Règlements et politiques

Otakuthon désire offrir un cadre agréable et sécuritaire à ses participants de tous âges afin qu'ils puissent pleinement vivre leur passion pour les anime et leurs arts dérivés, ainsi que pour la culture asiatique en général. Cependant, pour diverses raisons allant de la responsabilité sociale aux exigences légales, l'équipe responsable du festival a mis en place les règles suivantes valides pour tous les participants.

Généralités

Ce que vous ne pouvez pas faire ailleurs, vous ne pouvez pas le faire non plus sur le site du festival.

Otakuthon s'attache à créer un environnement idéal pour la communauté des cosplayeurs, des mordus d'anime et de jeux vidéo et souhaiterait rappeler à tous les participants du festival qu'ils sont tenus de se comporter de façon responsable et d'être respectueux des lois. Les participants qui enfreignent les règles sont passibles d'être expulsés du site du festival sans remboursement et pourraient se voir interdire l'entrée au festival pour les années suivantes.

Règles de comportement

Tous les festivaliers sont tenus de se conduire correctement.

Dans le respect de tous, veuillez noter que les comportements suivants seront jugés inacceptables sans accord préalable de la personne à qui ils sont destinés : accolades, « accolades-surprises » (« glomping »), tapes dans le dos, bisous ou tout autre contact physique non désiré.

Les festivaliers doivent respecter toute personne participant aux autres évènements ayant lieu sur le site du Palais des congrès, ainsi que le personnel du festival et les représentants du Palais des congrès. Les participants contrevenants pourraient se voir expulsés du site par le service de sécurité du Palais des congrès.

Toute activité pouvant nuire au déroulement du festival, incluant le bruit excessif, ou à l'état des bâtiments abritant le festival, comme tout geste dangereux, dérangeant, ou pouvant causer des dommages, sera suivi de l'expulsion du site du festival par les agents de sécurité du Palais des congrès et sera passible de poursuite judiciaire.

Insignes

Les participants doivent porter leur insigne en tout temps sur le site du festival. L'insigne devra être visible en tout temps, porté à hauteur de poitrine, face visible. Dans le cas où, dû à la praticabilité du costume, l'insigne ne peut être porté à hauteur de poitrine, le festivalier devra s'assurer qu'il soit aussi visible que possible. Les participants dont l'insigne ne sera pas facilement repérable pourraient se voir refuser l'accès aux activités du festival et être escortés hors du site.

Tous les festivaliers sont priés de disposer d'une carte d'identité avec photo, et ont l'obligation de la présenter sur demande au personnel du festival ou aux agents de la sécurité du Palais des congrès.

En cas de perte de l'insigne, les festivaliers doivent informer le personnel du bureau d'inscription ou tout membre officiel de l'organisation du festival aussitôt que possible. Tout insigne trouvé sur le site devra être remis aux personnes appropriées. Les festivaliers pourront récupérer leur insigne perdu s'ils ont été retrouvés et SEULEMENT sur présentation d'une pièce d'identité avec photo. Bien que le personnel fera tout en son possible pour accommoder les festivaliers qui ont perdu leur insigne, le festival ne GARANTIE AUCUNEMENT que ceux-ci pourront entrer à nouveau gratuitement. De plus, tout privilège qui était donné avec l'insigne d'origine pourrait ne pas l'être avec l'insigne de remplacement.

Ventes

TOUTE VENTE OU SOLLICITATION DE BIENS OU SERVICES SUR LES LIEUX DU FESTIVAL SANS PERMISSION PRÉALABLE ET ARRANGEMENT AVEC LE PERSONNEL ORGANISATEUR DU FESTIVAL EST FORMELLEMENT INTERDITE. CE RÈGLEMENT SERA IMPOSÉ SANS COMPROMIS. LA NON-OBSERVATION DU RÈGLEMENT SERA AUSSITÔT SUIVIE D'EXPULSION DU SITE DU FESTIVAL ET DES BÂTIMENTS OÙ L'ÉVÈNEMENT A LIEU PAR LE PERSONNEL DU FESTIVAL ET/OU LES AGENTS DE SÉCURITÉ DU PALAIS DES CONGRÈS. CE RÈGLEMENT S'APPLIQUE SANS RESTRICTION À TOUS LES INVITÉS, VENDEURS ET PARTICIPANTS DU FESTIVAL.

