Règlements et politique de la Place des Artistes

Place des Artistes d'Otakuthon 2009 - Règlements et politique

i. Qu'est ce que la Place des Artistes?

La Place des Artistes est un endroit où les artistes amateurs peuvent vendre et promouvoir leurs œuvres et aussi exécuter des commandes sur demande.

ii. Qui peut demander une table dans la Place des Artistes?

Pré-requis:

  1. Vous devez avoir une préinscription confirmée à Otakuthon 2009 lorsque vous faites votre demande, c'est-à-dire : être inscrit, avoir payé et avoir inscription marquée comme étant CONFIRMÉE dans le système d'inscription en ligne. Veuillez prendre note qu'il peut y avoir un délai allant jusqu'à une semaine pour traiter le paiement d'une inscription. Si vous rencontrez des difficultés, veuillez contacter registration@otakuthon.com.
  2. Vous devez avoir 14 ans et plus.
  3. Vous devez être un artiste amateur.

Les artistes licenciés ou professionnels et les entreprises ne peuvent s'enregistrer à la Place des Artistes. Les entreprises doivent contacter la directrice de la place des marchands à dealers@otakuthon.com, et les artistes professionnels doivent contacter la directrice de l'Allée des Artisans à artisan@otakuthon.com.

Veuillez vous reporter à la section xi pour plus d'informations sur l'Allée des Artisans.

iii. Heures d'ouverture et emplacement de la Place des Artistes

Otakuthon combines la Place des Artistes, la place des marchands et les exposants dans une même salle d'exposition. Ces trois activités vont être tenues dans la salle d'exposition (sale 517CD) au Palais-des-Congrès de Montréal.

La Place des Artistes sera ouverte au public durant les heures suivantes:

Vendredi le 31 juillet 2009 : 17 h 15 - 21 h
Samedi le 1er août 2009 : 9 h 45 - 21 h
Dimanche le 2 août 2009 : 9 h 45 - 17 h 

Ces heures affichées prennent en compte un accès privilégié de 15 minutes pour les détenteurs de Passe d'Accès Prioritaire (PAP).

 iv. Tables et réservation à la Place des Artistes

IMPORTANT: Les tables de la Place des Artistes N'INCLUENT PAS une inscription au festival. Vous DEVEZ avoir une inscription à Otakuthon VALIDE ET CONFIRMÉE afin d'être éligible à une table à la Place des Artistes.

 A. Les tables de la Place des Artistes

Il vous sera possible de prendre une demi-table ou une pleine table dans la Places des Artistes. Chaque demi-table comprend une chaise alors qu'une table pleine inclue deux chaises. Aucune chaise supplémentaire ne sera fournie ni permise. Il ne peut y avoir plus d'une personne derrière une demi-table et pas plus de deux personnes derrière une pleine table. Veuillez noter qu'Internet et que l'électricité ne seront pas fournis.

  Fin de semaine
(Ven, Sam, Dim)		 Vendredi et samedi Dimanche seulement
Demi-Table (36" x 30") $30 $20 $15
Pleine Table (72" x 30") $45 $30 $25

Les prix mentionnés ci-dessus sont en dollars canadiens.

 B. Réservation à la Place des Artistes

Les réservations pour les tables de la Place des Artistes vont être basées sur un principe de premier arrivé, premier servi par courriel. Vous devez être âgés de 14 ans et plus pour participer à la Place des Artistes.

VOUS DEVEZ ÊTRE PRÉ-INSCRITS AU FESTIVAL POUR ÊTRE ÉLIGIBLE À UNE RÉSERVATION DE TABLE À LA PLACE DES ARTISTES!

Les candidats qui n'ont pas de numéro de préinscription CONFIRMÉ ne pourront pas s'inscrire et seront placés sur une liste d'attente. AUCUNE EXCEPTION ne sera faite. *ASSUREZ-VOUS* qu'il y ait le mot CONFIRMÉ sur votre inscription en ligne sur le site d'inscription en vous inscrivant et en envoyant votre paiement LE PLUS TÔT POSSIBLE, puis en vous reconnectant sur votre compte d'inscription pour vous assurer que le tout est CONFIRMÉ.

