La Place des artistes premium

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Pour obtenir des renseignements généraux, veuillez nous écrire à l'adresse suivante : info@otakuthon.com.

Pour toutes questions au sujet de l'inscription, écrivez à registration@otakuthon.com.

L'inscription pour la Place des Artistes premium est fermée car il n'y a plus de places disponibles.

• *NOUVEAU* À Otakuthon 2012, les prix des tables incluent maintenant UNE (1) inscription (insigne d'exposant). NE VOUS PRÉINSCRIVEZ PAS SI VOUS COMPTEZ RÉSERVER UNE TABLE D'ARTISTE!
• Ne vous préinscrivez pas si vous êtes un aide-artiste (voir ci-dessous).

1. Information sur la Place des artistes premium

La Place des artistes premium est un espace prévu pour les artistes qui souhaitent vendre et promouvoir leur art. Cet espace a été conçu pour accommoder les artistes qui sont plus avancés dans leur carrière. La Place des artistes premium est séparée de la Place des artistes régulière. 

1.1. Lieu

La Place des artistes premium se trouvera dans la salle d'exposition (salle 220DE), près de la Place des artistes régulière, de la Place des marchands et des exposants.

1.2. Heures d'opération

1.3. Prix des tables d'artiste premium

*NOUVEAU* À Otakuthon 2012, Les prix des tables incluent maintenant UNE (1) inscription (insigne d'exposant). Les réservations peuvent être faites pour la fin de semaine complète seulement. Vous pouvez avoir jusqu'à DEUX (2) aides-artistes; voir ci-dessous pour plus d'information.

2. Demande pour la Place des artistes premium

Il est possible de réserver des tables complètes seulement dans la Place des artistes premium. Une table inclut DEUX (2) chaises. Aucune chaise supplémentaire ne sera fournie ou permises. L'utilisation de toiles de fond ou autres structures se tenant par elles-mêmes est permise à condition qu'elles n'interfèrent pas avec les espaces voisins ou la circulation dans la Place des artistes. Elles doivent être construites et présentées de façon sécuritaire.

2.1. Conditions

A. Vous devez être un(e) artiste.

B. Vous devez être âgé(e) de 14 ans ou plus.

C. Un insigne exposant vous sera assigné avec l'inscription de votre table. SVP, ne vous pré-inscrivez pas avec le système de pré-inscription régulier.

2.2. Règles

A. Procédure pour s'inscrire à la Place des artistes premium

→ Les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi.

→ Vous devez remplir toutes les conditions de la section 2.1 pour vous inscrire. Sinon, votre candidature sera refusée.

→ Les tables doivent être réservées directement par la personne qui utilisera l'espace. Vous ne pouvez pas présenter une demande au nom d'une autre personne.

→ Une personne peut réserver plusieurs tables. Une table sera d'abord accordée par application complétée. Des tables supplémentaires peuvent être accordées à une date ultérieure, s'il y a disponibilité. Des détails - incluant l'information pour le paiement - seront fournis à ce moment.

→ La personne qui réservera l'espace sera responsable de celui-ci.

La période d'inscription en ligne de la Place des artistes premium débutera le jeudi 19 avril 2012, à exactement 21 h EST DST/UTC-4 (Montréal, Québec, Canada - Heure d'été).

Toute candidature reçue avant la date et l'heure fixées sera ignorée.

* Veuillez utiliser l'espace « information supplémentaire » pour mentionner toute information complémentaire ou demande spéciale comme être assis(e) à côté d'un autre participant de la Place des artistes premium. Seuls les deux premiers vrais noms (complets) seront retenus.

Vous recevrez une réponse de la part de la Directrice de la Place des artistes dans les 48 heures avec soit le contrat d'inscription ou un avis indiquant que vous avez été placé(e) sur une liste d'attente. N'envoyez pas des courriels répétitifs ou de messages demandant si votre inscription a été reçue; cela ne fera que ralentir le processus pour tout le monde.

