faire de la publicité de ces produits. Toute infraction entraînera l'expulsion de la Place des artistes.

Tous les vendeurs doivent se conformer aux politiques en vigueur, telles qu'elles sont indiquées dans la trousse pour les marchands et les commanditaires d'Otakuthon.

Lieu de l'évènement

Le Palais des congrès est loué en partie à l'usage d'Otakuthon. Bien que certaines parties du Palais aient été réservées pour Otakuthon, le Palais est un espace public et est visé par la législation générale sur la sécurité publique.

  • Les sorties, escaliers, escaliers roulants et couloirs doivent rester ouverts et libres à la circulation en tout temps; le personnel d'Otakuthon ou du Palais des congrès demandera à quiconque bloquera la libre circulation de se déplacer ou se disperser.
  • Les escaliers, escaliers roulants et ascenseurs doivent être utilisés uniquement à leur fin prévue, et tout usage dangereux ou inapproprié est interdit.
  • Aucun animal vivant (sauf ceux ayant un statut légal spécifique comme les chiens guide) n'est permis sur le site du festival.
  • Il est interdit de toucher à l'équipement du festival, incluant le matériel audiovisuel, les consoles de jeux vidéo, les ordinateurs, etc., à moins qu'un membre du personnel d'Otakuthon ne vous le demande.
  • Il est interdit de toucher les affiches du festival, de coller des choses sur celles-ci, d'écrire sur celles-ci ou de les modifier de toute autre façon.
  • L'exposition d'affiches ou l'accrochage d'objets sur les babillards, les murs ou les portes du Palais des congrès est formellement interdit et pourrait entraîner l'expulsion des lieux du festival par la sécurité du Palais des congrès.
  • Si vous désirez une signalisation particulière ou avez d'autres exigences, veuillez vous adresser au bureau de renseignements d'Otakuthon.

Costumes, accessoires et code vestimentaire

Le cosplay est fortement encouragé, mais quelques restrictions s'appliquent :

  • Il est obligatoire d'être chaussé. Ne venez pas nu-pieds.
  • Les costumes considérés comme indécents et révélateurs (le principe du « pas de costume n'est pas un costume »), ainsi que tout autre déguisement ou accessoire qui pourrait être offensant ou inacceptable selon les normes de la communauté d'Otakuthon, sont interdits. Un participant dont le costume ou l'accessoire ne répond pas à ces exigences pourrait se voir demander de se changer en vêtements de ville ou de mettre un autre costume.
  • Tout grand accessoire ou accessoire ressemblant à une arme (incluant fusils, épées, lances, fouets, arcs, etc.) doit passer par le comptoir de vérification des armes, et être vérifié et marqué par le maître d'armes d'Otakuthon pour s'assurer qu'il est sécuritaire. Toute infraction peut entraîner l'expulsion du festival sans remboursement.

Prise de photo et enregistrement vidéo

Conseil : Toujours demander la permission de la personne avant de la prendre en photo ou de l'enregistrer sur vidéo.

  • Assurez-vous de ne pas gêner la circulation.
  • La prise de photos et l'enregistrement vidéo sont permis dans les ateliers, les panels, les rencontres avec les invités et dans la Place des Artistes, à la discrétion des hôtes/artistes concernés. En cas de doute, DEMANDEZ LA PERMISSION DU PERSONNEL EN PREMIER.
  • Les photos avec flash ne seront pas permises pendant la mascarade pour des raisons de sécurité.
  • L'utilisation d'appareil photo dans les salles de visionnement et la galerie d'art est interdite.
  • Les photos de la marchandise dans la Place des marchands sont interdites.
  • Le festival se réserve le droit d'interdire la prise de photo et l'enregistrement vidéo de tout lieu ou événement.
  • Le personnel du festival peut visionner et demander d'effacer toute photographie ou tout enregistrement vidéo non autorisé.

Alcool, drogue et tabac

Otakuthon est un festival sans alcool, drogues et tabac, et le Palais des congrès est un lieu sans fumée. Bien que nous ne contrôlions pas ce que les gens font à l'extérieur des lieux du festival, toute personne qui sera trouvée en état d'intoxication sur les lieux du festival devra immédiatement quitter le festival.

Boisson et nourriture

Il est permis d'apporter de la nourriture et des boissons sur le site du festival, mais la consommation est interdite dans toutes les salles d'activités (p. ex. projections, panels, concours, etc.) et les aires de jeux, ainsi que dans la salle principale, les salles d'événements spéciaux et la salle d'exposition. Seules les bouteilles d'eau seront acceptées dans ces salles. Il est fortement suggéré d'utiliser le Café Cosplay (au 7e étage) et le Chibi Café (dans la salle d'exposition) pour boire et manger.

Les participants sont également tenus de prendre les mesures nécessaires afin de garder un environnement propre et de jeter tout reste de nourriture ou de boisson (incluant les emballages) lorsque terminé. Les participants qui causeront des dommages ou abuseront des privilèges liés à la boisson et à la nourriture pourront être expulsés du festival.

Sacs

Un service de consigne pour les sacs sera mis à la disposition des participants. Malgré le fait que le vestiaire sera surveillé par des membres du personnel, le festival ne sera pas tenu responsable en cas de perte, de vol ou de dommage. Afin d'offrir un meilleur service et d'augmenter son efficacité, la consigne des sacs est maintenant gérée par le Palais des congrès. Elle se situe au 2e étage, à côté de l'entrée de la rue Viger, près du kiosque d'information.

Politique sur les armes

Tous les accessoires larges ou ressemblants à une arme doivent être approuvés par le maître d'armes d'Otakuthon avant d'être admis sur les lieux du festival. Le maître d'armes pourra les étiqueter et les marquer, au besoin.

Veuillez consulter la politique officielle sur les armes sur le site Internet d'Otakuthon pour de plus amples renseignements.

Vous êtes toutefois responsables de votre conduite et du maniement de vos accessoires. Otakuthon et le Palais des congrès ne seront pas tenus responsables des dommages causés par un accessoire ou le maniement incorrect de celui-ci. Les participants indemniseront et dégageront de toute responsabilité Otakuthon et le Palais des congrès de tels dommages.

Respect de la vie privée

En participant à Otakuthon, vous lui donnez la permission de publier, soit de manière électronique ou sur papier, votre nom et une photo de vous, ainsi que le nom et le logo de votre compagnie, groupe ou autre organisation (p. ex. cercle de cosplay, équipe, club, etc.) aux fins de promotion, documentation et/ou archivage.

Responsabilité

La responsabilité d'Otakuthon envers tout participant pour tout dommage ou perte causé par Otakuthon, son personnel ou ayant droit, ne dépasse pas les frais d'inscription payés par le participant.

Chaque participant s'engage à indemniser et à dégager de toute responsabilité Otakuthon et son personnel ou ayant droit contre les dommages et pertes subis par une tierce personne dont le participant est responsable d'une quelconque façon.