Les espaces de la Place des Artistes doivent être réservés directement par la personne qui utilisera l'espace. Vous ne pouvez pas vous inscrire à la place de quelqu'un d'autre. La personne qui réserve l'espace sera responsable de ce dernier.

Les courriels de réservation pour la Place des Artistes ouvriront le vendredi 19 juin 2009, à exactement 21 h, heure de l'Est (T.M.G. -4). Toute réservation reçue avant cette date et heure sera ignorée.

Le système fonctionne comme suit:

  1. Votre préinscription DOIT être en règle (formulaire en ligne dûment rempli, paiement effectué en entier ET confirmation de la coordonnatrice des inscriptions).
  2. Lorsque la réservation par courriel débute, vous devez envoyez un courriel au artistsarea@otakuthon.com dont le sujet est « Réservation Place des Artistes -  [Insérer votre nom et votre numéro d'inscription] » et nous fournir les informations suivantes :
    Nom complet :
    Numéro d'inscription :
    Date de naissance :
    Nombre de demi-table ET/OU de pleine table (voir note 1) :
    Date : (fin de semaine/vendredi et samedi/dimanche)
    Méthode de paiement (en choisir qu'une)(Poste/PayPal/Au bureau d'Otaku Anime le 27 juin 2009) :
    Adresse courriel PayPal (si vous payez par Paypal) :
    Informations additionnelles (voir note 2) :

    Pour chaque membre d'un groupe d'artistes (voir section vii), veuillez aussi fournir :

    Nom complet :
    Numéro d'inscription :
    Date de naissance :

    NOTE 1 : Veuillez spécifier si vous voulez une DEMI-TABLE ou une PLEINE TABLE. Un maximum d'une (1) pleine table sera confirmée par artiste en requête initiale. Si vous demandez plus d'une (1) pleine table, il se peut que nous puissions vous offrir plus d'espace concordant avec la disponibilité à une date ultérieure et ce, afin de permettre à plus d'artistes de participer à la Place des Artistes.

    NOTE 2 : Veuillez utiliser le champ « Informations Additionnelles » pour fournir toutes informations additionnelles ou requêtes spéciales telles qu'être placé à côté d'un participant en particulier à la Place des Artistes. Veuillez vous rappeler qu'aucune électricité ne sera disponible dans la Place des Artistes, veuillez donc ne pas demander à être placé à côté d'une prise de courant.

  3. Vous allez recevoir une réponse de la directrice de la Place des Artistes dans les 48 heures contenant la confirmation ou une note disant que vous avez été placé sur la liste d'attente.
  4. La directrice de la Place des Artistes aura une liste des noms de ceux qui auront étés confirmés par le département des inscriptions. Si vous n'êtes pas listés en tant que confirmé dans le système d'inscription, vous serez automatiquement placé sur la liste d'attente.

 v. Confirmation de réception et paiements

NOTEZ BIEN : Recevoir une confirmation de réception NE GARANTIT PAS une place dans la Place des Artistes, seulement qu'une place est disponible pour vous et que vous avez l'OPPORTUNITÉ d'en réserver une.

  1. Une fois que vous avez reçu une confirmation de réception, VOUS DEVEZ ENVOYER votre FORMULAIRE COMPLET et votre PAIMENT à la directrice de la Place des Artistes et tout ceci doit être reçu EN 10 JOURS OUVRABLES pour sécuriser votre place.
  2. Votre inscription ne sera pas considérée valide jusqu'à ce que votre formulaire ET que votre paiement soient reçus.
  3. Donner une copie du formulaire d'inscription à quelqu'un d'autre ne leur donnera PAS un emplacement dans la Place des Artistes. Seules les personnes qui ont envoyé un formulaire d'inscription pour la Place des Artistes et qui ont reçu une confirmation de réception seront acceptés.
  4. Dans la mesure où vous ne pouvez plus participer à Otakuthon ou que vous désirez vous départir de votre table, veuillez en informer la directrice de la Place des Artistes dès que possible afin de prendre les arrangements nécessaires. Veuillez prendre note que plus vous attendez avant de nous informer de votre incapacité à être présent, moins vous avez de chance de vous faire rembourser.

N'ATTENDEZ PAS À LA DERNIÈRE MINUTE AVANT D'ENVOYER VOTRE FORMULAIRE D'INSCRIPTION AINSI QUE VOTRE PAIEMENT AUCUNE PROLONGATION NE SERA ACCORDÉE.