B. Acceptation conditionnelle, inscription et paiement

a.Acceptation conditionnelle et inscription

NOTE: Une acceptation conditionnelle ne garantit pas une table. Vous devez compléter les étapes suivantes afin de conserver votre espace.

Une fois votre courriel d'acceptation conditionnelle reçu, vous devez envoyer votre CONTRAT D'INSCRIPTION DÛMENT REMPLI (sauf indication contraire) et votre PAIEMENT à Otakuthon. Le contrat et le paiement doivent être reçus DANS LES DIX (10) JOURS OUVRABLES ou votre inscription sera considérée comme nulle et l'espace sera offert à la prochaine personne sur la liste d'attente.

Donner une copie du contrat d'inscription à une autre personne ne lui donnera pas une table dans la Place des artistes premium. Seules les personnes qui ont reçu le contrat d'inscription de la Place des artistes premium et ont une acceptation conditionnelle seront autorisées à s'inscrire.

N'ATTENDEZ PAS À LA DERNIÈRE MINUTE POUR ENVOYER VOTRE CONTRAT D'INSCRIPTION. AUCUNE PROLONGATION NE SERA AUTORISÉE.

b.Paiement

Nous offrons trois différents modes de paiement. Veuillez lire chaque section attentivement, car le non-respect des instructions peut entraîner la perte de la réservation de table.

IMPORTANT : Votre contrat d'inscription (si vous payez par la poste ou en personne) et votre paiement doivent être REÇUS dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date d'envoi du courriel d'acceptation conditionnelle, sauf indication contraire. Si vos articles requis ne sont pas reçus, vous perdrez votre réservation de table.

→ Envoi de formulaire et paiement par la poste

Veuillez envoyer le contrat d'inscription rempli et le paiement (chèque ou mandat-poste payable à l'ordre d' « Otakuthon ») à :

Otakuthon - Premium Artists' Area
215-5139 DÉCARIE BLVD
MONTRÉAL QC
CANADA H3W 3C2

Veuillez écrire l'adresse EXACTEMENT comme elle est indiquée. Otakuthon ne sera pas tenu responsable de la perte de toute lettre mal acheminée par la poste. De plus, vous n'obtiendrez aucune prolongation si votre courrier est retourné à l'expéditeur.

N'ENVOYEZ PAS D'ARGENT COMPTANT. Otakuthon ne sera pas tenu responsable de toute perte ou de tout vol d'argent envoyé par l'intermédiaire du système postal.

Tout CSP (chèque sans provision) sera sujet à un frais de traitement de 30$.

→  Paiement par PayPal

Des instructions additionnelles concernant l'envoi de votre paiement PayPal seront incluses avec votre acceptation conditionnelle.

Les artistes payant avec PayPal acceptent les Règlements et Politiques de la Place des artistes premium par consentement au paiement.

Il vous sera demandé de signer une copie papier du contrat d'inscription à votre arrivée au festival.

→ Paiement en argent comptant en personne au bureau d'Otakuthon  le 28 avril 2012. Si vous souhaitez payer en personne, vous devez le spécifier dans votre inscription ou contacter la Directrice de la Place des artistes afin de faire des changements dans votre méthode de paiement. Les formulaires remplis et paiements seront acceptés au bureau d'Otakuthon(5139 boulevard Décarie, Suite 215, Montréal, Québec).

Si vous demandez de payer en personne, mais que vous ne vous présentez pas sans prendre d'autres dispositions, votre réservation sera automatiquement annulée. Si vous ne pouvez pas être présent(e) à cette date, assurez-vous de demander la modification de votre mode de paiement avant le 28 avril 2012 ou prévoyez pour que quelqu'un paye et dépose votre formulaire à votre place.

c.Annulation

Dans le cas où vous ne pouvez pas être présent(e) à Otakuthon ou ne désirez plus garder votre table, veuillez contacter la Directrice de la Place des artistes le plus tôt possible afin de prendre d'autres dispositions. Les remboursements seront effectués au cas par cas à la discrétion de la Directrice de la Place des artistes. Veuillez noter qu'une pénalité d'un minimum de 50% des frais d'inscription sera chargée.