Les aires de vente suivantes sont réservées au groupe de personnes ci-dessous identifiés :

Les vendeurs disposant de tables d'étalage sont autorisés à vendre dans la Place des vendeurs seulement.
Les artistes disposant de tables d'étalage sont autorisés à vendre leurs œuvres dans la Place des Artistes seulement.
Les exposants disposant de tables d'exposition sont autorisés à vendre dans l'allée des exposants seulement.
Les invités disposant de tables de réception sont autorisés à vendre à leurs tables dans la salle d'exposition ou lors des évènements où ils sont hôtes,
Les évènements approuvés par l'organisation du festival, avec permission de vendre uniquement dans la salle réservée à l'évènement les concernant.

Aucune nourriture ou boisson ne peut être vendue sur les lieux du festival. « Capital Traiteur » est le fournisseur officiel exclusif de nourriture pour le Palais des Congrès.

Aucune arme métallique ou tranchante ne sera vendue sur les lieux sans la permission expresse des organisateurs. Toutes les armes doivent être conformes à la politique d'Otakuthon sur les armes et doivent répondre à toutes les exigences requises par les lois du Québec et du Canada. Les armes métalliques ou tranchantes ne peuvent être vendues que si elles sont immédiatement scellées dans les valises de transport appropriées. Toute arme servant d'accessoire de costume doit être immédiatement validée par le maître d'armes du festival, dès l'entrée de son propriétaire sur les lieux du festival. Le festival, ses organisateurs et ses services se réservent le droit d'interdire à tout participant la vente d'armes.

La vente de copies non-autorisées (« bootleg ») de matériel médiatique ou tout autre matériel illégal est interdite.

La vente ou l'exposition, à des mineurs, de matériel ayant un contenu adulte explicite est formellement interdite. Les vendeurs peuvent indiquer la présence de matériel réservé à un public adulte, mais ils ont l'obligation de conserver ce matériel caché et hors de portée des mineurs.

L'usage d'équipement sonore ou lumineux additionnel est permis, à la condition qu'il ne dérange pas les participants à proximité. Tout appareil générant une grande nuisance est interdit. Ceci inclut (mais ne se limite pas à) mégaphones, sirènes, stroboscopes et klaxons.

Les vendeurs sont responsables du paiement des taxes et de l'obtention des permis et autorisations gouvernementaux nécessaires à leurs activités.

Toute vente dans la Place des Artistes est limitée aux œuvres originales et aux œuvres personnelles d'amateur seulement. La vente de biens commerciaux tels que enregistrements vidéo, CD, DVD, affiches, crayons, etc., est INTERDITE, sauf si le vendeur ou le groupe qu'il représente sont détenteurs des droits d'auteur ou de la licence du dit bien. Il est également interdit de faire la publicité de biens et services ayant les mêmes restrictions. Le non-respect de ces exigences sera suivi de l'expulsion de la Place des Artistes.

Tous les vendeurs doivent se conformer aux politiques en vigueur, telles que stipulées dans la trousse de commandite d'Otakuthon.

Lieux de l'évènement

Le Palais des congrès (ou plus simplement le Palais) est un édifice loué en partie à l'usage d'Otakuthon cette année. Bien que certaines parties aient été réservées pour le festival, le bâtiment reste un espace public et est donc sous la loi de la sécurité publique.

Toutes les sorties, escaliers, escalateurs, et couloirs devront rester ouverts et libres à la circulation en tout temps; le personnel d'Otakuthon ou du Palais se réserve le droit de faire déplacer ou disperser toute personne ou groupe de personne empêchant la libre circulation.
Les escaliers, escalateurs et ascenseurs sont réservés uniquement pour leurs usages respectifs. Tout usage dangereux et inapproprié est interdit.
Sauf dans le cadre permis par loi (ex. : un chien-guide), les animaux vivants sont interdits sur le site du festival.
Toute vente ou sollicitation de quelque sorte que ce soit, qu'il s'agisse de bien matériel ou de service, est interdite, sauf dans les endroits désignés à cet effet et par les personnes autorisées par le festival (voir la section Vente), et est limitée aux personnes ayant reçu d'avance l'autorisation d'Otakuthon.
Le maniement de l'équipement limité au festival (AV, consoles de jeux, etc.) est formellement interdit.
Il est formellement interdit d'interférer dans la signalisation du festival.
Il est formellement interdit d'exposer des affiches ou d'accrocher des objets sur les panneaux d'information du Palais des congrès. Tout contrevenant est passible d'expulsion du festival par les agents de sécurité du Palais des congrès en plus de poursuites judiciaires.
Si vous désirez une signalisation particulière ou pour toute autre demande, veuillez communiquer avec le bureau d'information d'Otakuthon.