Cette année, nous offrons trois modes de paiement différents. Veuillez lire chaque section ATTENTIVEMENT. Si vous ne suivez pas les instructions correctement, vous pourriez perdre votre réservation de table.

MÉTHODES DE PAIEMENT:

1. Envoi des formulaires et du paiement par la poste

Veuillez compléter le formulaire d'inscription de la Place des Artistes et l'envoyer avec votre paiement (chèque ou par mandat poste adressé à «Otakuthon» ) à :

Otakuthon - Place des Artistes
2963 Boul. St-Charles
Casier Postal 40502
Kirkland, Québec  H9H 5G8

 IMPORTANT: Veuillez écrire l'adresse EXACTEMENT comme indiqué ci-dessus. Nous avons eu des problèmes avec des pertes d'inscriptions dans le passé à cause de mauvaises retranscriptions de l'adresse.

  • N'ENVOYEZ *PAS* D'ARGENT COMPTANT. Otakuthon ne sera pas tenu responsable de la perte ou du vol d'argent envoyé par la poste.
  • Votre inscription ET votre paiement doivent être REÇUS dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de votre confirmation de réception, sinon vous allez perdre votre table et être placés à la fin de la liste d'attente.

2. Paiement par PayPal

Si vous souhaitez payer par PayPal, veuillez avertir la directrice de la Place des Artistes lorsque vous envoyez votre requête de réservation dans le champ désigné. NOTEZ BIEN : Les paiements par PayPal auront des frais administratifs.

  • Votre paiement doit être REÇU durant les dix (10) jours ouvrables suivant la date de confirmation de réception. Votre formulaire de la Place des Artistes doit être envoyé par courriel et vous devrez signer le formulaire de la Place des Artistes lorsque vous arriverez au festival. Si votre formulaire ou votre paiement ne sont pas reçus dans les dix (10) jours ouvrables, vous perdrez votre table et serez placés à la fin de la liste d'attente.

3. Paiement en personne à Otaku Anime (le 27 JUIN 2009 SEULEMENT)

Si vous désirez payer en personne, veillez avertir la directrice de la Place des Artistes lorsque vous envoyez votre formulaire. Les formulaires complétés et les paiements votre être acceptés au bureau du club Otaku Anime (2020 Mackay, salle P-106, Montréal, QC, Canada) le 27 JUIN 2009 *SEULEMENT*. Veuillez prendre note que ceci sera la seule exception à la règle des 10 jours ouvrables.

  • Votre paiement doit être REÇU LE 27 JUIN 2009 au bureau d'Otaku Anime. LES PAIEMENTS EN PERSONNE POUR LA PLACE DES ARTISTES AURONT LIEU UNIQUEMENT À CETTE DATE. IL N'Y AURA PAS D'AUTRES DATES POUR LES PAIEMENTS AU BUREAU. Si vous avez fait la requête de payer en personne et que vous échouez à venir cette journée-là, votre réservation sera automatiquement annulée. Si vous ne pouvez pas venir cette journée-là, veuillez vous assurer de vous arranger avec quelqu'un d'autre pour venir payer et déposer votre formulaire.

vi. Installation de la Place des Artistes

Les artistes peuvent commencer à disposer de leur table à partir de 16 h 30 le vendredi et à partir de 9 h le samedi et le dimanche. Nous ne vous recevrons PAS si vous arrivez plus tôt que cette heure.

Veuillez vous rappeler que personne ne va garder votre marchandise après les heures de fermeture, alors ne laissez pas d'objets de valeur dans la Place après que celle-ci soit fermée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable des objets ou de la marchandise perdus ou volés.

vii. Groupe d'artistes (NOUVEAU)

Contrairement à 2008, tous les artistes qui vendent dans la Place des Artistes DOIVENT être enregistrés avec un insigne portant la mention « Artiste ». Afin de rendre le procédé d'inscription plus simple pour les artistes désirant s'inscrire ensemble, nous réintroduisons les inscriptions pour les groupes d'artistes.