3. Installation dans la Place des artistes premium

Les artistes pourront commencer à installer leurs tables à 11h00 le vendredi et à 8h00 le samedi et le dimanche. Vous ne serez pas autorisé(e) à entrer dans la salle d'exposition si vous arrivez plus tôt.

Veuillez ne laisser aucun objet de valeur sur place sans surveillance (incluant lors de la fermeture). Otakuthon ne sera pas tenu responsable pour la perte de tout objet ou de toute marchandise.

Veuillez noter que le personnel de nettoyage du Palais des congrès de Montréal sera dans la salle d'exposition après la fermeture. Des agents de sécurité surveilleront la salle d'exposition pendant le nettoyage le vendredi et le samedi.

4. Aides-artistes

IMPORTANT:Toute personne derrière une table dans la Place des artistes premium DOIT être inscrite avec un INSIGNE D'EXPOSANT; ceci inclut les aides-artistes. Seules les personnes avec un insigne d'exposant seront autorisées à l'intérieur de la Place des artistes afin de limiter la circulation. Le personnel de la Place des artistes n'accommodera personne d'autre.

Les artistes qui désirent s'inscrire ensemble peuvent s'enregistrer comme groupe d'artistes. Un groupe d'artistes est limité à un maximum de TROIS (3) artistes : un (1) chef d'équipe et deux (2) membres.

Un insigne d'exposant est inclus dans le prix de la réservation de la table. Les insignes des aides-artistes peuvent être achetés durant le processus de réservation au coût de 40$ CAN chaque.

Tous les exposants doivent être âgés de 14 ans ou plus. Le nom complet et la date de naissance de chaque personne qui applique seront demandés lors du processus de réservation (formulaire d'application en ligne).

Si vous souhaitez ajouter un autre aide-artiste alors que vous vous êtes déjà inscrit(e) pour une table, veuillez envoyer un courriel à la Directrice de la Place des artistes avec l'information suivante:

Nom complet:
Date de naissance:
Numéro de l'insigne (si pré-inscrit(e)*):

*Note: Dans ce cas, nous ferons la modification dans notre système pour changer l'insigne régulier en insigne d'exposant. Il n'y a pas de frais supplémentaire, mais il n'y aura pas de remboursement si vous avez payé un prix supérieur.

L'artiste est responsable de ses aides-artistes. Si un membre du groupe commet une infraction, l'artiste sera tenu responsable et pourrait être retiré(e) de la Place des artistes avec son groupe sans compensation ou remboursement.

Si vous souhaitez avoir quelqu'un pour surveiller votre table (c.-à-d. aides-artistes), ils doivent être inscrits dans votre groupe d'artistes. Seuls le personnel et les membres avec un insigne d'exposant pourront être derrière une table dans la Place des artistes. Un groupe ne peut excéder trois (3) membres au total. Un maximum de deux personnes peut utiliser une table complète à n'importe quel moment.

La liste suivante énumère les règlements et politiques qui seront mis en application lors du festival. Inscrivez-vous seulement si vous vous engagez à les respecter.

Tout artiste/participant(e) qui sera trouvé(e) en violation des règlements et politiques pourrait être expulsé(e) de la salle d'exposition sans compensation ou remboursement.

Si vous voyez quelqu'un qui enfreint les règlements et les politiques, nous vous encourageons à le signaler à la Directrice de la Place des artistes ou au personnel de la salle d'exposition immédiatement. Ne vous en occupez pas vous-même; nous ferons de notre mieux pour régler la situation le plus tôt possible.

La Place des artistes premium - Règlements et politiques 2012

1. Attribution des tables d'artiste premium

1.1 Une évaluation du niveau des artistes pour déterminer l'attribution des tables d'artiste premium peut avoir lieu dans le cas d'une forte demande.

1.2 Les artistes doivent fournir des références visuels de ses oeuvres sur demande (exemple: site internet, DeviantART, etc.).