Règlements des costumes et accessoires

Le Cosplay est fortement encouragé sur les lieux, bien que des restrictions s'appliquent :

Il est obligatoire d'être chaussé et tout déguisement doit se conformer aux règles élémentaires de décence
Les déguisements trop révélateurs (le principe du « pas de costume = pas de costume »), ainsi que tout autre déguisement ou accessoire à caractère offensant devront être évités. Tout festivalier portant un déguisement ou un accessoire contrevenant à ces règles pourrait devoir le changer pour des vêtements de ville ou un autre déguisement.
Le port de pancartes est permis par le personnel seulement dans un but informatif ou comme une partie essentielle d'un déguisement (par exemple les pancartes de Genma sous sa forme panda dans Ranma ½).
Tous les accessoires ayant des similitudes avec des armes doivent être présentés au comptoir de vérification et être bagués par le Maître d'armes d'Otakuthon qui certifiera qu'ils sont sécuritaires. Veuillez noter que les accessoires anormalement larges sont aussi soumis à la politique sur les armes d'Otakuthon. Tout manquement à la vérification et certification d'un accessoire pourra être suivi d'une expulsion du festival sans remboursement.

Prises de photo et enregistrements vidéo

Avant de prendre des photos ou d'enregistrer sur vidéo les personnes présentes au festival, veuillez vous assurer d'avoir leur permission et de ne pas empêcher la libre circulation sur les lieux durant la prise de photo ou l'enregistrement vidéo. Veuillez également porter attention aux règlements ci-dessous :

Les photos et enregistrements vidéo pendant les ateliers, conférences, rencontres avec les invités et dans la Place des Artistes sont permis mais sont à la discrétion des personnes concernées. En cas de doute, adressez-vous à la personne responsable de l'activité ou de la salle.
Pour des raisons de sécurité, la prise de photographies avec flash n'est pas permise durant la mascarade.
L'utilisation de caméras dans les salles de visionnement, dans la galerie d'art et dans la Place des vendeurs est interdite exceptée aux médias et au personnel du festival, et ce uniquement avec permission préalable.
Le festival se réserve le droit d'interdire toute photographie ou enregistrement de tout évènement ou de lieu.
Le personnel du festival peut exiger de visionner tout enregistrement qui pourrait être non-autorisé et se réserve le droit de confisquer ou détruire l'enregistrement en question.
Seul le personnel du festival ou les photographes désignés par Otakuthon ont l'autorisation d'occuper et d'utiliser le kiosque de photographie.

Alcool et Tabac

Otakuthon est un évènement sans alcool ni tabac, et l'édifice du Palais des congrès est un lieu sans fumée. Bien que nous ne contrôlions pas les actes des individus en dehors du site du festival, toute personne découverte en état d'intoxication sur le site devra quitter le festival.

Boissons et nourriture

L'apport de nourriture et de boisson à usage personnel est autorisé sur le site du festival. Veuillez cependant prendre en note que toute consommation de nourriture ou de boisson est interdite dans les salles de visionnement, ateliers et conférences, ainsi que dans les amphithéâtres et la salle d'exposition. Nous vous suggérons fortement d'utiliser le Café Cosplay pour ces usages.
La vente de nourriture est strictement interdite sur tout le site du festival. « Capital traiteur » est le seul fournisseur de nourriture pour le Palais des Congrès.
Les participants ont la responsabilité de maintenir les lieux propres et doivent jeter tout reste de nourriture ou de boisson (y compris les contenants) dans les poubelles prévues à cet effet après usage. Les participants ne respectant pas ces consignes ou abusant de leurs privilèges peuvent se voir expulsés du festival.

Consigne

Un service de consigne pour les manteaux et les sacs sera mis à la disposition des participants. Bien que la consignation sera assurée par du personnel, l'organisation du festival ne sera pas tenue responsable en cas de perte, vol ou détérioration des objets en consigne.

Politique sur les armes

Tout accessoire présentant des similitudes avec une arme doit être approuvé par le Maître d'armes d'Otakuthon avant l'entrée sur les lieux du festival. Le maître d'armes pourra certifier et rendre les armes inoffensives si nécessaire.