Afin d'être inscrit avec un autre artiste, vous DEVEZ être préinscrit et avoir un numéro d'insigne valide. Si un chef d'un groupe d'artistes n'a pas de numéro de membre valide, le groupe en entier sera rejeté. Si un membre d'un groupe d'artistes n'a pas de numéro de membre valide, seulement la réservation de ce membre sera rejetée.

Veuillez notez que seuls les personnes possédants un insigne avec la mention « Artiste » seront autorisés à se poster derrière les tables d'artiste (à l'exception des aides-artistes - voir la prochaine section; le personnel de la Place des Artistes n'acceptera personne d'autre).

Un Groupe d'Artiste est limité à un maximum de quatre (4) artistes (un (1) chef et trois (3) membres).

L'information suivante doit être envoyée pour chaque membre du groupe durant la requête de réservation. Si vous voulez ajouter quelqu'un à votre groupe d'artistes après que vous vous soyez déjà inscrits, veuillez envoyer un courriel contenant ces informations à la directrice de la Place des Artistes :

Nom complet :
Numéro d'inscription :
Date de naissance : 

Le chef du groupe d'artistes est responsable de son groupe. Si un membre du groupe commet une infraction, le chef du groupe d'artistes sera tenu responsable et pourrait être retiré de la Place des Artistes sans compensation ni remboursement.

NOTEZ BIEN : Les groupes d'artistes DOIVENT respecter la règle d'UN MAXIMUM DE DEUX (2) personnes  par table pleine. Si votre groupe contient trois ou quatre membres, vous ne pouvez pas avoir plus de deux personnes à la table à la fois (les rotations de périodes sont fortement recommandées).

viii.  Aide-artistes (NOUVEAU)

Afin de faciliter la tâche aux artistes de la Place des Artistes, nous introduisons le système d'aides. Chaque groupe d'artiste aura un ruban qu'ils pourront donner à un ami (n'étant pas artiste) qui pourra les aider à garder leur table si le ou les détenteurs de la table doivent quitter pendant un certain temps.

Vous n'aurez qu'un seul ruban, alors ne le jetez pas. De plus, sentez-vous libre de demander à n'importe quel membre du personnel de la Place des Artistes de garder un œil sur vos biens si nécessaire. Nous serons heureux de vous aider.

NOTEZ BIEN : Les aides artistes doivent respecter la règle d'un MAXIMUM DE DEUX (2) personne par table. Si vous avez une demi-table, vous ne pouvez pas rester derrière votre table avec votre aide. Si vous avez une pleine table que vous partagez avec un autre artiste, l'aide doit remplacer l'un des deux artistes.

Les aides-artistes ne sont PAS considérés comme bénévoles. « Aide-artiste » n'est qu'un titre donné à un ami de l'artiste qui a accepté d'aider celui-ci derrière sa table.

ix. Règlements et politiques

A. Affichage et marchandise

  • Seules les œuvres d'art et d'artisanat peuvent être vendues dans la Place des Artistes.
  • Vous devez vous limiter à l'espace qui vous est assigné. Vous ne pouvez pas emprunter l'espace ou les chaises qui ne vous sont pas assignés MÊME s'ils ne sont pas utilisés.
  • Aucun affichage de toute sorte (incluant la marchandise) n'est permis sur tous les murs du Palais des congrès.
  • Vous devez détenir les droits d'auteurs pour tout le matériel vendu à votre table.
  • Le matériel affiché doit être convenable pour un public général (il doit convenir au matériel contenu dans un film coté PG).
  • Le matériel contenant du contenu pour adulte est permis mais ne doit pas être à la vue des mineurs ou alors, il doit être suffisamment recouvert. Ceci inclut les impressions, les commandes et tous les autres articles.
  • Le contenu pour adulte doit seulement être présenté à un individu de 18 ans et plus qui est capable de démontrer une preuve d'âge avec une pièce d'identité sur laquelle apparaît une photo de la personne. C'EST CRIMINEL DE PRÉSENTER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE AUX MINEURS.
  • La vente de réplique de marchandise déjà existante est interdite dans la Place des Artistes. Ceci inclut mais n'est pas limité aux oreilles de Chobits, les bandeaux de Naruto, des chapeaux de Mokona, etc.
  • La vente de nourriture est interdite à la Place des Artistes.
  • En cas de doute, demandez-nous si un objet est acceptable. L'approbation de matériel est à la discrétion de la directrice de la Place des Artistes qui peut demander le retrait de tout matériel offensant.