2. Conduite générale

Tous les artistes doivent respecter les règlements et politiques de la Place des artistes premium et d'Otakuthon. Veuillez consulter ceux-ci pour plus d'information. Les règlements et politiques suivants seront appliqués lors du festival.

2.1. Les artistes ne doivent pas utiliser ou exposer des œuvres sur une surface qui ne leur est pas assignée.

2.2. Les artistes ne doivent pas bloquer ou interférer avec tout autre artiste, marchand ou exposant.

2.3. Un maximum de deux personnes est permis derrière une table complète en tout temps, même si le groupe d'artistes contient plus de deux membres.

2.4.Le harcèlement ou les remarques désobligeantes à l'endroit des membres du personnel d'Otakuthon ou des bénévoles ne seront aucunement tolérés.

2.5. Il est permis aux artistes de manger à l'intérieur de la Place des artistes premium, pourvu qu'ils gardent leur espace propre.

2.6.Veuiller garder votre espace propre. Tout espace alloué qui sera jugé excessivement sale à la fin du festival entraînera des frais de nettoyage facturés aux participants respectifs.

2.7. Toutes installations instables ou dangereuses ainsi que les comportements inappropriés ne seront pas tolérés par les membres du personnel de la Place des artistes.

3. Marchandise

3.1. Vous devez posséder les droits d'auteur pour toute œuvre vendue à votre table.

3.2. Toute marchandise vendue doit être entièrement créée par l'artiste qui la vend ou par celui ou celle qu'il/elle représente. Si vous vendez au nom d'un(e) autre artiste, une attestation écrite de votre agent doit être présentée.

3.3. Les images manipulées et/ou copies provenant d'œuvres originales ne sont pas permises.

3.4. Il est interdit de vendre dans la Place des artistes premium les répliques de quelconque marchandise existant déjà sur le marché. Ceci inclut, mais ne se limite pas à: des oreilles Chobits, des bandeaux Naruto, des chapeaux Mokona, etc.

3.5. La nourriture ne peut être vendue ou distribuée dans la Place des artistes premium.

3.6. Tout le matériel exposé doit convenir à un public général (selon les directives de la classification de film PG).

3.7. Les articles présentant de la nudité, des actes sexuels ou toute autre forme de matériel adulte sont permis, mais ne peuvent être exposés à moins qu'ils ne soient suffisamment couverts ou hors de la vue des mineurs. Ceci comprend, mais n'est pas limité aux images imprimées, commissions, broches, boutons et artisanats.

3.8. Le matériel adulte ne peut être exposé et vendu qu'à des personnes de 18 ans ou plus sur présentation d'une pièce d'identité avec photo. C'EST UNE INFRACTION CRIMINELLE DE MONTRER DU MATÉRIEL PORNOGRAPHIQUE À DES MINEURS.

3.9. L'artiste qui vend du matériel pornographique doit lui-même/elle-même avoir 18 ans ou plus.

3.10. En cas de doute sur ce qui est acceptable ou non, informez-vous.

Ce qui est acceptable est à la discrétion de la Directrice de la Place des artistes, qui pourrait demander le retrait de toute pièce offensante.

4. Affichage

4.1. L'utilisation de toiles de fond et de structures se soutenant par elles-mêmes est permise à condition qu'elles n'interfèrent pas avec les espaces voisins ou la circulation dans la Place des artistes. Elles doivent être construites et présentées de façon sécuritaire.

4.2. Vous pouvez seulement utiliser l'espace qui vous est assigné. Vous ne pouvez pas emprunter un espace ou une chaise qui n'est pas à vous même s'ils sont libres.

4.3. Aucun article ne peut être collé ou affiché sur les murs du Palais des congrès de Montréal.

5. Langue de l'entente

5.1 Toutes les parties reconnaissent par la présente qu'elles ont demandé que la présente entente et tous les documents afférents soient rédigés en français. S'il existait toute incompatibilité entre les versions françaises et anglaises, la version anglaise prévaut. All parties hereby acknowledge that they have required this agreement and all related documents to be drawn up in the French language. If there are any discrepencies between the French and English versions, the English version will prevail.