Les armes suivantes sont interdites et seront confisquées :

Les armes à projectiles de toutes sortes incluant (sans toutefois se limiter à cette énumération) les fusils, les arcs, les bolas, les shurikens, les lance-pierres, les fusils à eau et les items de marque Nerf, même sans projectiles.
Les armes à feu. Les fausse armes à feu seront admises à condition que l'on puisse les reconnaître comme tel à une distance maximale de 30 pieds (9 mètres).
Tous les types de métaux, qu'ils aient une pointe ou non et ce, même s'ils sont emballés, recouverts ou dans un fourreau.
Les pistolets électriques, les coup-de-poings américain, les matraques, les nunchakus, le vaporisateur de poivre de Cayenne ou tous autres items qui vous qualifieraient comme étant armé d'après le code criminel du Canada.
Les explosifs et produits chimiques de toutes sortes incluant (sans toutefois se limiter à cette énumération) la poudre fumigène, les bombes puantes, les cierges merveilleux et les feux d'artifices.
Tous les accessoires pesant plus de 50 livres (22 kg) ou mesurant plus de 10 pieds (3 mètres).
Toute autre arme jugée inacceptable ou dangereuse par le maître d'armes.

Toute arme confisquée par le personnel du festival sera conservée dans la salle de vérification des armes et pourra être récupérée en quittant le festival. Dans le cas d'une arme classée non-autorisée mais dont l'usage sur scène est permis lors de la mascarade uniquement, le personnel en charge de la mascarade aura la responsabilité de transporter et surveiller l'arme avant et après le passage sur la scène et de rapporter l'arme dans la salle de vérification des armes.

Lorsque vous transportez une arme accessoire, vous avez la responsabilité de la garder sous votre surveillance et votre contrôle en tout temps. De plus, vous assumez automatiquement toutes responsabilités concernant les dommages ou blessures que votre accessoire pourrait causer. Le personnel du festival et celui du Palais des congrès ne seront en aucun cas tenus responsables pour les préjudices causés par l'accessoire d'un participant.

Respect de la vie privée

Otakuthon se réserve le droit (et tout participant au festival autorise de fait Otakuthon) de publier électroniquement ou sur papier, le nom, la photo et toute identification de même type d'individus, ainsi que tout nom et logo de compagnie, groupe ou association (dans le cas de conférenciers, présentateurs d'ateliers, présentateurs de concours, artistes et vendeurs) pour tout usage promotionnel, documentaire ou d'archivage.

Responsabilité

En participant au festival, vous reconnaissez et acceptez les risques éventuels pouvant advenir lors de ce type d'évènement. Ces risques incluent, sans s'y limiter, les blessures et les pertes, et vous acceptez de ne pas en rendre responsable aucun invité, conférencier, volontaire, membre du personnel, organisateur, commanditaires ou leur filiales et leurs sociétés mère. Vous acceptez de prendre l'entière responsabilité de vos actes.

Ce qui précède ne constitue pas pour le participant une permission de ne pas se conformer (sur le plan moral, financier ou légal) aux lois, règlements ou politiques des autorités, incluant sans s'y limiter, les gouvernements fédéraux, provinciaux et municipaux, ainsi que la direction du Palais des congrès de Montréal. Ce qui précède n'implique pas non plus pour le participant l'appui de toute activité des volontaires, du personnel ou des membres de leurs familles et de toute organisation commanditaire, incluant mais ne se limitant pas à Otakuthon, le Comité d'anime Québec et le Palais des congrès de Montréal.

Le non-respect de ce qui précède, aussi bien que des lois, règlements ou politiques des autorités en place, ainsi que de toute autre politique ou condition du festival établies par le festival, pourrait aboutir à la résiliation immédiate des droits d'adhésion, à une déclaration d'inéligibilité aux évènements, compétitions ou concours, et à l'expulsion du site du festival sans remboursement. Toute demande de révision de ces décisions doit être adressée par écrit à la direction du festival.

Les politiques sont sujettes à changement sans préavis. Recevoir un insigne du festival, quelle que soit sa catégorie, implique une compréhension et une acceptation sans restriction des termes et conditions énoncés précédemment.

Les organisateurs d'Otakuthon et le service de sécurité du Palais des congrès se réservent le droit, pour toute raison, d'expulser tout participant des lieux du festival sans remboursement.