En cas de doute au sujet de vos œuvres que vous comptez vendre ou exposer, veuillez envoyer un courriel contenant un échantillon de vos œuvres à la directrice de la Place des Artistes.

B. Conduite générale

Tous les artistes doivent se soumettre aux règlements de la Place des Artistes et d'Otakuthon. Veuillez vous référer à ces derniers pour plus d'informations. Les règles suivantes seront mises en application durant le festival :

  • Les artistes ne doivent pas utiliser ou exposer leurs œuvres dans les endroits qui ne leur sont pas assignés.
  • Les artistes ne peuvent vendre les œuvres d'autres artistes sans leur consentement.
  • L'harcèlement ou les remarques désobligeantes envers le personnel ou les volontaires d'Otakuthon ne seront pas tolérés.
  • Les artistes sont permis de consommer de la nourriture dans la Place des Artistes en autant qu'ils gardent leur espace propre.
  • Veuillez garder votre endroit propre. Les participants dont l'espace sera considéré excessivement sale à la fin du festival, se verront facturer les frais de nettoyage.

Tous les artistes ou festivaliers qui sont en violation des règlements ci-dessus peuvent se voir retirer de la Place des Artistes sans aucune compensation ou remboursement.

Si vous êtes témoin d'une personne allant à l'encontre des règlements, nous vous encourageons à avertir un membre du personnel immédiatement. N'essayez pas de vous en occuper vous-même, nous ferons de notre mieux pour résoudre le problème le plus rapidement possible.

x.     Note finale 

Si vous avez des questions ou des commentaires à propos de la Place des Artistes, veuillez envoyer un courriel à la directrice de la Place des Artistes au : artistsarea@otakuthon.com.

De plus, il est recommandé de s'enregistrer à notre forum afin de partager vos trucs et astuces ou pour recevoir de l'information additionnelle qui pourraient vous être utile lors de votre passage dans la Place des Artistes à Otakuthon.

xi. La Place des Artisans

Cette année, Otakuthon se verra offrir un espace pour les artistes professionnels qui ne se qualifient pas pour la Place des Artistes, et qui ne rentrent pas dans la catégorie des marchands. Les artistes professionnels sont des artistes ou des entreprises qui gagnent leur vie en vendant leur art. Si la création et la vente d'œuvres sur une base quotidienne sont vos principaux revenus et que souhaitez le faire à Otakuthon, vous vous qualifiez alors comme artiste professionnel.

A. Prix et emplacement

La Place des Artisans est situé près de la Place des Artistes, dans la salle d'exposition.

Les tables des artisans coûtent 90 $ chacune pour la durée du festival (vendredi, samedi et dimanche) mais n'incluent pas l'entrée au festival. Lorsque vous achetez une table, vous devez vous procurer un insigne d'artisan à 35 $ pour vous et pour toute personne qui vous aide et qui se tiendra à votre table.

B. Réservation d'une ou plusieurs tables d'artisan

Afin de réserver une table d'artisan, veuillez envoyer un courriel à la directrice de la Place des Artisans à artisan@otakuthon.com afin d'obtenir un formulaire d'inscription.

C. Installation de la Place des Artisans

Les Artisans pourront commencer à organiser la ou les tables leur appartenant de 12 h à 17 h le vendredi, et de 7 h 30 à 9 h 30 le samedi et le dimanche (même horaire que l'installation de la place des marchands). Nous ne vous recevrons PAS si vous arrivez plus tôt que cette heure.

Puisque la salle d'exhibition sera verrouillée après la fermeture, s'il-vous-plaît ne laisser aucun objet de valeur à votre place après fermeture.  Otakuthon ne sera pas tenu responsable pour toute perte d'objets.

D. Règlements et politiques

§   Vous référez à la section ix pour les règlements et politique de la Place des Artistes.
§   Les Artisans devront se conformer aux mêmes règles que les participants de la Place des Artistes.
§   Les options de groupe d'artistes et d'aide-artistes ne sont pas offertes aux Artisans. 

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez envoyer un courriel à la directrice de la place des Artisans à l'adresse artisan@otakuthon.com.